Документування на підприємстві

Більша частина роботи бухгалтерів пов’язана зі створенням, обробкою, перевіркою, оцінкою та зберіганням документів. Причому «життя» будь-якого документа (первинного, розпорядчого, з особового складу, інформаційно-довідкового тощо) підпорядковане певним правилам – для того, щоб вони мали юридичну силу. Ці правила вироблені багаторічною практикою діловодства і викладені в різних нормативно-правових актах.

У цьому спецвипуску ми поговоримо про основні вимоги до складання та оформлення різноманітних документів, що створюються на підприємстві та використовуються в роботі бухгалтера. Крім того, тут ви знайдете зразки первинних, організаційних і розпорядчих документів. А ще дізнаєтеся, як організувати документообіг на підприємстві.

Правила роботи з первинними документами

Первинні документи – це фундамент для здійснення обліку. Адже згідно з ч. 1 ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV саме вони є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій. Крім бухобліку, первинні документи відіграють визначальну роль в оподаткуванні – п. 44.1 Податкового кодексу забороняє платникам податків формувати показники податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених первинними документами. Тож розглянемо основні правила оформлення та зберігання таких документів.

Первинні документи: оформляємо правильно

Довідник бухгалтера: правила роботи з первинними документами

Типові та спеціалізовані форми первинних документів на сільгосппідприємствах

Перевіряємо первинні документи

Запізніла первинка: як відобразити витрати

Правильно оформлені первинні документи допоможуть довести реальність господарських операцій

Організація електронного документообігу на підприємстві

Агропорадник «Первинні документи в агросекторі»

Також завантажуйте типові та спеціалізовані форми з нашого сервісу «Форми та бланки».

Організаційно-розпорядча документація

Головним документом, на підставі якого діє юридична особа, є її статут. Цей документ є зведенням правил, що регулюють діяльність підприємств, установ, організацій, їх взаємовідносини з іншими підприємствами та громадянами, права та обов’язки в певній сфері державної та господарської діяльності.

Статут товариства – і знову зміни: кого стосуються та що робити

Ризики при складанні нового Статуту. Приклади документів

Новий Статут для ТОВ

Формування статутного капіталу ТОВ: правові нюанси

Діяльність кожного підприємства, незалежно від форми власності, розпочинається з видання розпорядчих документів. Найчастіше це накази (на приватному підприємстві – розпорядження), головними з яких є накази з основної діяльності. У консультації розглянемо порядок оформлення наказів, їхні обов’язкові реквізити.

Розпорядчі документи: приклад наказу з основної діяльності

Правове становище працівників підприємства регламентується посадовими інструкціями, що встановлюють їхні функції, права, обов’язки та відповідальність. Тоді працівник чітко орієнтується на своїй ділянці роботи, а роботодавець може пред’явити йому претензії в разі неналежного виконання посадових обов’язків. У консультаціях розглянуто порядок розроблення посадових інструкцій.

Як правильно розробити посадові інструкції працівників

Посадові інструкції: складаємо правильно

Посадові інструкції бухгалтерів

Готові зразки:

• Посадова інструкція для голови фермерського господарства
• Посадова інструкція особи, на яку покладено виконання функцій служби охорони праці
• Посадова інструкція тракториста-машиніста сільськогосподарського виробництва (керування машинами категорії A)
• Посадова інструкція касира

На кожному підприємстві формують штат працівників. Чисельність працівників за кожною посадою та в кожному структурному підрозділі, а також їхні посадові оклади мають бути закріплені у відповідних документах. Про ці документи і йтиметься далі.

Штатний розпис: розробляємо та затверджуємо

Уносимо зміни до штатного розпису

Перейменування юридичної особи: оформлення кадрових документів

Як скласти правила внутрішнього трудового розпорядку

Чи має право інспектор із праці запитувати копії документів

Готові зразки:

• Правила внутрішнього трудового розпорядку
• Положення про оплату праці (зразок)
• Документальне оформлення прийняття на роботу за трудовим договором
• Порядок оформлення суміщення посад
• Документальне оформлення запровадження норм праці

Усі роботодавці (і юрособи, і підприємці) зобов’язані забезпечити найманим працівникам безпечні та здорові умови праці (ст. 13 Закону від 14.10.92 р. № 2694-XII). Для цього роботодавець повинен насамперед розробити документи з охорони праці на підставі нормативних актів і типових форм, що діють у цій сфері. У консультаціях розповімо, які основні документи з охорони праці мають підготувати аграрії, щоб не порушити вимоги законодавства й уникнути штрафних санкцій.

Організація охорони праці на сільгосппідприємстві

Перевіряємо документи з охорони праці

Готовий зразок:

• Положення про службу охорони праці

Робота з контрагентами

Про важливі аспекти укладання договорів із контрагентами та ведення претензійної роботи на підприємстві – у наступних публікаціях.

Початок року – час аналізувати договори з контрагентами

Господарсько-претензійна діяльність: зразки документів

Договір не вважається первинним документом для цілей бухобліку, оскільки він не підтверджує фактичне здійснення господарських операцій

Відсутність ТТН не є підставою для визнання операції фіктивною за наявності інших правильно оформлених первинних документів

Підприємство не зобов’язане перевіряти ще раз достовірність документів контрагента при підписанні договорів

Коли електронне листування сторін не береться до уваги

Готові зразки:

• Зарахування зустрічних однорідних вимог
• Претензія на стягнення боргу з контрагента
• Позовна заява про стягнення заборгованості за договором поставки

Зберігання та знищення документів

Первинні документи, облікові регістри та організаційно-розпорядчі документи слід належним чином зберігати, щоб у разі виникнення питань мати змогу підтвердити госпоперацію. Але все має свій строк придатності. Розглянемо порядок зберігання, архівування та знищення документів на підприємстві.

Правильно зберігаємо, архівуємо та знищуємо документи

Зберігання первинних документів

Строки зберігання бухгалтерської документації

Бухгалтерська документація трирічної давності: знищувати чи ні?

Знищення документів: як правильно здійснити

Первинка трирічної давності, не перевірена фіскалами: знищувати чи ні?

Відновлення втрачених первинних бухгалтерських документів

Податкова запитує документи, строк зберігання яких минув