Важливо: до акта про вилучення для знищення можна включати лише ті справи, строк зберігання яких минув 1 січня року, у якому складається акт. Так, справа зі строком зберігання 5 років, закінчена в березні 2019 року, може бути включена до акта не раніше 1 січня 2025 року.