Оформлення щорічної відпустки без помилок: що потрібно врахувати кадровику

Більше за темою:

Чи можна надати відпустку на дітей новій працівниці, яка не отримала компенсацію на попередньому місці роботи

Відпустки під час воєнного стану: які норми визнані неконституційними

Чи можна надати відпустку на дітей сумісниці, яка перебуває в «декретній» відпустці за основним місцем роботи?

Оформлення щорічної відпустки не обмежується виданням наказу. Роботодавцю необхідно дотриматися визначеної законодавством процедури, адже порушення окремих її етапів може стати підставою для трудового спору або претензій під час перевірок. 

Насамперед щорічні відпустки надаються відповідно до графіка відпусток, який затверджується на календарний рік. Якщо працівник використовує відпустку у строки, передбачені графіком, подавати заяву закон не зобов’язує. Підставою для оформлення наказу в такому разі є графік відпусток та повідомлення працівника про дату початку відпустки. 

Роботодавець повинен не пізніше ніж за 14 календарних днів письмово повідомити працівника про початок щорічної відпустки. Така вимога зберігається і в період дії воєнного стану. Законодавство не встановлює єдиної форми повідомлення, тому підприємство може використовувати паперові або електронні документи чи корпоративні системи документообігу, головне – підтвердити факт ознайомлення працівника. 

Заява працівника необхідна лише у випадках, коли відпустка надається не за графіком, переноситься, продовжується або ділиться на частини. Після цього роботодавець оформлює наказ про надання відпустки, ознайомлює з ним працівника та забезпечує своєчасне нарахування і виплату відпусткових. 

Не менш важливо правильно відобразити відпустку в табелі обліку використання робочого часу. Зазвичай для щорічної основної відпустки застосовують позначення «В» (код «08»), а для щорічної додаткової відпустки – «Д» (код «09»). Крім того, відомості про надану відпустку необхідно внести до особової картки працівника. 

Також слід пам’ятати, що законодавство передбачає випадки, коли щорічну відпустку необхідно перенести або продовжити. Зокрема, це можливо у разі тимчасової непрацездатності працівника, несвоєчасного письмового повідомлення про початок відпустки, порушення строків виплати відпусткових, а також якщо відпустка збіглася з відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або з навчальною відпусткою. 

Окрему увагу варто приділити поділу щорічної відпустки на частини. За бажанням працівника це допускається, однак одна з її безперервних частин має становити не менше 14 календарних днів і належати одному робочому року. Держпраці наголошує, що об’єднувати дні відпустки з різних робочих років для виконання цієї вимоги не можна. 

Таким чином, правильне оформлення щорічної відпустки передбачає не лише видання наказу, а й дотримання всього алгоритму – від затвердженого графіка відпусток і своєчасного повідомлення працівника до належного табелювання та внесення записів до кадрових документів. 

Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради