Оформление ежегодного отпуска без ошибок: что нужно учесть кадровику

Больше по теме:

Можно ли предоставить отпуск на детей новой работнице, не получившей компенсацию на предыдущем месте работы

Отпуска во время военного положения: какие нормы признаны неконституционными

Можно ли предоставить отпуск на детей совместительнице, находящейся в «декретном» отпуске по основному месту работы?

Оформление ежегодного отпуска не ограничивается изданием приказа. Работодателю необходимо соблюсти определенную законодательством процедуру, ведь нарушение отдельных ее этапов может стать основанием для трудового спора или претензий во время проверок. 

В первую очередь ежегодные отпуска предоставляются в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым на календарный год. Если работник использует отпуск в сроки, предусмотренные графиком, подавать заявление закон не обязывает. Основанием для оформления приказа в таком случае является график отпусков и уведомление работника о дате начала отпуска. 

Работодатель должен не позднее чем за 14 календарных дней в письменном виде уведомить работника о начале ежегодного отпуска. Такое требование сохраняется и во время действия военного положения. Законодательство не устанавливает единую форму уведомления, поэтому предприятие может использовать бумажные или электронные документы или корпоративные системы документооборота, главное – подтвердить факт ознакомления работника. 

Заявление работника необходимо только в случаях, когда отпуск предоставляется не по графику, переносится, продлевается или делится на две части. После этого работодатель оформляет приказ о предоставлении отпуска, знакомит с ним работника и обеспечивает своевременное начисление и выплату отпускных. 

Не менее важно правильно отразить отпуск в табеле учета использования рабочего времени. Обычно для ежегодного основного отпуска применяют обозначение «В» (код «08»), а для ежегодного дополнительного отпуска – «Д» (код «09»). Кроме того, сведения о предоставленном отпуске необходимо внести в лицевую карточку работника. 

Также следует помнить, что законодательство предусматривает случаи, когда ежегодный отпуск необходимо перенести или продлить. В частности, это возможно в случае временной нетрудоспособности работника, несвоевременного письменного уведомления о начале отпуска, нарушении сроков выплаты отпускных, а также если отпуск совпал с отпуском по беременности и родам или с учебным отпуском. 

Отдельное внимание следует уделить разделению ежегодного отпуска на части. По желанию работника это допускается, однако одна из ее непрерывных частей должна составлять не менее 14 календарных дней и принадлежать одному рабочему году. Гоструда отмечает, что объединять дни отпуска из разных рабочих лет для выполнения этого требования нельзя. 

Таким образом, правильное оформление ежегодного отпуска предполагает не только издание приказа, но и соблюдение всего алгоритма – от утвержденного графика отпусков и своевременного уведомления работника до надлежащего табелирования и записи в кадровые документы. 

Инспекция по вопросам труда и занятости населения Днепровского городского совета