• Швидкий пошук надійних рішень
    і практичної інформації

Uteka

Я шукаю...

Де шукати:

розширений пошук
Отримайте доступ до більше 2 мільйонів готових рішень, публікацій та оглядів
Оформити
передплату

Відновлення втрачених первинних бухгалтерських документів

15.07.2019 241 0 0

Як поновити втрачені бухгалтерські документи


У консультації розповімо, як діяти в разі виявлення факту втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів, а також як та в які строки їх слід відновити.


Алгоритм дій при втраті документів

Порядок дій у разі виявлення втрати або знищення бухгалтерських документів визначено Положенням № 88 і п. 44.5 ПК.

У першу чергу керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та своїм наказом призначає комісію, яка встановлює, які саме документи відсутні, і з’ясовує причини їх пропажі або знищення. Результати роботи комісії оформляються актом (п. 6.10 Положення № 88).

Крім того, згідно з п. 44.5 ПК протягом 5 днів із моменту виявлення факту втрати документів необхідно повідомити про це орган ДФС.

Розглянемо покроково порядок дії підприємства при втраті документів.

Крок 1. Звернення до правоохоронних органів

При виявленні факту пропажі документів керівник підприємства:

  • або викликає поліцію для огляду місця події та складання протоколу (ст. 103, 104 КПК);
  • або самостійно звертається до правоохоронних органів та повідомляє про те, що сталося. Для цього він подає заяву в письмовій формі про вчинення кримінального правопорушення відносно підприємства (крадіжка документів, навмисне псування документів і т. п.) із зазначенням усіх обставин справи. На другому примірнику заяви представник органу внутрішніх справ робить позначку про його отримання.

Відповідно до ст. 60 КПК підприємство має право, зокрема, отримати від органу, до якого була подана заява, документ, що підтверджує його прийняття та реєстрацію.

Крок 2. Створення комісії та її завдання

Для встановлення факту втрати документів необхідно провести службове розслідування. Для цього керівник підприємства видає наказ (див. зразок 1), яким уповноважує комісію на проведення розслідування.

Зразок 1

<...>

Товариство з обмеженою відповідальністю «Марс»

Наказ № 65

20.05.19 р.

м. Київ

Про створення комісії для проведення службового розслідування

У зв’язку з виявленням факту нестачі первинних документів за IV квартал 2017 року НАКАЗУЮ:

1. Створити комісію для проведення службового розслідування з установлення причин пропажі первинних документів за IV квартал 2017 року у складі:

Голова комісії – заступник директора Слісаренко Ігор Андрійович.

Заступник голови комісії – начальник служби безпеки Іванченко Сергій Володимирович.

Члени комісії:

  • головний бухгалтер Жолуденко Людмила Павлівна;
  • бухгалтер Панченко Ірина Юріївна;
  • начальник відділу кадрів Марченко Марина Сергіївна.

2. Комісії у строк до 28.05.19 р. провести службове розслідування за фактом пропажі первинних документів за IV квартал 2017 року.

Директор ТОВ «Марс» (підпис) А. А. Даниленко

З наказом ознайомлені:

Заступник директора ТОВ «Марс»  (підпис)   І. А. Слісаренко

Начальник служби безпеки             (підпис)   С. В. Іванченко

Головний бухгалтер                         (підпис)   Л. П. Жолуденко

Бухгалтер                                        (підпис)   І. Ю. Панченко

Начальник відділу кадрів                (підпис)   М. С. Марченко

<...>

У наказі необхідно вказати посади та П. І. Б. членів комісії. Хто повинен входити до складу такої комісії, законодавством не визначено. Як правило, комісія формується з декількох чоловік, при можливості до її складу слід включити представників служби безпеки підприємства. Також для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду.

Комісія повинна встановити:

  • обставини, за яких відбулася втрата документів (час, місце, спосіб);
  • винних у вчиненні діяння осіб;
  • причини та умови, які призвели до втрати документів;
  • перелік відсутніх документів.

Крок 3. Повідомлення органу ДФС про пропажу документів

У випадку втрати первинних документів платник податків повинен повідомити про це орган ДФС за основним місцем обліку, подавши заяву в довільній формі (див. зразок 2) за підписом головного бухгалтера та керівника. У заяві слід указати:

  • дату втрати документів або встановлення цього факту;
  • обставини, за яких документи були втрачені;
  • перелік втрачених документів (по можливості);
  • конкретні реквізити втрачених документів (якщо можливо, указати номер, дату, ким видано).

Також до заяви потрібно додати:

  • копії документів, що підтверджують обста­вини, за яких документи були втрачені (наприклад, копію довідки територіального органу МНС, довідки правоохоронного органу про розкрадання майна і т. д.) – при наявності;
  • копію акта комісії, якщо до моменту направлення заяви до органу ДФС він уже складений.

Заяву слід подати протягом 5 днів із моменту виявлення факту втрати (втрати, пошкодження, дострокового знищення) документів (п. 44.5 ПК).

Зразок 2

<...>

Начальнику Шевченківської державної податкової інспекції

Шевченківського управління Головного управління ДФС у Дніпропетровській області

49061, Дніпропетровська область, м. Дніпро просп. Богдана Хмельницького, буд. 25

Товариство з обмеженою відповідальністю «Марс»

код ЄДРПОУ 153685247

02358, м. Дніпро, площа Героїв Майдану, буд. 86

тел. + 38(056) 788-00-00

е-mail: mars1@gmail.com

Заява

про втрату первинних документів

ТОВ «Марс» відповідно до вимог п. 44.5 Податкового кодексу повідомляє про те, що станом на 20.05.19 р. зникли первинні документи за ІV квартал 2017 року, а саме:

  • накази з основної діяльності підприємства;
  • документи з нарахування заробітної плати;
  • договори і всі договірні документи (специфікації, додаткові угоди до договорів) підприємства;
  • акти виконаних робіт і акти наданих послуг.

На цей час на підприємстві проводиться службове розслідування за фактом пропажі первинних документів за ІV квартал 2017 року.

Директор ТОВ «Марс»   (підпис)   А. А. Даниленко

<...>

До відома: якщо втрата документів сталася, наприклад, у результаті пожежі, то про це вказується в заяві та додається довідка, видана МНС.

Заяву з доданими до неї документами можна:

  • або віднести прямо до податкової. При цьому перший примірник залишається в податковій, а на другому повинна бути проставлена позначка про його отримання;
  • або направити туди рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення. Опис вкладення, засвідчений підписом працівника пошти та печаткою поштового відділення, підтвердить, що на адресу податкової інспекції направлено заяву про втрату документів. А повідомлення про вручення засвідчить факт отримання органом ДФС такої заяви.

Крок 4. Оформлення результатів роботи комісії

Результати роботи комісії оформляються актом, складеним у довільній формі, з описом усіх дій, учинених для розслідування причин втрати документів. Акт затверджується керівником підприємства.

Крок 5. Направлення копії акта податковому органу

Копія акта направляється до органу ДФС у 10-денний строк із моменту його складання. На практиці цього кроку може й не бути, якщо на етапі повідомлення податкової про втрату документів (див. крок 3) підприємство вже проведе службове розслідування і комісія складе акт (тобто акт буде направлено разом із повідомленням).

Відновлення документів

Відновити втрачені документи необхідно протягом 90 календарних днів після повідомлення органу ДФС про їх втрату (п. 44.5 ПК). Як саме це зробити, законодавство не уточнює. Виходячи із практики, можна вчинити так:

  • звернутися до обслуговуючих банків із проханням видати дублікати виписок за поточними рахунками підприємства;
  • якщо втрачено договори – оформити їх нові примірники (або засвідчені копії, якщо неможливо оформити новий примірник договору замість втраченого), звернувшись до контрагентів;
  • таким же способом оформити дублікати видаткових і прибуткових накладних, актів виконаних робіт (наданих послуг), звернувшись із письмовими запитами до контрагентів;
  • якщо втрачено документи, видані державними органами, – звернутися до цих органів із відповідними заявами про видачу їх дублікатів;
  • отримати в органі ДФС, статистики і т. д. копії звітності, поданої туди за попередні періоди.

Відповідальність за невиконання вимог щодо зберігання документів

Невиконання вимог щодо зберігання документів для підприємства та його посадових осіб може обернутися фінансовою, адміністративною та/або кримінальною відповідальністю.

Фінансова відповідальність. Податкові органи мають право застосувати до платника податків штраф у розмірі 510 грн. на підставі п. 121.1 ПК – за незабезпечення зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів із питань обчислення та сплати податків і зборів. Штраф за повторне таке порушення протягом року становитиме 1 020 грн.

Адміністративна відповідальність. На посадових осіб підприємства, відповідальних за схоронність первинних документів, можуть бути накладені штрафи на підставі:

  • ст. 1631 КУпАП – за порушення порядку ведення податкового обліку в розмірі від 5 до 10 НМДГ (від 85 до 170 грн.), а при повторному такому правопорушенні протягом року – у розмірі від 10 до 15 НМДГ (від 170 до 255 грн.);
  • ст. 1642 КУпАП – за порушення порядку ведення бухгалтерського обліку та відображення недостовірних даних у фінансовій звітності в розмірі від 8 до 15 НМДГ (від 136 до 255 грн.), а при повторному подібному правопорушенні протягом року – у розмірі від 10 до 20 НМДГ (від 170 до 340 грн.).

Кримінальна відповідальність. За навмисне знищення або приховування документів на підприємстві, якщо така дія вчинена в корисливих цілях, до правопорушника (посадової особи) застосовується кримінальна відповідальність у вигляді штрафу в розмірі до 50 НМДГ (до 850 грн.) або обмеження волі на строк до 3 років (ст. 357 КК). Якщо така дія призвела до порушення роботи підприємства, винуватцю загрожує штраф у розмірі до 70 НМДГ (до 1 190 грн.), або обмеження волі на строк до 3 років, або позбавлення волі на строк до 3 років.

Відповідальність за заниження податків і зборів на суму операцій, не підтверджених первинними документами. Якщо підприємство не відновить у строк первинні документи, це може обернутися негативними податковими наслідками. Підприємство не буде мати права ні на податковий кредит, ні на податкові витрати за операціями, не підтвердженими необхідними первинними документами.

Висновки

У випадку втрати первинних документів (пожежа, крадіжка й т. п.) підприємство повинне повідомити про це орган ДФС, направивши заяву в довільній формі за підписом головного бухгалтера та керівника. У заяві потрібно вказати обставини втрати документів, коли та за який період вони втрачені і навести їх загальний перелік. Повідомити ДФС слід протягом 5 днів із моменту виявлення факту втрати. Також слід звернутися до правоохоронних органів. Крім того, на підприємстві створюється комісія для проведення службового розслідування, яка встановлює, які саме документи відсутні, і з’ясовує причини їх пропажі або знищення. Результати роботи комісії оформляються актом. Відновити втрачені документи необхідно протягом 90 календарних днів після повідомлення органу ДФС про їх втрату. За невідновлення документів підприємство може не тільки піддатися фінансовим санкціям, але й позбутися права на податковий кредит і податкові витрати за операціями, не підтвердженими первинними документами.

Зразок1.docx

Завантажити

Зразок2.docx

Завантажити

Коментарі до матеріалу

Оформити передплату на розділ «Комерція»

Надійні рішення з бухобліку, податків та права

2268 грн. / рік

Купити

Кращі матеріали