Зміни до Правил діловодства та архівного зберігання

09.05.2022 2494 0 6

Правила діловодства та архівного зберігання встановлюють єдині вимоги до створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання та є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання. Тому їх застосування та дотримання важливе для всіх юридичних осіб незалежно від форми власності. Нещодавно в цих правилах відбулися значні зміни, про які ми докладно розповідаємо у статті.

Нагадаємо, що ще з 01.09.2021 набув чинності Національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації» (детальніше читайте у статті «Як оформлювати документи з 01.09.21 р.: новий ДСТУ 4163:2020»).

Відтоді в законодавстві з’явилася колізія, оскільки у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила №1000/5), залишалися «старі» норми, що не відповідали новому ДСТУ 4163:2020.

І ось неочікувано, під час воєнного стану наказом Мін’юсту від 21.04.2022 № 1581/5 (далі – Наказ №1581/5) затверджено зміни до Правил №1000/5, які набули чинності після офіційного опублікування – з 27.04.2022.

Головні зміни до Правил № 1000/5

Деякі зміни можна узагальнити:

Правила № 1000/5 приведено у відповідність до нового ДСТУ 4163:2020.
Організаційно-розпорядчі документи оформлюються згідно з вимогами Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55 (далі – Типова інструкція). Це означає, що ця Інструкція поширюється й на інших юридичних осіб незалежно від форми власності.
Слова «незалежно від форми носія інформації» замінено на «для документів, створених в електронній і паперовій формах».
Замінено старі назви законів на нові, зокрема, Закон України «Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом» замінили на «Кодекс України з процедур банкрутства».
Замінено назви органів контролю, а «органи доходів і зборів» замінено на «контролюючі органи».
Слова «ініціали (ініціал імені)», «реєстраційно-контрольна картка» замінено на «власне ім’я», «реєстраційно-моніторингова картка».

Багато інших змін варто розглянути більш детально. Для наочності покажемо їх у табл. 1.

Таблиця 1. Порівняльна характеристика «старих» та «нових» норм Правил №1000/5

№ з/п	Стало з 27.04.2022	Було до 27.04.2022
1	Управлінські документи установи за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними стандартами, нормативно-правовими актами. Перелік класів управлінських документів визначається:
1	Національним класифікатором НК 010:2021, затвердженим наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12.03.2021 № 526	Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31.12.1998 № 1024
2	«Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ»	«ініціали (ініціал імені)»
3	Печатка використовується за наявності. Примітка: тобто, не обов’язково її використовувати	Проставляння печатки обов’язкове і в строго відведеному місці*
4	Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи. Контроль за оформленням документів, а також організацією діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники	Керівник установи відповідає за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами. Примітка: тобто контроль та відповідальність покладалися лише на керівника
5	Організація діловодства в установі покладається на службу діловодства. Примітка: скасовано можливість ведення діловодства відповідальною особою	Організація діловодства покладається на самостійні структурні підрозділи з діловодства (документаційного забезпечення), загальні відділи, канцелярії тощо або особу, відповідальну за діловодство. Примітка: перелік був ширший
6	Інструкція з діловодства затверджується наказом чи розпорядженням. Інструкцією затверджується порядок ведення діловодства як в паперовій, так і в електронній формі	Примітка: не передбачалося ні затвердження Інструкції з діловодства розпорядчим документом, ні затвердження порядку ведення в електронній формі
7	Паперові бланки друкуються на папері високої якості фарбами насичених кольорів	Бланки виготовляються друкарським способом або за допомогою комп’ютерної техніки на папері високої якості фарбами насичених кольорів
8	Найменування установи має відповідати найменуванню, яке міститься в ЄДР. Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, якщо немає офіційно визначеного скорочення – повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня. На бланку установи, яка одночасно підпорядкована місцевій державній адміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування держадміністрації. Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу установи зазначається у разі, якщо вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування установи	Примітка: такого розділу не було
9	Проєкти нормативно-правових актів, наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються керівником служби діловодства, керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором (за наявності). Проєкти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) та додатки до них візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції (за наявності), бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ	Погодження проєкту документа залежно від його змісту проводиться в такій послідовності: працівником, який підготував документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, функціональними, територіальними підрозділами (за необхідності), посадовими особами, які зазначені в проєкті документа як виконавці, фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером) (якщо проєкт документа стосується фінансових питань), керівником юридичної служби (юристом) (у разі погодження проєктів нормативно-правових актів, організаційних та розпорядчих документів установи), заступником керівника установи, який відповідає за питання, що містяться в проєкті документа. Примітка: перелік осіб, які погоджують проєкти документів, був коротший
10	Датування й підписання згідно з ДСТУ 4163-2020 (див. приклад нижче)	Дату оформляють відповідно до ДСТУ 4163-2003 цифровим або словесно-цифровим способом
11	Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль	Примітка: такої норми не було
12	Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа. Примітка: виділений текст додано	У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються його реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту
13	На копіях документів зазначаються посада особи, яка засвідчила копію, її підпис, дата засвідчення (додано) та відбиток печатки установи або служби діловодства (див. приклад нижче) У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, надсилання копій документів кільком адресатам, засвідчення паперових копій документа здійснюють згідно з вимогами інструкції з діловодства установи	Напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печатки «Для копій». У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки установи. На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія»
14	Не допускається одночасного проходження одного і того самого документа в електронній і паперовій формі	Примітка: такої норми не було
15	У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі	Примітка: такої норми не було
16	–	Примітка: вилучено норму щодо реквізитів – 73 мм від початку першого реквізиту, з поздовжнім – 77 мм
17	Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено. Якщо документ надсилається до кількох установ, які не є користувачами системи електронної взаємодії органів виконавчої влади, після його реєстрації служба діловодства виготовляє необхідну кількість примірників	Примітка: такої норми не було
18	Не допускається: повторне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі	Примітка: такої норми не було
19	Наприкінці року номенклатури справ структурного підрозділу (установи) закриваються підсумковими записами про наявність заведених за рік справ. Підсумкові записи номенклатури справ структурних підрозділів підписують відповідальні особи, а підсумковий запис установи – керівник служби діловодства та повідомляють керівника архіву Примітка: виділений текст додано	Наприкінці року номенклатура справ установи закривається підсумковим записом, що підписує керівник служби діловодства установи. Про наявність заведених за рік справ повідомляється керівник архіву установи (особа, відповідальна за архів)
20	Особові справи керівного складу та працівників підприємств, установ та організацій зберігаються за основним місцем роботи	Примітка: такої норми не було
21	Спрощено видачу справ у тимчасове користування, лише з інформуванням служби діловодства	Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам – з письмового дозволу керівника установи. На видану справу складається картка-замінник за формою, наведеною в дод. 12 до цих Правил
Законом від 15.04.2014 № 1206-VII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення порядку відкриття бізнесу» було скасовано обов’язкове використання печатки, але в підзаконних нормативних актах так і залишалися норми щодо обов’язкового її використання.

Нові вимоги до оформлення документів на прикладах

Підписання документа

Підписання та оформлення документів у паперовій формі, які адресуються установам, їх структурним підрозділам або конкретній посадовій особі, а також тих, що містять кілька конкретних адресатів, здійснюється відповідно до п. 36 розд. II Типової інструкції.

У разі надсилання документа в паперовій формі з однаковим змістом одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи – автора документа, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства копії.

Якщо за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб, документи підписуються двома або більше особами. Підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб, наприклад:

Директор Кіндратюк (підпис) Василь КІНДРАТЮК

Головний бухгалтер Зарецька (підпис) Олена ЗАРЕЦЬКА

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ (за наявності), наприклад:

Директор Державного архіву Начальник Управління культури
Сумської області Сумської обласної державної адміністрації

Сокур (підпис) Ірина СОКУР Чалий (підпис) Валерій ЧАЛИЙ

Порядок адресування документів

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться в називному відмінку, наприклад:

Національне агентство з питань державної служби

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Державна архівна служба

Начальнику фінансово-економічного управління

Володимиру ГАРНОМУ

У разі якщо документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться в давальному відмінку, наприклад:

Голові Державної митної служби

Семену РОГОВУ

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Центральним державним архівам

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого – четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі лише одного адресата.

Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою КМУ від 05.03.2009 № 270. Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції

вул. Городецького, буд. 13, м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається в давальному відмінку власне ім’я та прізвище, потім – поштова адреса, наприклад:

Олександру Гончаруку

вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1, м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їхня поштова адреса на документах не зазначається.

Якщо документ адресується конкретній особі, у листі нижче атрибута «адресат» може наводитись особисте звертання у кличному відмінку, наприклад:

Пане (пані) Власне ім’я

або

Пане (пані) Прізвище

або

Пане (пані) посада або звання

або

Панове

Наприклад:

Пане Олексію

Пані Іваненко

Пані директор

Пане полковнику

У разі потреби перед словом «Пане», «Пані» або «Панове» може використовуватися слово «Шановний», «Шановна» або «Шановні» відповідно, наприклад:

Шановна пані Ковальська.

Оформлення копій документів

Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст
відділу організації діловодства

Шаповал (підпис) Ольга ШАПОВАЛ

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи (за наявності).

На копіях документів, щодо яких здійснюється виїмка, зазначаються найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки установи або служби діловодства, наприклад:

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст відділу
організації діловодства

Томенко (підпис) Ігор ТОМЕНКО

відбиток печатки установи або служби діловодства (за її наявності)

05.05.2022

У разі надсилання копій документів через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, надсилання копій документів кільком адресатам (розсилка) та в інших випадках, передбачених інструкцією з діловодства установи засвідчення паперових копій документа здійснюють згідно з вимогами інструкції з діловодства установи.

Датування документів

У змінених Правилах №1000/5 зазначено, що дату оформлюють відповідно до п. 32 розділу ІІ Типової інструкції. А саме: дата зазначається в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число й місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться, наприклад:

02.02.2022

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад:

02 грудня 2017 року.

Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад:

03 грудня 2017 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню й підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Погодження документів

Зовнішнє погодження проєктів документів, створених у паперовій формі, оформлюється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи та установи, з якою погоджується проєкт документа, особистого підпису посадової особи, скріпленого гербовою печаткою, власного імені, прізвища і дати або назви документа, що підтверджує погодження, його дати і номера (індекса), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Міністр юстиції

Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання
Центральної експертно-перевірної
комісії Укрдержархіву

Дата №

Внутрішнє погодження засвідчують візою, яка оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2020 і включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище посадової особи, яка візує документ, дату візування. У разі потреби може бути зазначена посада особи, яка візує документ, наприклад:

Начальник юридичного відділу

Моторний (підпис) Олег МОТОРНИЙ

18.09.2001

Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.

Оформлення аркуша погодження

Якщо зміст документа стосується більш як трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка в документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається

Аркуш погодження оформлюється на лицьовому, а в разі потреби – зворотному боці одного аркуша за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проєкту документа

Найменування посади підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Зміни до Правил архівного зберігання

Зміни до Правил № 1000/5 щодо архівного зберігання розглянемо в табл. 2.

Таблиця 2. Порівняльна характеристика Правил архівного зберігання

Стало з 27.04.2022	Було до 27.04.2022
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється	Примітка: такої норми не було
Якщо до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – НАФ), включено 100 справ а також документи «Для службового користування», такі документи знищують шляхом невідновлюваного подрібнення чи спалювання або іншим способом Примітка: виділений текст додано	Якщо до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, включено документи з грифом «обмеження доступу», такі документи знищують шляхом подрібнення, спалювання або іншим способом, що унеможливлює їх прочитання та відновлення
Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках (титульних аркушах) справ вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках (титульних аркушах) змісту підшитих документів (зміст документів справи відображається в заголовку чітко, стисло, узагальнено, без втрати конкретних характеристик об’єкта описування Примітка: змінено період, а саме раніше – перед передаванням справ до архіву, а стало – після закінчення діловодного року	Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їх обкладинках (титульних аркушах) вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках (титульних листах) змісту підшитих документів (зміст документів справи відображається в заголовку чітко, узагальнено, без втрати характеристик об’єкта описування). У разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (номери наказів, протоколів, форми звітності, наявність копій документів у справі).
Якщо окремі справи треба залишити у структурному підрозділі, за письмовим зверненням керівника підрозділу архів установи оформляє видачу справ у тимчасове користування на строк до трьох місяців Примітка: додано «на строк до трьох місяців»	Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів установи оформляє видачу справ у тимчасове користування
Якщо установа ліквідується, її архівні справи передаються державному архіву, архівному відділу міської ради, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені в діловодстві, документи з кадрових питань передаються органу вищого рівня Примітка: вилучено «за винятком міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади (далі – ЦОВВ)»	Якщо установа (за винятком міністерства, іншого ЦОВВ) ліквідується, її архівні справи передаються державному архіву, архівному відділу міської ради, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені в діловодстві, документи з кадрових питань передаються органу вищого рівня
У разі припинення територіального органу міністерства, ЦОВВ) документи з кадрових питань передаються трудовому архіву, а документи, не завершені у діловодстві, передаються новоствореному органу. Примітка: виділений текст додано	У разі припинення ЦОВВ архівні документи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені в діловодстві, документи з кадрових питань передаються до центрального державного архіву вищих органів влади

Звертаємо увагу, що відповідно до ст. 31 Закону від 24.12.1993 № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі – Закон № 3814) державні органи, ОМС, державні і комунальні підприємства, установи та організації створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

А об’єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, передавати документи НАФ на зберігання до державних та інших архівних установ. Зазначені юридичні особи зобов’язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, установленому Законом № 3814, та протягом року із дня їх реєстрації в установленому законодавством порядку погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради.

Висновки

Зміни до Правил № 1000/5 набули чинності з 27.04.2022. Тому вони застосовуються з цієї дати. Приведення у відповідність діловодства, що велося за цими Правилами до внесення змін, Наказом № 1581/5 не передбачено.
Правила № 1000/5 є обов’язковими для застосування всіма юридичними особами. Про обов’язковість їх застосування фізособами-підприємцями ні в цих Правилах, ні в Наказі № 1581/5 не йдеться. Тому ФОП можуть ігнорувати їх дотримання, але для коректного ведення справ ми б радили ними керуватися.

Таблиця 1. Порівняльна характеристика норм.doc

Завантажити

Таблиця 2. Порівняльна характеристика Правил архівного зберігання.doc