Як електронні трудові книжки працюють у ЄС

Більше за темою:

Як оформити вимогу працівника про внесення запису до трудової книжки?

Електронна та паперова трудова книжка: що треба знати працівнику та роботодавцю

Україна лише кілька років як перейшла до ведення обліку трудової діяльності в електронній формі, а саме, до ведення електронних трудових книжок. Сама ідея давно не нова для Європи. Більшість країн ЄС уже давно відмовилися від паперових документів про стаж, перейшовши на цифрові реєстри. Це дає змогу порівняти наші підходи з європейськими та побачити, що ми рухаємось у правильному напрямі.

У Німеччині система повністю цифрова. Трудові записи зберігаються в єдиному реєстрі державного страхування. Роботодавці передають дані автоматично, а працівник може бачити свій стаж у персональному кабінеті. Ніяких паперових книжок там не існує вже десятиліття.

У Польщі перехід відбувався поетапно. Раніше роботодавці вели паперові та електронні записи паралельно. Тепер пріоритет – електронний формат, а всі дані подаються через централізовану систему ZUS. Працівник має електронний доступ до свого стажу через профіль ePUAP.

У Литві трудові книжки взагалі скасували. Уся інформація про зайнятість формується на основі повідомлень, які роботодавець подає до Державної податкової інспекції та Служби соціального страхування. Працівник переглядає історію роботи онлайн, без будь-яких окремих документів.

Словаччина та Чехія пішли тим самим шляхом. Там функціонує електронний реєстр соціального страхування, де накопичуються дані про стаж. Працівник нічого не «збирає» – запис про кожне місце роботи з’являється автоматично, після подання роботодавцем звітності.

Що спільного між цими моделями? У центрі – не документ, а дані. Європейські країни відмовилися від логіки «нести книжку з місця на місце». Стаж обчислюється за інформацією роботодавців, інтегрованою між державними реєстрами. Це мінімізує втрати записів, пришвидшує оформлення пенсій та підвищує прозорість ринку праці.

Україна рухається саме таким шляхом. Наша електронна трудова книжка повністю відповідає європейській логіці – онлайн-доступ, автоматичне накопичення даних і відмова від паперової бюрократії.

10.06.2026 в Україні завершується перехідний період до ведення обліку трудової діяльності в електронній формі. Радимо громадянам подбати, щоб їх трудові книжки були оцифровані.

Пенсійний фонд