Трудові записи після переходу в електронну форму: практичні орієнтири

Більше за темою:

Укладення трудового договору між підприємцем і працівником: чи потрібен військовий квиток?

Строковий трудовий договір: умови укладення та припинення, зразки оформлення

Закон від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» запровадив облік трудової діяльності працівників у електронній формі в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Від 10 червня 2021 року діє п’ятирічний перехідний період, який триватиме до 10 червня 2026 року. У цей час дані з паперових трудових книжок мають бути перенесені до електронного реєстру, за потреби шляхом сканування. Після завершення оцифрування електронна трудова книжка стає пріоритетним джерелом інформації про трудову діяльність, а паперова книжка повертається працівнику на зберігання – роботодавець більше не зобов’язаний її утримувати.

Роботодавець у перехідний період має подавати до Пенсійного фонду інформацію про трудову діяльність працівників, включаючи ті записи, яких немає в електронному реєстрі. Це здійснюється через особистий кабінет страхувальника на порталі ПФУ з використанням кваліфікованого електронного підпису або через портал електронних послуг.

Працівник також може самостійно подати скан-копії своєї трудової книжки через особистий кабінет застрахованої особи. Важливо перевіряти, чи всі періоди роботи внесені до реєстру, особливо ті, що передують 2004 року, адже вони мають значення для пенсійних прав.

Незважаючи на перехід до електронного обліку, порядок внесення кадрових подій залишається визначеним трудовим законодавством.

Переведення на іншу посаду фіксується наказом і може бути внесене до електронного реєстру як кадрова подія. Присвоєння рангу чи категорії, що застосовується у державній службі та окремих професіях, також оформлюється наказом і відображається у системі, якщо воно впливає на трудові відносини. 

Записи про нагородження та заохочення раніше вносилися до паперових книжок відповідно до п. 2.2–2.25 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58, але в електронному реєстрі вони не передаються окремо – можуть бути враховані лише як частина інформації, поданої роботодавцем.

Практично роботодавцю слід провести інвентаризацію даних працівників, визначити, які записи вже є в електронному реєстрі, а які потрібно додати, сформувати та подати комплект необхідної інформації про трудові події через електронну систему, а після завершення оцифрування повернути паперові книжки працівникам під підпис.

Працівникам, у свою чергу, слід регулярно перевіряти електронну трудову книжку у своєму кабінеті на порталі ПФУ, а у разі відсутності записів – подавати скан-копії документів самостійно або звертатися до роботодавця із заявою.

Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради