Трудовые записи после перехода в электронную форму: практические ориентиры

Больше по теме:

Заключение трудового договора между предпринимателем и работником: нужен ли военный билет?

Срочный трудовой договор: условия заключения и прекращения, образцы оформления

Закон от 05.02.2021 № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по учету трудовой деятельности работника в электронной форме» ввел учет трудовой деятельности работников в электронной форме в Реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

С 10 июня 2021 года действует пятилетний переходный период, который продлится до 10 июня 2026 года. В настоящее время данные из бумажных трудовых книжек должны быть перенесены в электронный реестр, при необходимости путем сканирования. После завершения оцифровки электронная трудовая книжка становится приоритетным источником информации о трудовой деятельности, а бумажная книжка возвращается работнику на хранение – работодатель больше не обязан ее содержать.

Работодатель в переходный период должен подавать в Пенсионный фонд информацию о трудовой деятельности работников, включая те записи, которых нет в электронном реестре. Это осуществляется через личный кабинет страхователя на портале ПФУ с использованием квалифицированной электронной подписи или через портал электронных услуг.

Работник также может самостоятельно предоставить скан-копии своей трудовой книги через личный кабинет застрахованного лица. Важно проверять, все ли периоды работы внесены в реестр, особенно предшествующие 2004 году, ведь они имеют значение для пенсионных прав.

Несмотря на переход к электронному учету порядок внесения кадровых событий остается определенным трудовым законодательством.

Перевод на другую должность фиксируется приказом и может быть внесен в электронный реестр как кадровое событие. Присвоение ранга или категории, применяемых в государственной службе и отдельных профессиях, также оформляется приказом и отражается в системе, если оно влияет на трудовые отношения.

Записи о награждении и поощрении ранее вносились в бумажные книги в соответствии с п. 2.2–2.25 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58, но могут быть в отдельном, но в электронном реестре поданной работодателем.

Практически работодателю следует провести инвентаризацию данных работников, определить, какие записи уже есть в электронном реестре, а какие нужно добавить, сформировать и предоставить комплект необходимой информации о трудовых событиях через электронную систему, а после завершения оцифровки вернуть бумажные книги работникам под подпись.

Работникам следует регулярно проверять электронную трудовую книжку в своем кабинете на портале ПФУ, а в случае отсутствия записей – подавать скан-копии документов самостоятельно или обращаться к работодателю с заявлением.

Инспекция по труду и занятости населения Днепровского городского совета