Перейменування юридичної особи: оформлення кадрових документів

Зміна назви (найменування) юридичної особи потребує цілої низки юридичних дій, які також впливають і на кадрову документацію. Насамперед треба з’ясувати, з чим пов’язане перейменування підприємства. Якщо з реорганізацією – це окрема складна процедура. А якщо йдеться просто про зміну назви підприємства, то, на перший погляд, така процедура видається простішою. Але спробуємо розібратися.

Юридичні питання перейменування

Оскільки тема статті стосується саме оформлення кадрових документів у разі перейменування юридичної особи, тому ми не будемо детально торкатися всіх юридичних тонкощів. Зупинимося лише на головних етапах оформлення.

Чіткого визначення в законодавстві, що розуміється під перейменуванням юридичної особи, немає. Адже, це може бути лише зміна назви, наприклад ТОВ «Сонечко» на ТОВ «Сонячний». А може бути й зміна організаційно-правової форми, наприклад ТОВ «Сонечко» на ТДВ «Сонечко». Або, як це було колись (хоча це може й повторитися), приведення у відповідність до змін у законодавстві, коли ЗАТ ставали ПрАТ. На думку автора, це все стосується перейменування юридичної особи.

«Зміна назви юридичної особи проявляється в її зовнішній літеральній корекції», – так зазначено в постанові Верховного Суду від 25.03.2019 р. у справі № 191/81/17. Зміна назви юридичної особи належить до категорії змін до статутних документів. Тобто нова назва має бути затверджена вищим органом підприємства та відображена у статуті в новій редакції. Як будь-які інші зміни до статутних документів, зміна назви підлягає державній реєстрації.

Оскільки найменування підприємства зазначено в його засновницьких документах (ч. 3 ст. 90 ЦК і ч. 2 ст. 57 ГК), змінити його може вищий орган управління, зокрема загальні збори учасників або акціонерів. На зборах приймається рішення про зміну назви підприємства та про внесення відповідних змін до статуту. Його оформлюють протоколом. Після цього потрібно зареєструвати оновлене найменування в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР).

Технічний адміністратор ЄДР в день проведення реєстраційної дії забезпечує передачу до інформаційних систем ( ч. 2 ст. 13 Закону від 15.05.03 р. № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань»). Згідно зі ст. 13 цього Закону державний реєстратор передає самостійно відомості, зокрема, до: органів статистики, пенсійного фонду, органів ліцензування, податкової та інших центральних органів виконавчої влади. Що стосується фондів соціального страхування то в Законі №755 немає вказівки про цей орган, але з 2011 року ведеться єдиний реєстр страхувальників і на разі держателем цього реєстру є Державна податкова служба. Тому відомості, які надсилаються реєстратором до ДПС, вносяться й до органів соціального страхування. Тобто окремо повідомляти ці органи про перейменування не потрібно.

Але є два винятки.

Перший виняток стосується Фонду соціального захисту осіб з інвалідністю. Роботодавець, в якого змінилося найменування чи місцезнаходження юридичної особи, подає заяву і копію довідки протягом 10 робочих днів після державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи (п. 3 постанови КМУ від 31.01.07 р. № 70 «Деякі питання реалізації норм Законів України «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні» та «Про зайнятість населення»). А роботодавці, які мають відокремлені підрозділи, разом із заявою та копією довідки подають (надсилають) відомості про такі підрозділи за формою, затвердженою Мінсоцполітики. Датою реєстрації змін роботодавця у відділенні Фонду захисту інвалідів вважатиметься дата подання документів (заяви та виписки), а в разі надсилання їх поштою – дата на поштовому штемпелі.

Зверніть увагу, що Фонд соціального захисту осіб з інвалідністю чи не єдиний, який на разі є не диджиталізованим, і всі відомості до нього подаються безпосередньо чи надсилаються рекомендованим листом.

Другий виняток – якщо роботодавець отримав дозвіл на працевлаштування іноземців, то згідно зі ст. 42⁵ Закону від 05.07.12 р. № 5067-VI «Про зайнятість населення» він зобов’язаний повідомити центр зайнятості про зміну назви юридичної особи.

Для внесення змін до дозволу роботодавець подає заяву за формою, визначеною в додатку 3 до постанови КМУ від 15.11.17 р. № 858, не пізніш як за 30 днів після перейменування. Підтвердження зміни найменування юрособи– роботодавця територіальний орган, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення, отримує самостійно з ЄДР.

Далі розглянемо конспективно основні моменти, що стосуються перейменування юридичної особи.

Після отримання виписки з ЄДР необхідно:

• змінити печатку (за наявності);
• отримати новий електронний цифровий підпис;
• повідомити контрагентів;
• унести зміни до договорів (у формі додатків), пов’язаних із трудовою діяльністю: трудових (контрактів, у т. ч. про працевлаштування іноземців), про матеріальну відповідальність;
• унести зміни до трудових книжок працівників та до внутрішніх документів.

Останні два пункти розглянемо детальніше.

Кадрові питання в разі перейменування

У разі прийняття рішення про перейменування підприємства керівник видає відповідний наказ з основної діяльності (зразок 1), на підставі якого кадрова служба вносить записи про зміну назви підприємства до:

• правил внутрішнього трудового розпорядку (далі – ПВТР);
• посадових (робочих) інструкцій працівників (робітників);
• штатного розпису;
• графіка відпусток;
• колективного договору;
• особових карток працівників та особових справ (якщо вони ведуться);
• письмових трудових договорів;
• Книги руху трудових книжок та вкладишів до них (далі – книга руху);
• журналів реєстрацій (якщо вони ведуться)

До таких документів, як: ПВТР, посадові інструкції, штатний розпис, графік відпусток, особові картки працівників, книга руху, журнал реєстрації, зміни про перейменування підприємства вносяться шляхом закреслення старої назви на нову. Адже для цих документів не передбачено особливих процедур їх ведення. Єдине, якщо на підприємстві є працівники – «чорнобильці», то, на думку автора, доречно буде надіслати повідомлення про зміну назви (в довільній формі) до управління соціального захисту (зразок 2).

Що стосується колективного договору, то він зберігає чинність у разі зміни складу, структури, найменування роботодавця, від імені якого укладено цей договір (ст. 9 Закону від 01.07.93 р. № 3356-XII «Про колективні договори»

Щодо контрагентів, то раніше Цивільний кодекс містив зобов’язання повідомляти про зміну в найменуванні юридичної особи. Але з 01.01.16 р. цю норму було вилучено з нього. Та все ж таки, щоб не виникало непорозуміння, рекомендуємо надсилати повідомлення (зразок 2) контрагентам, щоб не викликати в них дисонанс.

Стосовно трудових договорів (контрактів) та інших договорів, пов’язаних з кадровим діловодством, то прямої вказівки в законодавстві немає, але, з практичного погляду, доречно підтвердити відповідні зміни шляхом укладання додаткової угоди (зразок 3).

І, нарешті, є особливості фіксації змін у трудових книжках (поки вони ще ведуться в паперовому вигляді), а саме:

• у графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки окремим рядком робиться запис про перейменування підприємства (наприклад, такого змісту: Товариство з обмеженою відповідальністю «Світанок» перейменовано у Товариство з обмеженою відповідальністю «Світ комфорту»);
• у графі 4 цього розділу зазначається підстава перейменування – наказ, його дата і номер (наприклад: Наказ № 134-од від 12.06.2021).

Зверніть увагу, що зміна назви підприємства не тягне за собою необхідності здійснення процедури переведення працівників.

Зразок 1

Зразок 2

Зразок 3