Табель рабочего времени: ошибки, которые кадровику лучше не допускать

Больше по теме:

Присвоение табельных номеров работникам: обязательно ли и каков порядок

Кто подписывает и где хранится табель учета рабочего времени?

Табелирование работников в отдельных ситуациях

«Да что там тот табель? Поставили часы – и готово».

Именно так часто начинается проблема.

Табель – это не просто таблица для бухгалтера. По его данным определяют фактически отработанное время, неявки работников и основания для начисления заработной платы.

А если возникает трудовой спор, неправильная отметка в табеле может стать еще одним доказательством, которое придется объяснять работодателю.

10 ситуаций, в которых чаще всего ошибаются.

«Поставим прогул, потому что работника нет»

Нет, если причина отсутствия еще не установлена.

Когда документов нет и причина не выяснена, в табеле используют обозначение «НЗ» (28).

А уже после установления обстоятельств данные корректируют в соответствии с подтвержденными фактами.

«Совмещение = две строки в табеле»

Не обязательно.

При совмещении должностей работник выполняет дополнительные обязанности в пределах своего рабочего времени по основной должности. Поэтому отдельный учет часов по совмещаемой должности не ведется.

А вот внутреннее совместительство – другая ситуация: есть отдельный трудовой договор, поэтому рабочее время учитывается отдельно.

«Работник работает неполный день – код всегда один»

Здесь важно знать, на каком основании установлено неполное рабочее время.

По соглашению с работником – одно обозначение. Если режим установлен по инициативе работодателя – другое.

То есть механически копировать код с предыдущего месяца опасно.

«Ненормированный рабочий день – записываем все фактически отработанные часы»

Не совсем.

Ненормированный рабочий день не означает, что каждый час сверх установленной продолжительности нужно автоматически показывать в табеле как сверхурочный.

К примеру, если установлен 8-часовой рабочий день, в табеле может быть 8 часов, даже если работник в конкретный день работал дольше.

«Выходной в табеле вообще не имеет значения»

Зависит от ситуации. Если это обычный выходной по графику – отдельно отработанные часы не указываются.

Но если работника привлекли к работе в выходной, фактически отработанное время уже нужно отразить соответствующим кодом.

«Отпуск – только рабочие дни»

Нет. Для оплачиваемого отпуска учитываются календарные дни.

Поэтому в табели отметки об отпуске касаются и выходных дней, входящих в период отпуска.

«Больничный ставим только на рабочие дни»

Ошибка.

Период временной нетрудоспособности охватывает календарные дни.

Поэтому при правильном оформлении больничного в табеле учитывают и выходные дни, приходящиеся на период болезни.

«Табель передали в бухгалтерию – и больше его не трогаем»

А вот здесь важный нюанс.

Если после передачи табеля выяснилось, что информация была неправильной, изменения должны основываться на подтверждающих документах.

Для этого нужно оформить корректирующий табель с указанием исправляемого периода.

«Командировка = просто поставить код командировки»

Не всегда.

Нужно учитывать, на какой день приходится командировка – рабочий или выходной, а также привлекался ли работник к работе в выходной.

Особенности табелирования зависят от конкретной ситуации.

«Мобилизация – для нее нет отдельного кода, поэтому можно ничего не ставить»

Неправильно.

В типовой форме № П-5 отдельного кода именно для мобилизации нет.

Для такого периода используется обозначение «ІН» (22) – другое неотработанное время, предусмотренное законодательством.

И еще один важный момент

Табель не должен жить отдельно от кадровых документов.

Есть приказ → есть соответствующее кадровое основание → есть правильная отметка в табеле.

Отпуск? Проверяем приказ.

Командировка? Проверяем распорядительный документ.

Неявка? Выясняем причину.

Больничный? Проверяем подтверждение.

Совместительство? Проверяем трудовой договор.

Главное правило: не ставьте код в табеле только потому, что «мы всегда так делали».

Сначала определите, что юридически произошло с работником, найдите документальное основание – и только после этого заполняйте табель.

Потому что одна неправильная отметка – это иногда не просто ошибка в таблице.

Это ошибка в учете рабочего времени, которая может повлечь за собой ошибки в оплате труда и кадровых документах.

Инспекция по вопросам труда и занятости населения