Податкова запитує документи, строк зберігання яких минув

Ситуація. На підприємство надійшов запит від податкової з проханням подати документи за операціями з контрагентом, зокрема документи на постачання товару в період із травня по листопад 2017 року (договір постачання, специфікації, акти приймання-передачі товару).

Запитання. Чи правомірний такий запит? Адже строк зберігання запитаних документів минув. Як підприємству слід відповісти податківцям у такій ситуації?

Коротка відповідь. Підприємство має право не подавати до податкової документи, строк зберігання яких дійсно закінчився. Проте є ряд нюансів, про які варто знати. І ми вам розповімо про них у цій консультації.

Коли запит від податківців є правомірним?

Давайте уточнимо, яку інформацію можуть запитати податківці в принципі. У пп. 20.1.2 Податкового кодексу (далі – ПК) сказано, що податкові органи мають право в порядку і на підставах, визначених законом, отримувати безплатно від платників податків довідки, копії документів, засвідчені підписом платника або його посадової особи і скріплені печаткою (за наявності):

• про фінансово-господарську діяльність, отримані доходи, витрати платників податків та іншу інформацію, пов’язану з обчисленням і сплатою податків, зборів, платежів;
• про дотримання вимог законодавства, конт­роль за виконання якого покладено на податкові органи, а також фінансову і статистичну звітність.

Перелік підстав, за наявності яких податківці мають право звертатися до платників податків із письмовими запитами про надання зазначеної інформації, наведено у ст. 73 ПК. Наприклад, такою підставою є проведення зустрічного звіряння (пп. 5 п. 73.3 ПК). Також у ст. 73 ПК викладено порядок направлення податковим органом таких запитів.

Крім того, ці правовідносини регламентуються Порядком періодичного надання інформації органам державної податкової служби й отримання інформації зазначеними органами за письмовим запитом, затвердженим постановою КМУ від 27.12.10 р. № 1245 (далі – Порядок № 1245). Перелік підстав для направлення податкового запиту наведено у п. 12 цього Порядку.

Чи існує вичерпний перелік інформації, яку податковий орган має право запитати у платника податків?

Ні, такий перелік законом не встановлено. Проте запитувана інформація повинна бути пов’язана з фінансово-господарською діяльністю платника податків і порушувати питання податкового, валютного законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на податкові органи. При цьому в запиті має бути конкретизовано, яка саме інформація і який вид документів цікавить податкову (наведений вичерпний перелік запитуваних документів).

Як має бути оформлений запит?

Вимоги до оформлення запиту наведено в п. 73.3 ПК. Переконайтеся, що в запиті:

• стоїть підпис керівника (його заступника або уповноваженої особи) податкового органу;
• названі підстави для направлення запиту (з посиланнями на норми законодавства);
• наведено перелік запитуваної інформації, і перелік документів, які необхідно подати;
• є відбиток печатки податкового органу.

У які строки потрібно відповісти на запит?

Після отримання запиту платник податків зо­бов’язаний подати запитану інформацію і документи:

• у загальному випадку – протягом 15 робочих днів;
• у разі проведення зустрічного звіряння – протягом 10 робочих днів в електронному або паперовому вигляді за вибором платника податків (п. 73.3 ПК).

Зазначений строк відлічується з дня, що настає за днем отримання запиту.

Згідно з п. 52⁸ підрозд. 10 розд. ХХ ПК тимчасово, на період по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, зупиняється перебіг строків, встановлених, зокрема  ст.ст. 73 і 78 ПКУ щодо надання платниками податків відповідей на запити контролюючих органів (крім запитів контролюючих органів щодо законності декларування заявленого до відшкодування з бюджету ПДВ та/або з від’ємного значення з ПДВ), що надійшли (надійдуть) платникам податків по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину. З першого календарного дня місяця, наступного за місяцем, в якому завершується дія карантину, перебіг строків, які зупинялися, продовжується з урахуванням часу, що минув до такого зупинення.

Що буде, коли підприємство не відповість на запит, у якому запитані документи зі строком зберігання, що минув?

Навіть якщо строк зберігання запитаних документів минув, не радимо залишати такий запит без відповіді. Адже в разі ігнорування запиту до вас можуть прийти з позаплановою перевіркою на підставі пп. 78.1.1 ПК. Нагадаємо, строк відповіді на запит зі ст. 78 ПК (при зустрічній звірці - 10 днів) зупиняється на строк карантину (п. 52⁸ підрозд. 10 розд. ХХ ПК). До того ж, позапланові перевірки на період карантину заборонено, але частину з них виведено з-під дії мораторію постановою КМУ від 03.02.21 р. № 89.

Також в цьому випадку слід перш за все переконатися, що підприємство правомірно не повинне зберігати ці запитувані документи (докладніше про строки зберігання див. нижче). А потім підготувати відповідь податковому органу, у якому вказати на цю обставину.

Скільки часу потрібно зберігати документи?

Згідно з п. 44.3 ПК первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, повинні зберігатися на підприємстві не менше 1 095 днів із дня подання податкової звітності, а якщо звітність не подавалася, тоді з останнього дня строку для її подання, передбаченого ПК. Для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на ДПС, - не менше 1 095 днів із дня здійснення відповідної господарської операції (для дозвільних документів – не менше 1 095 днів із дня закінчення строку їх дії). Для документів трансфертного ціноутворення - не менше 2555 днів.

Важливо! Передбачені п. 44.3 ПК терміни зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПК. А серед таких випадків і призупинення перевірок через мораторій, введений законом. Тож на період карантину (дії мораторію на перевірки за п. п. 52² підрозд. 10 розд. ХХ ПК) строк зберігання первинних документів, регістрів бухобліку та фінзвітності продовжується (ІПК ДПСУ від 02.07.21 р. № 2606/ІПК/99-00-04-03-03-09). Таким чином, скажімо, для документыв 2017 року  строк давності (1095 днів плюс термін мораторію на перевырки через карантин) ще не закінчився для цілей перевірки річної звітності з податку на прибуток.

Додаткові вимоги до зберігання первинних документів передбачено Переліком типових документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів і органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578).

З якого моменту слід обчислювати строк зберігання документа?

Строк зберігання документів обчислюється з 1 січня року, що настає за роком завершення справи діловодством. Наприклад, якщо підприємство підшило у справу (теку) документи за 2017 рік (датовані з 1 січня по 31 грудня), то роком завершення справи діловодством буде 2017-й. А строк зберігання такої справи починає обчислюватися з 1 січня 2018 року.  А за п. 44.3 ПК з урахуванням ст. 102 ПКУ - з граничної дати подання звітності, яка складена на основі таких документів. Наприклад, гранична дата подання декларації з податку на прибуток за 2017 рік - 1 березня 2018 р., відповідно з наступної дати і відраховували б строк давності. І якби не карантин знищити такі документи можна було б починаючи з 2 березня 2021 року – за умови, що такі документи вже були предметом податкової перевірки.  Та оскільки карантин подовжив строк зберігання, знищувати документи 2017 р. наразі не можна. А ось за 2016 рік, - можливо, якщо період уже перевірявся контролерами!

Як бачите, знищувати первинні документи, датовані 2017 роком, не можна доти, доки не закінчиться строк давносты продовжений карантином (а точніше мораторієм на перевірки) і не буде проведена перевірка за вказаний період. І за запитом податкової ви зобов'язані їх подати. Правда і термін надання продовжений через карантин.

Що може бути, якщо не буде первинних документів, які запитує податкова?

Найшкідливішим наслідком може бути штраф у розмірі 1 020 грн на підставі п. 121.1 ПК (за незабезпечення зберігання первинних документів облікових та інших регістрів, бухгалтерської і статистичної звітності, інших документів із питань обчислення і сплати податків та зборів).

Серйозний наслідок – донарахування податкових зобов’язань. Також податкові органи можуть ініціювати порушення кримінальної справи за ст. 357 Кримінального кодексу – за умисне знищення або приховування документів на підприємстві, якщо така дія вчинена в корисливих цілях.

Крім того, неправомірно знищені документи необхідно буде відновити протягом 90 календарних днів після виявлення факту їх знищення (п. 44.5 ПК). Для відновлення документів доведеться побігати і попітніти, а саме:

• звернутися до податкового органу, органів статистики тощо для отримання копій звітності, поданої туди за попередні періоди;
• звернутися до обслуговуючих банків із проханням видати дублікати виписок за поточними рахунками підприємства;
• направити контрагентам письмові запити з проханням оформити дублікати видаткових і прибуткових накладних, актів виконаних робіт (наданих послуг);
• якщо втрачені документи, видані державними органами, – звернутися до цих органів із відповідними заявами про видачу дублікатів.

Як відповісти на запит?

Типової форми для відповіді не передбачено, тому відповідати слід у довільній формі. При цьому ваша відповідь повинна містити (п. 15 Порядку № 1245):

• номер і дату запиту податкового органу, на який ви відповідаєте;
• запитувану інформацію. Якщо в запиті була вимога подати певний перелік документів, до відповіді слід додати копії цих документів.

Зразок відповіді на запит податкової ми наводимо нижче (припустімо, запитують документи 2016 року, який уже перевірявся):

Зразок

Що робити, якщо підприємство знищило документи, які запитувалися податковим органом, у зв’язку з тим, що минув строк їх зберігання і за ними була проведена податкова перевірка?

У такому разі рекомендуємо додати до відповіді акт про вилучення і знищення документів і дати на нього посилання у своїй відповіді.

На письмовий запит органу ДПС суб’єкт господарювання в письмовій формі (листом) надає інформацію (документальне підтвердження) відповідно до ст.ст. 73, 78 ПК в загальновстановленому порядку, в один із таких способів:

• особисто платником податків або уповноваженою на це особою;
• надсилається поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення;
• за допомогою меню «Листування з ДПС» приватної частини Електронного кабінету у форматі pdf (обмеження 2 МБ).

Висновки

Отримавши запит від податкового органу, перш за все перевірте правильність його оформлення та обґрунтованість направлення. І не залишайте запит без відповіді, це не на користь платника податків. Загальний строк зберігання первинних документів становить не менше 1 095 днів – за умови, що податковим органом була проведена перевірка за цими документами. Мораторій на перевірки через карантин продовжив строк зберігання документів. Незаконне знищення первинних документів може потягти за собою ряд неприємних наслідків для суб’єкта господарювання – від фінансових санкцій і донарахування податкових зобов’язань до притягнення до кримінальної відповідальності (за наявності в діях СГ складу злочину).