Особенности компенсации проезда работникам

Больше по теме:

Имеет ли право работник отказаться от командировки?

Нужно ли уведомлять ТЦК о направлении военнообязанного работника в длительную командировку?

Может ли предприятие компенсировать работникам стоимость проезда на работу и с работы, если они добираются маршрутными автобусами из других населенных пунктов, но не имеют билетов или других документов, подтверждающих расходы на эти поездки и облагаются ли налогами такие выплаты?

Специалисты Государственной налоговой службы Украины объяснили, что действующее трудовое законодательство предусматривает обязательное возмещение расходов на проезд, в частности в случае служебной командировки или перевода, приема или направления на работу в другую местность. Проезд от места жительства к работе и в обратном направлении по общему правилу не связан непосредственно с выполнением работником трудовой функции, поэтому возмещать расходы за него работодатель не обязан. Однако выплата компенсации не запрещается и она может проводиться по решению работодателя или коллективным договором и рассматривается как дополнительное благо работника.

Размер и порядок выплаты компенсации целесообразно определить:

• в коллективном договоре, положении об оплате труда или другом внутреннем документе;
• приказе руководителя;
• трудовом договоре с работником (при необходимости).

В приказе можно установить фиксированную сумму компенсации в месяц, перечень работников, условия ее выплаты и период, за который она начисляется. При таком способе оформления работникам не нужно ежемесячно подавать билеты.

При этом отсутствие билетов или других подтверждающих документов не запрещает предприятию выплатить работнику фиксированную сумму компенсации, но не дает оснований рассматривать ее как необлагаемое возмещение фактически понесенных расходов.

Поэтому, в соответствии с пп. 164.2.17 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ) сумма компенсации включается в общий месячный налогооблагаемый доход работника как дополнительное благо и работодатель как налоговый агент, согласно пп. 168.1.1 НКУ должен удержать: НДФЛ – 18 % и военный сбор – 5 %.

Вопросы начисления ЕСВ необходимо решать с учетом характера и условий выплаты.

Если компенсация носит систематический характер, предусмотрена коллективным или трудовым договором, положением об оплате труда и предоставляется работникам в связи с трудовыми отношениями, существуют основания относить его к фонду оплаты труда. В таком случае на сумму компенсации начисляется ЕСВ по ставке 22 %.

Само по себе оформление выплаты в качестве дополнительного блага для целей НДФЛ не означает автоматическое освобождение от ЕСВ. Для неначисления ЕСВ выплата должна быть прямо отнесена к выплатам, которые не входят в фонд оплаты труда и не являются базой начисления ЕСВ.

Конфедерация свободных профсоюзов Украины