Правильно зберігаємо, архівуємо та знищуємо документи

Закриття бухгалтерського року: згадати все!

Кожному бухгалтеру відомо, що первинним є документ, що містить відомості про господарську операцію. Його слід належним чином зберігати, щоб у разі виникнення запитань мати змогу підтвердити операцію. Але все має свій строк придатності. Тож у консультації розглянемо порядок зберігання, архівування та знищення документів на підприємстві.

Від моменту створення чи надходження до передання в архів документи підлягають зберіганню за місцем формування справ. Тобто кожен підрозділ сільгосппідприємства за своїм напрямом повинен зберігати створені первинні документи (відділ кадрів, юридичний відділ, бухгалтерія тощо).

Що потрібно зробити у першу чергу? Скласти номенклатуру справ. Саме відповідно до неї визначається порядок формування справ, забезпечення їх обліку, установлюється строк зберігання. Під час розроблення номенклатури слід керуватися Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Номенклатура справ складається у трьох примірниках, два з яких зберігаються у службі діловодства (недоторканий та робочий), один – в архіві установи. Номенклатура підлягає погодженню з відповідним держархівом або схваленню органом вищого рівня один раз на п’ять років чи невідкладно в разі істотної зміни структури, функцій та характеру роботи установи тощо (п. 15, 17 розд. IV Правил № 1000/5).

Документи формують у справи, які розміщують у картонних папках на зав’язках чи зажимах, картонних та пластмасових швидкозшивачах. На полках шаф справи розміщують вертикально та нумерують згідно з номенклатурою.