Довідник бухгалтера: правила роботи з первинними документами

Документування на підприємстві

Первинні документи – це фундамент, на основі якого здійснюється облік. Адже згідно з ч. 1 ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) саме вони є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій. Крім бухобліку первинні документи відіграють визначальну роль в оподаткуванні: п. 44.1 Податкового кодексу (далі – ПК) забороняє платникам податків формувати показники податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених первинними документами. Тож розглянемо основні правила, яких потрібно дотримуватися, оформлюючи та зберігаючи такі документи.

Правила оформлення первинних документів

Основні вимоги до складу та оформлення первинних документів викладено в ПК, Законі № 996 та Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88).

До електронної форми первинних документів застосовуються вимоги законодавства про елект­ронні документи та електронний документообіг (п. 2 ст. 9 Закону № 996). Такими документами є Закони від 22.05.03 р. № 851-IV «Про елект­ронні документи та електронний документообіг» та від 22.05.03 р. № 852-IV «Про електронний цифровий підпис».

Отже, розглянемо основні вимоги до складу та оформлення первинних документів.

Мова. Первинні документи мають складатися українською мовою. Якщо документи складені іноземною мовою (наприклад, контрагент – нерезидент), то вони повинні мати автентичний переклад українською мовою (див. роз’яснення в ЗІР, категорія 102.21; п. 1.3 Положення № 88; лист Мінфіну від 05.04.13 р. № 31-08410-07-27/10841; лист ДФС від 25.12.15 р. № 27700/6/99-95-42-03-15).

Обов’язкові реквізити. До обов’язкових реквізитів первинних документів (ч. 2 ст. 9 Закону № 996) належать:

• назва документа (форми);
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг госпоперації, одиниця виміру госпоперації;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.

Водночас дрібні помилки в реквізитах, які не заважають ідентифікувати операцію, не повинні призводити до таких наслідків. У таких випадках суди, як правило, вирішують спір на користь підприємства (ухвала ВАСУ від 19.07.16 р. № К/800/50811/15).

Додаткові реквізити. Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені такі реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Держреєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо (п. 2.4 Положення № 88).

Хто має право підписувати. Підписувати первинні документи має право лише особа, уповноважена здійснювати цю госпоперацію. Перелік таких осіб затверджується керівником підприємства у відповідному наказі (наприклад, окремим додатком до наказу про облікову політику підприємства) (п. 2.5 Положення № 88).

Застосування факсимільного підпису. Первинний документ може бути засвідчений за допомогою факсиміле в порядку, передбаченому законодавством (п. 2.5 Положення № 88, лист Мін’юсту від 11.04.14 р. № 2011-0-4-14/8.2). Цивільний кодекс (ч. 3 ст. 207) дозволяє використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису, зокрема, за письмовою згодою сторін, у якому є зразки відповідних аналогів власноручних підписів. Тобто сторонам договору потрібно укласти письмову угоду, указавши в ній, що первинні документи за їх спільною господарською операцією будуть підписуватися з використанням факсиміле. Така угода має бути скріплена «живими» підписами. Отже, первинні документи можуть засвідчуватися факсиміле, крім випадків, коли за законодавством для оформлення документа потрібен власноручний підпис. Зокрема, на касових документах не можна використовувати факсиміле.

Застосування печатки. Печатка не є обов’язковим реквізитом первинного документа. Водночас нею можна скріпити підпис. Засвідчувати підпис на прибуткових та видаткових накладних печаткою (за її наявності в підприємства) необов’язково.

Виправлення помилок. За загальним правилом у тексті та цифрових даних підчистки та необумовлені виправлення не допускаються. Помилки в документах, створених вручну, виправляються способом «червоного сторно», додаткових бухгалтерських проведень або коректурним способом, відповідно до якого неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

Виправлення помилки має бути обумовлене надписом «виправлено» та підтверджене підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

У документах, якими оформлено касові й банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються.

Виправлення помилок у документах і регістрах, створених у формі електронного документа, здійснюється відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Спосіб заповнення. Записи повинні здійснюватися тільки в темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою електронних засобів оброблення інформації та інших засобів, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню (п. 2.10–2.11 Положення № 88).

Форми первинних документів

Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Проте документування може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм відповідно до норм Закону № 996 і Положення № 88 (лист Мінфіну від 15.01.15 р. № 31-11410-08-10/871).

Наведемо в таблиці перелік чинних нормативних документів, якими затверджено форми первинних документів для відображення господарських операцій за основними об’єктами обліку у сільському господарстві.

Таблиця. Нормативне регулювання типових та спеціалізованих форм первинних документів

Зберігання первинних документів

Основними нормативними актами, що регулюють питання зберігання та знищення первинної документації суб’єктів господарювання, є:

• ПК;
• Положення № 88;
• Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000);
• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578).

Крім того, ведення документообігу на кожному окремому підприємстві має регламентуватись інструкцією з діловодства, регламентами роботи з документами, графіком документообігу, положеннями про структурні підрозділи підприємства та посадовими інструкціями.

Відповідальним за схоронність документів є власник підприємства або вповноважена ним особа, тобто керівник підприємства (ч. 3 ст. 8 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV). А контроль над дотриманням графіка документообігу виконує головний бухгалтер підприємства (п. 5.5 Положення № 88).

Тому керівництво передусім має створити умови для зберігання документів та уповноважити інших працівників (зокрема, головного бухгалтера) на виконання відповідних дій. У разі потреби також слід призначити завідувача архіву.

На підприємстві строки зберігання документів (у т. ч. первинних) слід затвердити в номенклатурі справ – обов’язковому для кожної установи систематизованому переліку назв справ, що формуються в її діловодстві (п. 2 розд. І Правил № 1000). Водночас слід ураховувати вимоги чинного законодавства. Детальніше про строки зберігання бухгалтерської та іншої документації див. у «Строки зберігання бухгалтерської документації».

Зберігання в бухгалтерії та інших структурних підрозділах

Усі документи від моменту їх створення або надходження до структурного підрозділу і до моменту передання в архів підприємства мають зберігатися згідно з номенклатурою справ і безпосередньо за місцем їх формування (наприклад, накази щодо особового складу – у відділі кадрів, картки складського обліку – на складі). Схоронність справ у структурному підрозділі забезпечується його керівником або співробітниками, відповідальними за організацію діловодства.

У бухгалтерії підприємства первинні документи мають зберігатися у спеціальних приміщеннях або шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером (п. 6.2 Положення № 88).

Відповідно до роз’яснень, наданих у листі Мінфіну від 22.07.02 р. № 053-3996, під спеціальним приміщенням розуміють приміщення з температурно-вологісним режимом, що забезпечує збереження документів і записів у них, та приміщення, що виключає можливість користування або виносу документів, які в ньому зберігаються, без дозволу головного бухгалтера підприємства.

Первинні документи поточного періоду, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються за хронологією, нумеруються і переплітаються (п. 6.5 Положення № 88). Тобто формуються справи-папки, на яких зазначається найменування підприємства, порядковий номер (код) синтетичного рахунка, номери документів (з № ___ до № ___ включно), кількість документів та до якого звітного періоду вони належать (рік, місяць), мінімальний строк їх зберігання тощо.

За загальним правилом документи мають бути передані зі структурних підрозділів підприємства до архіву через 2 роки після закінчення їх використання в діловодстві в упорядкованому стані за описом установленої форми (п. 4 розд. ІV Правил № 1000).

Зберігання в архіві

Наявність установлених строків зберігання документації передбачає створення підприємством необхідних для цього умов – організації архіву. Архів може або створюватися як самостійна структурна частина підприємства, або входити до складу служби діловодства (управління справами, загального відділу, канцелярії і т. п.).

Зверніть увагу: документи Національного архівного фонду (далі – НАФ) передають на зберігання до державних та інших архівних установ. Перелік таких видів документів затверджено наказом Мін’юсту від 22.07.14 р. № 1188/5. Усі підприємства незалежно від форм власності зобов’язані не пізніше одного року з початку діяльності звернутися до держархіву за місцем свого знаходження для проведення експертизи цінності документів із метою їх можливого віднесення до НАФ.

Визначати долю документів (зберігати надалі чи знищити) має спеціальна експертна комісія, створена наказом керівника підприємства. До її складу включають посадових осіб підприємства, а також представників експертно-перевірочної комісії держархіву. Така комісія визначає порядок відбору на зберігання та для знищення документів в організації, проводить експертизу цінності документів і здійснює контроль за її проведенням. А для правильної роботи спеціальної експертної комісії на підприємстві має бути розроблене відповідне положення (за основу доцільно взяти Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затверджене наказом Мін’юсту від 19.06.13 р. № 1227/5).

Як бути в разі втрати первинного документа

Порядок дій у разі виявлення втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів такий:

1. Керівник підприємства своїм наказом призначає комісію з розслідування події (установлює, яких саме документів немає, і з’ясовує причини їх зникнення або знищення).

2. Керівник повідомляє про подію правоохоронні органи. Для цього він подає заяву в письмовій формі про вчинення кримінального правопорушення стосовно підприємства (крадіжка майна, у т. ч. документів, навмисне псування документів і т. п.) із зазначенням усіх обставин справи.

3. До органу ДФС за основним місцем обліку направляється письмове повідомлення про подію. Це треба зробити протягом 5 днів із моменту виявлення факту втрати (пошкодження, дострокового знищення) документів (п. 44.5 ПК). А відновити втрачені документи необхідно протягом 90 календарних днів після повідомлення органу ДФС про втрату документів.

4. Результати роботи комісії оформлюються актом, складеним у довільній формі з описом усіх дій, розпочатих для розслідування причин втрати документів. Акт затверджується керівником підприємства.

5. Копія акта направляється до органу ДФС у 10-денний строк із моменту його складання.

Знищення документів: як правильно здійснити

Знищенню підлягають бухгалтерські документи, які не належать до НАФ та строки зберігання яких закінчилися.

Загальноприйнятим є такий порядок документування операцій зі знищення документів після завершення строку їх зберігання:

1. На підприємстві здійснюють відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, і складають у двох примірниках описи справ та акт про вилучення цих документів для знищення (за формою, наведеною в додатку 15 до Правил № 1000) (п. 1 гл. 3 розд. V Правил № 1000).

2. Оформлені належним чином описи справ та акти про вилучення та знищення документів передають на розгляд експертній комісії підприємства.

3. Затверджені експертною комісією акти разом із описами справ передають на розгляд експертно-перевірочної комісії державної архівної установи (далі – ЕПК). У разі включення до акта первинної фінансової та бухгалтерської документації підприємство додає до нього довідку про проведення перевірки податковими органами. Довідка підписується керівником підприємства і скріплюється печаткою (за наявності).

4. Після схвалення актів ЕПК описи та акти затверджуються керівником підприємства.

5. Справи для знищення передаються організаціям, які займаються переробкою вторинної сировини. Для цього складають накладні, де вказують вагу макулатури, яка передається на переробку (у подальшому номер накладної, дата здавання на переробку та вага макулатури наводяться в акті на знищення).

Якщо обсяги є незначними – до 20 кг (див. лист Держкомархівів від 20.04.10 р. № 795/072), то документацію, що підлягає знищенню, можна спалити, про що слід зазначити в акті на знищення.

Висновки

1. Первинним є документ, що містить відомості про господарську операцію та слугує підставою для відображення її на рахунках бухгалтерського обліку. Він може бути складений у паперовій або електронній формі.
2. Якщо за законодавством для оформлення певного виду документів потрібен власноручний підпис, то факсиміле на таких документах проставляти не можна.
3. Виявлені в документах помилки виправляються коректурним способом.
4. Підприємства зобов’язані дотримуватися строків зберігання документів, установлених ПК і Переліком № 578.
5. Документи з моменту створення або надходження та до передання до архіву підприємства зберігаються за місцем формування справ (наприклад, кадрові документи – у відділі кадрів, облікові – у бухгалтерії).
6. Перш ніж знищити документи, потрібно провести експертизу їх цінності. Не перевірені ДФС первинні документи знищувати не можна.
7. У разі втрати або знищення первинні документи слід відновити протягом 90 календарних днів після повідомлення органу ДФС про їх втрату.