Нові форми документів у господарській діяльності: нагадування від ФПУ

Більше за темою:

Правила діловодства: зміни в електронному документообігу та інші нововведення

Зміни до Правил діловодства та архівного зберігання

Чи можна оформити порядок ведення кадрового діловодства на підприємстві під час воєнного стану лише наказом?

З набуттям чинності наказу Мін’юсту від 09.07.2026 № 1860/5 (далі – Наказ № 1860/5) з цієї ж дати почали діяти 42 примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи.

Затверджені форми розроблено на виконання вимог двох засадничих нормативних актів:

• ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»;
• постанови КМУ від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності».

Нові форми розроблені з метою уніфікації та встановлення єдиних правил оформлення документів, підвищення оперативності та якості роботи діловодних і кадрових служб, мінімізації помилок під час складання управлінської і кадрової документації.

Затверджений перелік охоплює майже весь спектр документів, що супроводжують діяльність юридичної особи – від її створення до щоденного кадрового обліку:

1. Установчі, організаційні та локальні нормативні акти:

• Статут юридичної особи;
• Положення про юридичну особу;
• Структура юридичної особи;
• Штатний розпис;
• Положення про структурний підрозділ;
• Посадова та робоча інструкції;
• Колективний договір;
• Графік відпусток;
• Інструкція з діловодства;
• Номенклатура справ.

2. Розпорядчі документи (накази та розпорядження):

• Наказ з основної діяльності (зокрема спільний наказ двох юридичних осіб);
• Наказ з адміністративно-господарських питань;
• Витяг з наказу (розпорядження).

3. Блок кадрових наказів:

• Про прийняття на роботу/переведення (переміщення);
• Про звільнення з роботи;
• Про надання відпустки/про відрядження;
• Про встановлення доплат і надбавок/про заохочення;
• Про оголошення догани;
• Про атестацію кадрів.

4. Документи колегіальних органів та обліково-інформаційні документи:

• Протоколи (загальних зборів трудового колективу, засідань колегіальних органів, комісій, оперативних нарад, засідань підрозділів);
• Витяги з протоколів;
• Акти, довідки (службового та біографічного характеру);
• Службові, доповідні та пояснювальні записки, службові листи;
• Заяви працівників, характеристики, подання та автобіографії.

Затверджені Наказом № 1860/5 форми є примірними (рекомендаційними) для переважної більшості юридичних осіб приватного й комунального секторів.

Незважаючи на рекомендаційний характер, примірні форми задають єдиний «еталонний» стандарт. Саме на ці структури та склад реквізитів орієнтуватимуться перевірні органи (зокрема Держпраці, податкові органи, архівні установи).

ФПСУ