Справочник бухгалтера: правила работы с первичными документами

12.03.2019 16659 0 8

Первичные документы – это фундамент, на основании которого осуществляется учет. Ведь согласно ч. 1 ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996) именно они являются основой для бухгалтерского учета хозяйственных операций. Кроме бухучета первичные документы играют определяющую роль в налогообложении: п. 44.1 Налогового кодекса (далее – НК) запрещает налогоплательщикам формировать показатели налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных первичными документами. Поэтому рассмотрим основные правила, которые необходимо соблюдать, оформляя и храня такие документы.

Правила оформления первичных документов

Основные требования к составу и оформлению первичных документов изложены в НК, Законе № 996 и Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88).

К электронной форме первичных документов применяются требования законодательства об электронных документах и электронном документообороте (п. 2 ст. 9 Закона № 996). Такими документами являются Законы от 22.05.03 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» и от 22.05.03 г. № 852-IV «Об электронной цифровой подписи».

Итак, рассмотрим основные требования к составу и оформлению первичных документов.

Язык. Первичные документы должны составляться на украинском языке. Если документы составлены на иностранном языке (например, контрагент – нерезидент), то они должны иметь аутентичный перевод на украинский язык (см. разъяснение в ОИР, категория 102.21; п. 1.3 Положения № 88; письмо Минфина от 05.04.13 г. № 31-08410-07-27/10841; письмо ГФС от 25.12.15 г. № 27700/6/99-95-42-03-15).

Обязательные реквизиты. К обязательным реквизитам первичных документов (ч. 2 ст. 9 Закона № 996) относятся:

название документа (формы);
дата составления;
название предприятия, от имени которого составлен документ;
содержание и объем хозоперации, единица измерения хозоперации;
должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозоперации.

Из-за отсутствия обязательного реквизита (например, даты составления) документ могут не признать первичным, и тогда возможен судебный спор с контролирующим органом.

В то же время мелкие ошибки в реквизитах, которые не мешают идентифицировать операцию, не должны приводить к таким последствиям. В таких случаях суды, как правило, разрешают спор в пользу предприятия (определение ВАСУ от 19.07.16 г. № К/800/50811/15).

Дополнительные реквизиты. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены следующие реквизиты: идентификационный код предприятия, учреждения из Госреестра, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, удостоверяющем личность получателя, и т. п. (п. 2.4 Положения № 88).

Кто имеет право подписывать. Подписывать первичные документы имеет право только лицо, уполномоченное осуществлять эту хозоперацию. Перечень таких лиц утверждается руководителем предприятия в соответствующем приказе (например, отдельным приложением к приказу об учетной политике предприятия) (п. 2.5 Положения № 88).

Применение факсимильной подписи. Первичный документ может быть заверен с помощью факсимиле в порядке, предусмотренном законодательством (п. 2.5 Положения № 88, письмо Минюста от 11.04.14 г. № 2011-0-4-14/8.2). Гражданский кодекс (ч. 3 ст. 207) позволяет использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического, электронного или другого копирования, электронной подписи, в частности, с письменного согласия сторон, в котором имеются образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей. То есть сторонам договора нужно заключить письменное соглашение, указав в нем, что первичные документы по их совместной хозяйственной операции будут подписываться с использованием факсимиле. Такое соглашение должно быть скреплено «живыми» подписями. Следовательно, первичные документы могут удостоверяться факсимиле, кроме случаев, когда по законодательству для оформления документа нужна собственноручная подпись. В частности, на кассовых документах нельзя использовать факсимиле.

Применение печати. Печать не является обязательным реквизитом первичного документа. В то же время ею можно скрепить подпись. Удостоверять подпись на приходных и расходных накладных печатью (при ее наличии у предприятия) необязательно.

Исправление ошибок. По общему правилу в тексте и цифровых данных подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в документах, созданных вручную, исправляются способом «красного сторно», дополнительных бухгалтерских проводок или корректурным способом, в соответствии с которым неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено» и подтверждено подписями лиц, которые подписали данный документ, с указанием даты исправления.

В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправление не допускается.

Исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, осуществляется в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте.

Способ заполнения. Записи должны осуществляться только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, с помощью электронных средств обработки информации и других средств, которые бы обеспечили сохранение этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию (п. 2.10–2.11 Положения № 88)

Формы первичных документов

Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Однако документирование может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм в соответствии с нормами Закона № 996 и Положения № 88 (письмо Минфина от 15.01.15 г. № 31-11410-08-10/871).

Приведем в таблице перечень действующих нормативных документов, которыми утверждены формы первичных документов для отражения хозяйственных операций по основным объектам учета в сельском хозяйстве.

Таблица. Нормативное регулирование типовых и специализированных форм первичных документов

№ п/п	Объект учета	Нормативный документ, которым утверждена форма	Статьи относительно порядка применения и составления форм
1	2	3	4
1	Основные средства	Приказ Минстата от 29.12.95 г. № 352 «Об утверждении типовых форм первичного учета». Приказ Минагрополитики от 27.09.07 г. № 701 «Об утверждении специализированных форм первичных документов по учету основных средств и других необоротных активов сельскохозяйственных предприятий и Методических рекомендаций относительно их применения»	Документальное обеспечение учета основных средств на сельхозпредприяти Требовать ли от арендодателя акт оказания услуг в случае финансовой аренды объекта основных средств? Составляем первичные документы по аренде имущества Типовые и специализированные формы первичных документов на сельхозпредприятиях Весенний посев: документирование и учет расходов
2	Нематериальные активы	Приказ Минфина от 22.11.04 г. № 732 «Об утверждении типовых форм первичного учета объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов»	Операции с эмфитевзисом: как отразить в бухучете
3	Биологические активы	Приказ Минагрополитики от 21.02.08 г. № 73 «Об утверждении Методических рекомендаций относительно применения специализированных форм первичных документов по учету долгосрочных и текущих биологических активов»	Перевод животных из группы в группу: документирование и учет Учет многолетних насаждений по-новому Частичная ликвидация многолетних насаждений Особенности бухучета в птицеводстве Типовые и специализированные формы первичных документов на сельхозпредприятиях
4	Запасы	Приказ Минстата от 21.06.96 г. № 193 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов». Приказ Минагрополитики от 21.12.07 г. № 929 «Об утверждении Методических рекомендаций относительно применения специализированных форм первичных документов по учету производственных запасов в сельскохозяйственных предприятиях»	Типовые и специализированные формы первичных документов на сельхозпредприятиях Оприходование продукции овощеводства: какими документами оформляется? Собираем урожай зерновых: документирование и учет Весенний посев: документирование и учет расходов
5	Малоценные и быстроизна- шивающиеся предметы	Приказ Минстата от 22.05.96 г. № 145 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов»	Средства индивидуальной защиты работников: налогообложение и учет
6	Наличные средства и кассовые операции	Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148	Как заполнить кассовые документы в случае выдачи наличности по доверенности? Как составить ПКО при реализации собственной продукции Реализация физлицам собственной продукции со склада: документирование и учет расчетов Как оформить выплату арендной платы за землю и РКО: разъяснение от НБУ Новые бланки кассовых документов: заполняем без ошибок Составляем приходные и расходные кассовые ордера в разных ситуациях
7	Безналичные расчеты	Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ от 21.01.04 г. № 22	Документальное оформление реализации продукции с покупателем и заказчиком
8	Оплата труда	Постановление КМУ от 27.04.93 г. № 301 «О трудовых книжках работников» Приказ Госкомстата от 05.12.08 г. № 489 «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» Приказ Госкомстата и Минобороны от 25.12.09 г. № 495/656 «Об утверждении типовой формы первичного учета № П-2 «Личная карточка работника» Приказ Минстата от 27.10.95 г. № 277 «Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава»	Порядок ведения трудовых книжек
9	Транспортные перевозки (товарно-транспортная накладная, далее – ТТН)	Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденные приказом Минтранса от 14.10.97 г. № 363 (форма ТТН приведена в приложении 7 к Правилам)	Первичные документы: правила оформления Можно ли ТТН заполнять печатным способом, а частично – от руки?
10	Командировочные расходы (авансовый отчет)	Приказ Минфина от 28.09.15 г. № 841 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления»	Подотчетные средства: выдача, использование, учет
11	Инвентаризация	Постановление Госкомстата СССР от 28.12.89 г. № 241 (письма Госкомстата от 26.05.04 г. № 03-04-05/41 и от 30.01.03 г. № 03-04-05/18) (специализированные формы инвентаризационных документов для сельхозпредприятий). Приказ Минфина от 17.06.15 г. № 572 (типовые формы для отражения бюджетными учреждениями результатов инвентаризации). Методические рекомендации по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и незавершенного производства сельскохозяйственных предприятий (приложение к письму Минагрополитики от 04.12.03 г. № 37-27-12/14023)	Годовая инвентаризация – 2017: что нужно знать Недостача в результате инвентаризации: документальное оформление Как инвентаризовать активы на забалансовых счетах? Как инвентаризовать основные средства, содержащиеся с целью продажи?

Хранение первичных документов

Основными нормативными актами, регулирующими вопросы хранения и уничтожения первичной документации субъектов хозяйствования, являются:

НК;
Положение № 88;
Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000);
Перечень типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578).

Кроме того, ведение документооборота на каждом отдельном предприятии должно регламентироваться инструкцией по делопроизводству, регламентами работы с документами, графиком документооборота, положениями о структурных подразделениях предприятия и должностными инструкциями.

Ответственным за сохранность документов является собственник предприятия или уполномоченное им лицо, то есть руководитель предприятия (ч. 3 ст. 8 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV). А контроль за соблюдением графика документооборота выполняет главный бухгалтер предприятия (п. 5.5 Положения № 88).

Поэтому руководство прежде всего должно создать условия для хранения документов и уполномочить других работников (в частности, главного бухгалтера) на выполнение соответствующих действий. В случае необходимости также следует назначить заведующего архивом.

На предприятии сроки хранения документов (в т. ч. первичных) следует утверждать в номенклатуре дел – обязательном для каждого учреждения систематизированном перечне названий дел, которые формируются в его делопроизводстве (п. 2 разд. І Правил № 1000). В то же время следует учитывать требования действующего законодательства. Подробнее о сроках хранения бухгалтерской и другой документации см. в «Сроки хранения бухгалтерской документации».

Хранение в бухгалтерии и других структурных подразделениях

Все документы с момента их создания или поступления в структурное подразделение и до момента передачи в архив предприятия должны храниться согласно номенклатуре дел и непосредственно по месту их формирования (например, приказы относительно личного состава – в отделе кадров, карточки складского учета – на складе). Хранение дел в структурном подразделении обеспечивается его руководителем или сотрудниками, ответственными за организацию делопроизводства.

В бухгалтерии предприятия первичные документы должны храниться в специальных помещениях или шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2 Положения № 88).

В соответствии с разъяснениями, предоставленными в письме Минфина от 22.07.02 г. № 053-3996, под специальным помещением понимают помещение с температурно-влажностным режимом, который обеспечивает сохранность документов и записей в них, и помещение, которое исключает возможность пользования или выноса хранящихся в нем документов без разрешения главного бухгалтера предприятия.

Первичные документы текущего периода, которые прошли обработку ручным способом и относятся к соответствующему учетному регистру, комплектуются по хронологии, нумеруются и переплетаются (п. 6.5 Положения № 88). То есть формируются дела-папки, на которых указывается наименование предприятия, порядковый номер (код) синтетического счета, номера документов (с № ___ до № ___ включительно), количество документов и к какому отчетному периоду они относятся (год, месяц), минимальный срок их хранения и т. п.

По общему правилу документы должны быть переданы из структурных подразделений предприятия в архив через 2 года после окончания их использования в делопроизводстве в упорядоченном состоянии по описи установленной формы (п. 4 разд. ІV Правил № 1000).

Хранение в архиве

Наличие установленных сроков хранения документации предусматривает создание предприятием необходимых для этого условий – организации архива. Архив может или создаваться как самостоятельная структурная часть предприятия или входить в состав службы делопроизводства (управления делами, общего отдела, канцелярии и т. п.).

Обратите внимание: документы Национального архивного фонда (далее – НАФ) передают на хранение в государственные и другие архивные учреждения. Перечень таких видов документов утвержден приказом Минюста от 22.07.14 г. № 1188/5. Все предприятия независимо от форм собственности обязаны не позднее одного года с начала деятельности обратиться в госархив по месту своего нахождения для проведения экспертизы ценности документов в целях их возможного отнесения к НАФ.

Определять судьбу документов (хранить далее или уничтожить) должна специальная экспертная комиссия, созданная приказом руководителя предприятия. В ее состав включают должностных лиц предприятия, а также представителей экспертно-проверочной комиссии госархива. Такая комиссия определяет порядок отбора на хранение и для уничтожения документов в организации, проводит экспертизу ценности документов и осуществляет контроль за ее проведением.
А для правильной работы специальной экспертной комиссии на предприятии должно быть разработано соответствующее положение (за основу целесообразно взять Типовое положение об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации, утвержденное приказом Минюста от 19.06.13 г. № 1227/5).

Как быть в случае потери первичного документа

Порядок действий в случае выявления потери или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов следующий:

1. Руководитель предприятия своим приказом назначает комиссию по расследованию происшествия (устанавливает, каких именно документов нет, и выясняет причины их исчезновения или уничтожения).

2. Руководитель уведомляет о происшествии правоохранительные органы. Для этого он подает заявление в письменной форме о совершении уголовного правонарушения относительно предприятия (кража имущества, в т. ч. документов, преднамеренная порча документов и т. п.) с указанием всех обстоятельств дела.

3. В орган ГФС по основному месту учета направляется письменное уведомление о происшествии. Это нужно сделать в течение 5 дней с момента выявления факта потери (повреждения, досрочного уничтожения) документов (п. 44.5 НК). А восстановить утраченные документы необходимо в течение 90 календарных дней после уведомления органа ГФС о потере документов.

4. Результаты работы комиссии оформляются актом, составленным в произвольной форме с описанием всех действий, начатых для расследования причин потери документов. Акт утверждается руководителем предприятия.

5. Копия акта направляется в орган ГФС в 10-дневный срок с момента его составления.

Уничтожение документов: как правильно осуществить

Уничтожению подлежат бухгалтерские документы, которые не относятся к НАФ и сроки хранения которых истекли.

Уничтожение документации, срок хранения которой истек, при отсутствии налоговой проверки за этот период не допускается (письмо ГНС от 18.05.12 г. № 13920/Ж/17-1216; Перечень № 578; письмо Госархивслужбы от 03.07.13 г. № 01.2/2629). То есть если органы ГФС не проводили проверку более 1 095 дней, налогоплательщики обязаны обеспечить дальнейшее хранение непроверенных документов.

Общепринятым является следующий порядок документирования операций по уничтожению документов после завершения срока их хранения:

1. На предприятии осуществляют отбор документов, сроки хранения которых истекли, и составляют в двух экземплярах опись дел и акт об изъятии данных документов для уничтожения (по форме, приведенной в приложении 15 к Правилам № 1000) (п. 1 гл. 3 разд. V Правил № 1000).

Важно: в акт об изъятии для уничтожения можно включать только те дела, срок хранения которых истек 1 января года, в котором составляется акт. Так, дело со сроком хранения 5 лет, законченное в марте 2019 года, может быть включено в акт не раньше 1 января 2025 года.

2. Оформленные надлежащим образом описи дел и акты об изъятии и уничтожении документов передают на рассмотрение экспертной комиссии предприятия.

3. Утвержденные экспертной комиссией акты вместе с описями дел передают на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии государственного архивного учреждения (далее – ЭПК). В случае включения в акт первичной финансовой и бухгалтерской документации предприятие прилагает к нему справку о проведении проверки налоговыми органами. Справка подписывается руководителем предприятия и скрепляется печатью (при наличии).

4. После одобрения актов ЭПК описи и акты утверждаются руководителем предприятия.

5. Дела для уничтожения передаются организациям, которые занимаются переработкой вторичного сырья. Для этого составляют накладные, где указывают вес макулатуры, которая передается на переработку (в дальнейшем номер накладной, дата сдачи на переработку и вес макулатуры приводятся в акте на уничтожение).

Если объемы незначительны – до 20 кг (см. письмо Госкомархива от 20.04.10 г. № 795/072), то документацию, подлежащую уничтожению, можно сжечь, на что следует указать в акте на уничтожение.

Выводы

Первичным является документ, который содержит сведения о хозяйственной операции и служит основанием для отражения ее на счетах бухгалтерского учета. Он может быть составлен в бумажной или электронной форме.
Если по законодательству для оформления определенного вида документов нужна собственноручная подпись, то факсимиле на таких документах проставлять нельзя.
Выявленные в документах ошибки исправляются корректурным способом.
Предприятия обязаны соблюдать сроки хранения документов, установленные НК и Перечнем № 578.
Документы с момента создания или поступления и до передачи в архив предприятия хранятся по месту формирования дел (например, кадровые документы – в отделе кадров, учетные – в бухгалтерии).
Прежде чем уничтожить документы, нужно провести экспертизу их ценности. Не проверенные ГФС первичные документы уничтожать нельзя.
В случае потери или уничтожения первичные документы следует восстановить в течение 90 календарных дней после уведомления органа ГФС об их потере.

бухучет налогообложение отчетность первичный документ