Розпорядчі документи: приклад наказу з основної діяльності

Документування на підприємстві

Акценти цієї статті:

• види розпорядчих документів підприємства будь-якої форми власності;
• вимоги до оформлення та наповнення наказу;
• порядок унесення змін до раніше виданого наказу;
• зразок наказу з основної діяльності підприємства.

Діяльність кожного підприємства, незалежно від форми власності, розпочинається із видання розпорядчих документів. Найчастіше це накази (на приватному підприємстві – розпорядження), головними з яких є накази з основної діяльності. У консультації розглянемо порядок оформлення наказів, їхні обов’язкові реквізити, а також наведемо зразок наказу з основної діяльності.

Загальні положення

Термін «наказ» не визначено законодавством України, але у звичайному розумінні наказ – це розпорядчий документ підприємства, установи, організації (далі – підприємство), який видається його уповноваженою особою, як правило, директором.

Утім законодавство не встановлює, які види наказів зобов’язані видавати приватні та комерційні підприємства. Тому власною інструкцією з діловодства можна визначити, які накази будуть оформлятися на вашому підприємстві (види, специфіка тощо).

Для узагальнення ймовірних типових документів, які створюються під час документування однотипних (загальних для усіх) управлінських функцій, Мін’юстом видано наказ від 12.04.12 р. № 578/5, яким затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі – Перелік № 578). Як бачимо, цим переліком можуть користуватися і приватні підприємства.

Згідно зі ст. 16 розд. І Переліку № 578 накази поділяються на три групи:

• з основної діяльності;
• кадрових питань (особового складу);
• адміністративно-господарських питань.

Накази з основної діяльності є найголовнішими серед інших. Такий висновок випливає з того, що документи в Переліку № 578 розміщено за ступенем значущості їх видів та питань (у логічній послідовності) (п. 2.2 розд. ІІ), і саме ці накази посідають перше місце. Тож далі йтиметься тільки про накази з основної діяльності.

Про що видаються, де реєструються

Накази з основної діяльності видаються, зокрема, із питань:

• утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування підприємства;
• зміни виду діяльності;
• затвердження статутів, положень, інструкцій, правил, а також чисельності, структури штатного розпису;
• проведення атестації, навчань, тренінгів працівників;
• унесення змін до внутрішніх нормативно-правових документів підприємства;
• проведення заходів (навчальних, святкових тощо);
• охорони праці;
• визначення відповідальної особи за протипожежну безпеку на підприємстві, евакуацію тощо.

Ці накази підлягають реєстрації у Журналі обліку наказів з основної діяльності. Кожен вид наказів (наприклад, накази з кадрових питань) реєструється в окремому журналі.

Період реєстрації наказів – календарний рік. Тобто накази реєструються у новому журналі від початку року за порядковим номером. Наприкінці року журнал завершується (проводиться гранична лінія та фіксується загальна кількість наказів за рік), а на початку наступного заводиться новий. Таким чином, кількість років існування підприємства та журналів мають бути однаковими.

Форму журналів не встановлено, тому підприємство затверджує її самостійно, включаючи до неї усю необхідну інформацію. Зазвичай це дата і номер наказу, його суть, виконавець та відповідальна особа (кому доручено виконати наказ), строк виконання (за наявності).

Яким є строк зберігання наказів з основної діяльності?

Накази, як і Журнали реєстрації цих наказів, зберігаються до ліквідації підприємства, тобто постійно (ст. 16 розд. ІІ Порядку № 578). У разі ліквідації підприємства документи підлягають повторній експертизі цінностей.

Вимоги до оформлення наказу

Під час оформлення наказів слід керуватися Національним стандартом «Державна уніфікована система документації» (Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163-2003), затвердженим наказом Держспоживстандарту від 07.04.03 р. № 55 (далі – ДСТУ № 4163).

Наказ друкується на бланку підприємства, який використовують для інших листувань або розроблений спеціально для наказів.

Якщо коротко, то створенню наказу передують такі дії:

1) ініціатива структурного підрозділу або доручення керівництва підрозділу підготувати проект наказу;

2) розроблення проекту наказу;

3) візування;

4) підпис у керівництва;

5) ознайомлення зацікавлених/задіяних підрозділів або працівників;

6) реєстрація наказу в спеціальному журналі.

Що обов’зково вказується у наказі з основної діяльності?

Наказ має, зокрема, містити (п. 4.4 ДСТУ № 4163):

• назву підприємства відповідно до установчих документів. За бажання нижче повної назви окремим рядком можна вказати скорочену;
• назву виду документа – наказ;
• дату складання. Указується арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік (наприклад, «01.03.2019»). Дозволяється наводити дату в зворотній послідовності («2019.03.01»). Дату ставлять нижче назви поряд із реєстраційним індексом та в спеціально відведеному місці на бланку;
• реєстраційний індекс, тобто порядковий номер наказу. Номер дозволяється комбінувати з індексом справи згідно з номенклатурою справ підприємства, інформацією про виконавця тощо;
• заголовок. Має відповідати на запитання: «Про що видається наказ? Про кого? Або стосовно чого?». Наприклад: «Про затвердження положення про юридичний відділ»;
• текст наказу. Повинен містити інформацію, заради якої створюється наказ. Зазвичай на початку тексту робиться посилання на підставу видання наказу (наприклад, на виконання пункту статуту, закону, постанови КМУ, з метою встановлення посадових обов’язків тощо). Текст викладається стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів, які не несуть смислового навантаження. Кількість пунктів у наказі визначається самостійно підприємством. За наявності додатків до наказу після тексту пишеться: «Додатки на __ арк.». Додаток має містити посилання на реквізити наказу (номер і дату);
• підпис. Складається із назви посади підписанта (на бланку підприємства посада вказується скорочено), особистого підпису, ініціалів та прізвища. Наприклад: «Директор (підпис) О. В. Михайленко». Підпис розміщують після тексту документа або під позначкою про наявність додатків. Якщо підписантів декілька, то підписи розташовують один під одним виходячи з підпорядкованості.

Окрім реквізитів складовою наказу є візування. На стадії підготовки/розроблення наказу його зміст підлягає внутрішньому візуванню службами підприємства. Тобто до того, як передати наказ на підпис керівництву, його узгоджують із різними структурними підрозділами. Порядок візування слід прописати в інструкції з діловодства підприємства. Зазвичай установлюють, що всі накази з основної діяльності візуються у бухгалтерському та юридичному відділах, в інших – за потреби.

Чи потрібно ознайомлювати з наказом осіб, яких він стосується?

Так, керівників та працівників, яких стосується наказ (тобто коли про підрозділ згадується в наказі або підрозділу доручено виконати певну дію), обов’язково ознайомлюють із ним під підпис. На зворотному боці наказу пишуть фразу «З наказом ознайомлені», посаду та ініціали співробітника. Після ознайомлення працівник ставить підпис та дату.

Зауважимо, що коли на підприємстві багато співробітників, то, аби заощадити час, із наказом можна ознайомити лише керівників структурних підрозділів. Тоді на них покладається обов’язок довести до відома підлеглих суть та завдання наказу.

Як уносяться зміни до наказу з основної діяльності?

Для цього видається інший наказ про внесення змін до існуючого. Тобто алгоритм дій такий самий – розроблення проекту наказу, візування, підпис у керівництва, реєстрація у журналі.

Причинами внесення змін можуть бути:

• прийняття нового законодавства, яке стосується діяльності підприємства;
• вимушена зміна внутрішнього порядку;
• потреба в уточненні/виключенні пунктів положень або інструкцій підприємства;
• утрата чинності нормативного документа (закону, постанови, указу тощо), що зумовлює втрату чинності певного наказу.

Наведемо зразок наказу з основної діяльності.

Висновки

Процедура видання наказу складається із декількох етапів: розроблення проекту наказу, візування, підпис у керівництва, реєстрація у журналі наказів з основної діяльності. Кожен вид наказів реєструється в окремому журналі від початку року. Наказ друкується на бланку підприємства для усіх листувань або на спеціально розробленому для наказів бланку. У наказі обов’язково вказуються: назва підприємства, дата складання, назва документа (наказ), його порядковий номер, заголовок, текст та підпис.

На стадії підготовки зміст наказу підлягає внутрішньому візуванню службами підприємства (юридичним та бухгалтерським відділом тощо). Тобто до передачі наказу на підпис керівництву його узгоджують із спеціалістами на предмет дотримання вимог законодавства та інші аспекти. Порядок візування слід прописати в інструкції з діловодства підприємства. Візу розміщують нижче підпису керівника на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша наказу. Також із наказом ознайомлюють під підпис працівників, залучених до його реалізації/виконання.