Втрата та відновлення первинних документів: покрокова інструкція + зразки

Втрата первинних документів може бути пов’язана з недбалістю осіб, відповідальних за зберігання документів, крадіжкою, природними катаклізмами (пожежа, повінь і т. д.), а також бойовими діями. Платник податків зобов’язаний проінформувати про це податкову та зайнятися відновленням документів. Як це зробити, читайте в статті.

Алгоритм дій при втраті документів

Порядок дій у разі виявлення втрати або знищення бухгалтерських документів визначено п. 44.5 Податкового кодексу України (далі – ПКУУ) та Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88).

Передусім керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та своїм наказом призначає комісію, яка встановлює, які саме документи відсутні, і з’ясовує причини їх пропажі або знищення. Результати роботи комісії оформляються актом (п. 6.10 Положення № 88).

Крім того, згідно з п. 44.5 ПКУ протягом 5 днів із моменту виявлення факту втрати документів необхідно повідомити про це орган ДПС.

Розглянемо покроково порядок дії підприємства при втраті документів.

Крок 1. Звернення до правоохоронних органів

При виявленні факту пропажі документів керівник підприємства:

• або викликає поліцію для огляду місця події та складання протоколу (ст. 103, 104 Кримінального процесуального кодексу України , далі – КПКУ);
• або самостійно звертається до правоохоронних органів та повідомляє про те, що сталося. Для цього він подає заяву в письмовій формі про вчинення кримінального правопорушення відносно підприємства (крадіжка документів, навмисне псування документів і т. п.) із зазначенням усіх обставин справи. На другому примірнику заяви представник органу внутрішніх справ робить позначку про його отримання.

Відповідно до ст. 60 КПКУ підприємство має право, зокрема, отримати від органу, до якого була подана заява, документ, що підтверджує його прийняття та реєстрацію.

Крок 2. Створення комісії та її завдання

Для встановлення факту втрати документів необхідно провести службове розслідування. Для цього керівник підприємства видає наказ (див. зразок 1), яким уповноважує комісію на проведення розслідування (п. 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88, далі – Положення № 88).

Зразок 1. Наказ про створення комісії для службового розслідування

У наказі необхідно вказати посади та власне ім’я та прізвище членів комісії. Хто повинен входити до складу такої комісії, законодавством не визначено. Як правило, комісія формується з декількох чоловік, при можливості до її складу слід включити представників служби безпеки підприємства. Також для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду.

Комісія повинна встановити:

• обставини, за яких відбулася втрата документів (час, місце, спосіб);
• винних у вчиненні діяння осіб;
• причини та умови, які призвели до втрати документів;
• перелік відсутніх документів.

Крок 3. Повідомлення органу ДПС про пропажу документів

У разі втрати первинних документів платник податків повинен повідомити про це орган ДПС за основним місцем обліку, подавши заяву в довільній формі (див. зразок 2) за підписом головного бухгалтера та керівника. У заяві слід указати:

• дату втрати документів або встановлення цього факту;
• обставини, за яких документи були втрачені;
• перелік втрачених документів (за можливості);
• конкретні реквізити втрачених документів (указати, якщо це можливо, номер, дату, ким видано).

Також до заяви потрібно додати:

• копії документів, що підтверджують обставини, за яких документи були втрачені (наприклад, копію довідки територіального органу ДСНС, довідки правоохоронного органу про розкрадання майна і т. д.) – при наявності;
• копію акта комісії, якщо до моменту направлення заяви до органу ДПС він уже складений.

Заяву слід подати протягом 5 днів із моменту виявлення факту втрати (втрати, пошкодження, дострокового знищення) документів (п. 44.5 ПКУ).

Зразок 2. Заява про втрату первинних документів

До відома: якщо втрата документів сталася, наприклад, у результаті пожежі, то про це вказується в заяві та додається довідка, видана органом ДСНС.

Заяву з доданими до неї документами можна:

• або віднести прямо до податкової. При цьому перший примірник залишається в податковій, а на другому повинна бути проставлена позначка про його отримання;
• або направити туди рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення. Опис вкладення, засвідчений підписом працівника пошти та печаткою поштового відділення, підтвердить, що на адресу податкової інспекції направлено заяву про втрату документів. А повідомлення про вручення засвідчить факт отримання органом ДПС такої заяви;
• або подати через Електронний кабінет платника податків за допомогою меню «Листування з ДПС».

Крок 4. Оформлення результатів роботи комісії

Результати роботи комісії оформляються актом (див. зразок 3), складеним у довільній формі, з описом усіх дій, учинених для розслідування причин втрати документів. Акт затверджується керівником підприємства.

Зразок 3. Акт про втрату документів

Крок 5. Направлення копії акта податковому органу

Копія акта направляється до органу ДПС у 10-денний строк із моменту його складання. На практиці цього кроку може й не бути, якщо на етапі повідомлення податкової про втрату документів (див. крок 3) підприємство вже проведе службове розслідування і комісія складе акт (тобто акт буде направлено разом із повідомленням).

Відновлення документів

Відновити втрачені документи необхідно протягом 90 календарних днів після повідомлення органу ДПС про їх втрату (п. 44.5 ПКУ). Як саме це зробити, законодавство не уточнює. Виходячи із практики, можна вчинити так:

• звернутися до обслуговуючих банків із проханням видати дублікати виписок за поточними рахунками підприємства;
• якщо втрачено договори – оформити їх нові примірники (дублікати), звернувшись до контрагентів;
• таким же способом оформити дублікати видаткових і прибуткових накладних, актів виконаних робіт (наданих послуг), звернувшись із письмовими запитами до контрагентів;
• якщо втрачено документи, видані державними органами, – звернутися до цих органів із відповідними заявами про видачу їх дублікатів;
• отримати в органі ДПС, статистики і т. д. копії звітності, поданої туди за попередні періоди.

Важливо! У разі невідновлення документів, зазначених у п. 44.1 і 44.3 ПКУ, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення у порядку, передбаченому ПКУ, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Та слід урахувати й п. 44.6 ПКУ, за яким якщо до закінчення перевірки або у терміни, визначені в п. 86.7 ПКУ платник податків не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи (незалежно від причин такого ненадання, крім випадків виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності. Якщо ж платник податків після закінчення перевірки та до прийняття рішення контролюючим органом за результатами такої перевірки надає в порядку п. 86.7 ПКУ документи, що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, не надані під час перевірки, такі документи повинні бути враховані контролюючим органом під час розгляду ним питання про прийняття рішення.

Втрата документів у зв’язку з бойовими діями: особливі правила

Для платників податків, що провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих РФ територіях, як виняток з положень ст. 44 ПКУ (див. вище) діють особливі правила, установлені пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.

Ця норма застосовується, якщо документи втрачено (знищено, зіпсовано), або неможливо вивезти з тимчасово окупованих територій та територій, де ведуться (велися) бойові дії. У цих випадках платник податків подає до контролюючого органу в довільній формі повідомлення про неможливість вивезення первинних документів, підписане керівником підприємства та головним бухгалтером.

У повідомленні необхідно зазначити:

• обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів;
• податкові (звітні) періоди, за який/які втрачено документи;
• загальний перелік первинних документів (за можливості із зазначенням реквізитів).

Відповідно до роз’яснень ДПС (ЗІР, категорія 129.07) таке повідомлення в довільній формі платник податків подає:

• або до контролюючого органу за основним місцем обліку платника податків – в електронному вигляді за допомогою меню «Листування з ДПС» приватної частини Електронного кабінету;
• або до будь-якого ЦОП (центру обслуговування платників) – на паперових носіях (особисто/уповноваженою на це особою або поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення).

При цьому повідомлення адресується контролюючому органу за основним місцем обліку платника податків.

Для чого подавати повідомлення податковому органу?

Якщо подано таке повідомлення, то дані та показники податкової звітності платника податків/податкового агента за податкові (звітні) періоди, зазначені у повідомленні, не можуть бути піддані сумніву лише через відсутність первинних документів. Подання повідомлення є також підставою для збереження витрат та/або від’ємного значення об’єкта оподаткування прибутку, та/або податкового кредиту з ПДВ, та/або суми від’ємного значення ПДВ минулих податкових (звітних) періодів – без наявності договірних, розрахункових, платіжних та інших первинних документів, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку та нарахування податку.

Крім того, після подання до контролюючого органу повідомлення про неможливість вивезення первинних документів у зв’язку з їх знаходженням на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих територіях, запроваджується мораторій на проведення документальних перевірок щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів.

Відповідальність за невиконання вимог щодо зберігання документів

Невиконання вимог щодо зберігання документів для підприємства та його посадових осіб може обернутися фінансовою, адміністративною та/або кримінальною відповідальністю.

Фінансова відповідальність. Податкові органи мають право застосувати до платника податків штраф у розмірі 1 020 грн на підставі п. 121.1 ПКУ – за незабезпечення зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів із питань обчислення та сплати податків і зборів. Штраф за повторне таке порушення протягом року становитиме 2 040 грн.

Адміністративна відповідальність. На посадових осіб підприємства, відповідальних за зберігання первинних документів, можуть бути накладені штрафи на підставі:

• ст. 163¹ КУпАП – за порушення порядку ведення податкового обліку в розмірі від 5 до 10 НМДГ (від 85 до 170 грн), а при повторному такому правопорушенні протягом року – у розмірі від 10 до 15 НМДГ (від 170 до 255 грн);
• ст. 164² КУпАП – за порушення порядку ведення бухгалтерського обліку та відображення недостовірних даних у фінансовій звітності в розмірі від 8 до 15 НМДГ (від 136 до 255 грн), а при повторному подібному правопорушенні протягом року – у розмірі від 10 до 20 НМДГ (від 170 до 340 грн).

Кримінальна відповідальність. За навмисне знищення або приховування документів на підприємстві, якщо така дія вчинена в корисливих цілях, до правопорушника (посадової особи) застосовується кримінальна відповідальність у вигляді штрафу в розмірі до 50 НМДГ (до 850 грн) або пробаційного нагляду на строк до 3 років, або обмеження волі на строк до 3 років (ст. 357 Кримінального кодексу України). Якщо така дія призвела до порушення роботи підприємства, винуватцю загрожує штраф у розмірі до 70 НМДГ (до 1 190 грн), або обмеження волі на строк до 3 років, або позбавлення волі на строк до 3 років.

Відповідальність за заниження податків і зборів на суму операцій, не підтверджених первинними документами. Якщо підприємство не відновить у строк первинні документи, це може обернутися негативними податковими наслідками. Підприємство не буде мати права ні на податковий кредит, ні на витрати за операціями, не підтвердженими необхідними первинними документами.

Висновки

1. У разі втрати первинних документів (пожежа, крадіжка й т. п.) підприємство повинне повідомити про це орган ДПС, направивши заяву в довільній формі за підписом головного бухгалтера та керівника. У заяві потрібно вказати обставини втрати документів, коли та за який період вони втрачені і навести їх загальний перелік. Повідомити ДПС слід протягом 5 днів із моменту виявлення факту втрати. Також слід звернутися до правоохоронних органів. Крім того, на підприємстві створюється комісія для проведення службового розслідування, яка встановлює, які саме документи відсутні, і з’ясовує причини їх пропажі або знищення.
2. Результати роботи комісії оформляються актом. Відновити втрачені документи необхідно протягом 90 календарних днів після повідомлення органу ДПС про їх втрату.
3. У разі втрати документів у зв’язку з бойовими діями на територіях, де ведуться бойові дії, або які тимчасово окуповані, застосовуються особливі правила, встановлені пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.
4. За невідновлення документів підприємство може не тільки піддатися фінансовим санкціям, але й позбутися права на податковий кредит і витрати за операціями, не підтвердженими первинними документами.