Особливості компенсації проїзду працівникам

Більше за темою:

Чи має право працівник відмовитися від відрядження?

Чи потрібно повідомляти ТЦК про направлення військовозобов’язаного працівника у тривале відрядження?

Чи може підприємство компенсувати працівникам вартість проїзду на роботу і з роботи, якщо вони добираються маршрутними автобусами з інших населених пунктів, але не мають квитків чи інших документів, що підтверджують витрати на ці поїздки, та чи оподатковуються такі виплати?

Фахівці Державної податкової служби України пояснили, що чинне трудове законодавство передбачає обов’язкове відшкодування витрат на проїзд, зокрема, у разі службового відрядження або переведення, прийняття чи направлення на роботу в іншу місцевість. Проїзд від місця проживання до роботи та у зворотному напрямку за загальним правилом не пов’язаний безпосередньо із виконанням працівником трудової функції, тому відшкодовувати витрати за нього роботодавець не зобов’язаний. Проте виплата компенсації не забороняється і вона може здійснюватися за рішенням роботодавця чи колективним договором та розглядається як додаткове благо працівника.

Розмір і порядок виплати компенсації доцільно визначити:

• у колективному договорі, положенні про оплату праці або іншому внутрішньому документі;
• наказі керівника;
• трудовому договорі із працівником (за потреби).

У наказі можна встановити фіксовану суму компенсації на місяць, перелік працівників, умови її виплати та період, за який вона нараховується. За такого способу оформлення працівникам не потрібно щомісяця подавати квитки.

При цьому відсутність квитків або інших підтверджувальних документів не забороняє підприємству виплатити працівнику фіксовану суму компенсації, але не дає підстав розглядати її як неоподатковуване відшкодування фактично понесених витрат.

Тому, відповідно до пп. 164.2.17 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) сума компенсації включається до загального місячного оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо і роботодавець як податковий агент, згідно із пп. 168.1.1 ПКУ, має утримати: ПДФО – 18 % і військовий збір – 5 %.

Питання нарахування ЄСВ необхідно вирішувати з огляду на характер та умови виплати.

Якщо компенсація має систематичний характер, передбачена колективним або трудовим договором, положенням про оплату праці та надається працівникам у зв’язку із трудовими відносинами, існують підстави відносити її до фонду оплати праці. У такому разі на суму компенсації нараховується ЄСВ за ставкою 22 %.

Саме по собі оформлення виплати як додаткового блага для цілей ПДФО не означає автоматичного звільнення від ЄСВ. Для ненарахування ЄСВ виплата повинна бути прямо віднесена до виплат, які не входять до фонду оплати праці та не є базою нарахування ЄСВ.

Конфедерація вільних профспілок України