Табель робочого часу: помилки, які кадровику краще не допускати

Більше за темою:

Присвоєння табельних номерів працівникам: чи обов’язково та який порядок

Хто підписує та де зберігається табель обліку робочого часу?

Табелювання працівників в окремих ситуаціях

«Та що там того табеля? Поставили години – і готово».

Саме так часто починається проблема.

Табель – це не просто таблиця для бухгалтера. За його даними визначають фактично відпрацьований час, неявки працівників та підстави для нарахування заробітної плати.

А якщо виникає трудовий спір, неправильна відмітка в табелі може стати ще одним доказом, який доведеться пояснювати роботодавцю.

10 ситуацій, у яких найчастіше помиляються.

«Поставимо прогул, бо працівника немає»

Ні, якщо причина відсутності ще не встановлена.

Коли документів немає і причина не з’ясована, у табелі використовують позначення «НЗ» (28).

А вже після встановлення обставин дані коригують відповідно до підтверджених фактів.

«Суміщення = два рядки в табелі»

Не обов’язково.

При суміщенні посад працівник виконує додаткові обов’язки в межах свого робочого часу за основною посадою. Тому окремий облік годин за суміщуваною посадою не ведеться.

А ось внутрішнє сумісництво – інша ситуація: є окремий трудовий договір, тому робочий час обліковується окремо.

«Працівник працює неповний день – код завжди один»

Тут важливо знати, на якій підставі встановлено неповний робочий час.

За угодою з працівником – одне позначення. Якщо режим встановлено з ініціативи роботодавця – інше.

Тобто механічно копіювати код із попереднього місяця небезпечно.

«Ненормований робочий день – записуємо всі фактично відпрацьовані години»

Не зовсім.

Ненормований робочий день не означає, що кожну годину понад установлену тривалість потрібно автоматично показувати в табелі як надурочну.

Наприклад, якщо встановлено 8-годинний робочий день, у табелі може бути 8 годин, навіть якщо працівник у конкретний день працював довше.

«Вихідний у табелі взагалі не має значення»

Залежить від ситуації. Якщо це звичайний вихідний за графіком – окремо відпрацьовані години не зазначаються.

Але якщо працівника залучили до роботи у вихідний, фактично відпрацьований час уже потрібно відобразити відповідним кодом.

«Відпустка – тільки робочі дні»

Ні. Для оплачуваної відпустки враховуються календарні дні.

Тому в табелі відмітки про відпустку стосуються і вихідних днів, які входять до періоду відпустки.

«Лікарняний ставимо тільки на робочі дні»

Помилка.

Період тимчасової непрацездатності охоплює календарні дні.

Тому при правильному оформленні лікарняного в табелі враховують і вихідні дні, що припадають на період хвороби.

«Табель передали в бухгалтерію – і більше його не чіпаємо»

А ось тут важливий нюанс.

Якщо після передачі табеля з’ясувалося, що інформація була неправильною, зміни мають ґрунтуватися на підтвердних документах.

Для цього потрібно оформити коригуючий табель із зазначенням періоду, який виправляється.

«Відрядження = просто поставити код відрядження»

Не завжди.

Потрібно враховувати, на який день припадає відрядження – робочий чи вихідний, а також чи залучався працівник до роботи у вихідний.

Особливості табелювання залежать від конкретної ситуації.

«Мобілізація – для неї немає окремого коду, тому можна нічого не ставити»

Неправильно.

У типовій формі № П-5 окремого коду саме для мобілізації немає.

Для такого періоду використовується позначення «ІН» (22) – інший невідпрацьований час, передбачений законодавством.

І ще один важливий момент

Табель не повинен жити окремо від кадрових документів.

Є наказ → є відповідна кадрова підстава → є правильна відмітка в табелі.

Відпустка? Перевіряємо наказ.

Відрядження? Перевіряємо розпорядчий документ.

Неявка? З’ясовуємо причину.

Лікарняний? Перевіряємо підтвердження.

Сумісництво? Перевіряємо трудовий договір.

Головне правило: не ставте код у табелі лише тому, що «ми завжди так робили».

Спочатку визначте, що юридично відбулося з працівником, знайдіть документальну підставу – і лише після цього заповнюйте табель.

Бо одна неправильна позначка – це іноді не просто помилка в таблиці.

Це помилка в обліку робочого часу, яка може потягнути за собою помилки в оплаті праці та кадрових документах.

Інспекція з питань праці та зайнятості населення