Заповнення листка непрацездатності та Реєстр ЛН

З огляду на останні події та масову діджиталізацію країни, слідом за електронною трудовою книжкою зміни очікують і на листок непрацездатності. Проте на сьогодні він усе ще використовується в паперовій формі, а тому правила його заповнення та внесення до нього виправлень залишаються актуальними. Тож про нововведення та заповнення ще чинного паперового листка непрацездатності, а також про перспективи е-ЛН – у статті.

Запровадження електронного листка непрацездатності

Як відомо, з 1 квітня поточного року в Україні планують запровадити електронний листок непрацездатності (далі – е-ЛН). Про це заступник міністра соціальної політики Олег Коваль заявив на прес-брифінгу ще 28 січня 2020 року. За його словами, запровадження е-ЛН надасть можливість відстежувати процес його оформлення. Кожен лікар підписуватиме е-ЛН своїм електронним цифровим підписом (далі – ЕЦП) в електронній системі. Тобто запровадять персональну відповідальність лікаря, який видав цей документ.

Інформація через Реєстр застрахованих осіб (далі – Реєстр), Пенсійного фонду (далі – ПФУ) буде автоматично передана у Фонд соціального страхування. Отже, на підприємстві одразу знатимуть, що працівник захворів і повинен отримати компенсацію, оскільки він є платником ЄСВ.

На думку заступника міністра, електронний обіг листків непрацездатності дозволить відстежити, чи видавалися вони профільними лікарями. Адже останнім часом почастішали випадки, коли лікарі видають документи щодо хвороб, які не відповідають їхньому профілю.

Також планується, що е-ЛН, який відкриватиметься лікарем, матиме фіксований строк. Усі механізми мають бути прописані в окремому наказі МОЗ, який буде розроблено на підставі постанови КМУ про впровадження е-ЛН.

Слід зауважити: якщо особа має ЕЦП, то на вебпорталі електронних послуг ПФУ вона зможе отримати інформацію щодо своїх листків непрацездатності, не виходячи з дому.

Інформація вже актуальна і має вигляд таблиці з такими реквізитами:

• номер;
• дата відкриття та закриття;
• його статус (Зображення 1).

Зображення 1

Фізична особа зможе отримати інформацію, скориставшись пунктом меню особистого кабінету «Мої листки непрацездатності» (Зображення 2).

Зображення 2

Страхувальники (роботодавці) мають змогу отримати з Реєстру інформацію стосовно тих працівників, які в нього працюють за основним місцем роботи. Щоб отримати інформацію про листки непрацездатності своїх підлеглих, страхувальнику слід вибрати у своєму особистому кабінеті пункт меню «Листки непрацездатності».

Разом з тим, варто зауважити, що поряд із введенням е-ЛН в країні буде введений Електронний реєстр листків непрацездатності. Про це – далі.

Що таке електронний реєстр листків непрацездатності

Ще минулого року, а саме 20.04.19 р. набрала чинності постанова КМУ від 17.04.19 р. № 328 «Деякі питання організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього» (далі – Порядок № 328) і нею було затверджено Порядок організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього. Новий реєстр мав запрацювати восени 2019 р., проте очікуємо на ці введення ще донині. За логікою речей він має запрацювати поряд із введенням е-ЛН, а отже очікувати на його запровадження лишається недовго, тобто до 1 квітня поточного року.

3 березня Міністр КМУ Дмитро Дубілет також повідомив, що Уряд прийняв постанову, яка стосується запровадження електронних лікарняних. Поки що текст постанови не оприлюднений.

Що стосується Порядку № 328, то він врегулював організаційні аспекти запровадження Електронного реєстру листків непрацездатності (далі – е-реєстр ЛН), а саме, хто є володільцем даних цього реєстру, суб’єктами інформаційного обміну, що передбачає його ведення, перелік відомостей, які вносяться до нього тощо.

Тож, володільцем е-реєстр ЛН є ПФУ, який формує та веде даний реєстр. суб’єктами інформаційного обміну є МОЗ, Національна служба здоров’я України (НСЗУ), ПФУ, ФСС.

Ведення е-реєстру ЛН передбачає:

• оброблення в е-реєстрі ЛН інформації про листки непрацездатності та інформації, що надходить із джерел, визначених у пп.1-4 п.11 Порядку № 328;
• формування єдиного реєстраційного номера листка непрацездатності;
• пошук відомостей у е-реєстрі ЛН;
• внесення змін до записів е-реєстру ЛН, у т. ч. про реєстрацію нового листка непраце­здатності застрахованої особи, строк дії якого не закінчився;
• передання інформації між суб’єктами інформаційного обміну;
• формування повідомлень суб’єктам інформаційного обміну, застрахованим особам, страхувальникам;
• надання відомостей з Реєстру застрахованим особам, страхувальникам, особі, яка засвідчує тимчасову непрацездатність, уповноваженій особі, Держпраці;
• використання довідників і класифікаторів державних реєстрів, а також Міжнародної статистичної класифікації хвороб та споріднених проблем охорони здоров’я (МКХ-10) і Міжнародної класифікації первинної медичної допомоги (ICPC-2-E);
• функціонування порталу послуг для забезпечення доступу до інформації, що оброб­ляється в е-реєстрі ЛН, отримання відомостей з е-реєстру ЛН, періодичне оприлюднення інформації з е-реєстру ЛН.

Згідно п. 11 Порядку № 328 в е-реєстр ЛН формуватиметься як система накопичення, зберігання і використання електронних даних з використанням інформаційної інфраструктури Реєстру застрахованих осіб, а отже він стане його складовою частиною. Цей нюанс має бути врегульовано Законом України, який на сьогодні все ще залишається у формі законопроекту від 16.10.19 р. № 2275 під назвою «Про внесення змін до деяких законів України щодо стабілізації функціонування системи загальнообов’язкового державного соціального страхування».

В е-реєстр ЛН вноситимуть записи про тимчасову непрацездатність, які створені автоматично програмними засобами на підставі інформації, що надходитиме із:

• з електронної системи охорони здоров’я, – про медичні висновки, зареєстровані особами, що засвідчують тимчасову непрацездатність, або уповноваженими особами, в т. ч. відповідно до направлень медико-соціальних експертних комісій;
• від застрахованих осіб та/або страхувальників, – звернення (повідомлення, заяви) про тимчасову непрацездатність або відновлення працездатності застрахованих осіб у випадках, передбачених законодавством;
• з ФСС, – про результати перевірки обґрунтованості видачі і продовження ЛН застрахованим особам, суми допомоги, нарахованої і виплаченої на підставі ЛН, відмови в наданні застрахованій особі допомоги по тимчасовій непрацездатності;
• від страхувальників – про суми допомоги, які нараховано та виплачено на підставі ЛН, суми оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, про відмову в наданні допомоги у випадках, передбачених законодавством.

Інформація з е-реєстру ЛН, що містить відомості про реєстраційний номер облікової картки платника податків, період і причину непрацездатності, надаватиметься тільки:

• особі, якої ці відомості стосуються;
• страхувальнику (лише за період перебування найманої особи у трудових відносинах із ним).

Відповідно до п. 20 Порядку № 328 відомості з е-реєстру ЛН надаватимуться через електронні кабінети застрахованої особи та страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ, а також особі, яка засвідчує тимчасову непрацездатність, уповноваженій особі – через електронну систему охорони здоров’я у формі електронних копій документів про непрацездатність.

Щодо надання інформації з е-реєстру ЛН територіальними органами ПФУ – то вказані органи надаватимуть цю інформацію у паперовій формі як витяг за усним зверненням:

• застрахованій особі;
• батькам, опікуну, піклувальнику, іншому законному представнику, якщо застрахованою особою є неповнолітня або недієздатна особа чи особа, цивільна дієздатність якої обмежена;
• представнику застрахованої особи чи страхувальника.

Оприлюдненню підлягатиме інформація виключно в знеособленому вигляді. До такої належатимуть:

• номер ЛН, дата його відкриття, продовження, закриття, відомості щодо перевірки обґрунтованості його видачі (у разі проведення);
• кількість, причини, середня тривалість зареєстрованих ЛН за місяць, квартал, рік, за регіонами, закладами охорони здоров’я, особами, що засвідчили тимчасову непрацездатність;
• кількість необґрунтовано виданих і продовжених ЛН за місяць, квартал, рік, за регіонами, закладами охорони здоров’я, особами, що засвідчили тимчасову непрацездатність;
• кількість днів тимчасової непрацездатності за місяць, квартал, рік, за регіонами, страхувальниками;
• суми допомоги, що виплачені на підставі ЛН, за місяць, квартал, рік, за страхувальниками.

Е-реєстр ЛН не слід плутати із Реєстром застрахованих осіб. Ці реєстри будуть обмінюватися даними, проте залишатимуться відокремленими один від одного.

Що таке Реєстр застрахованих осіб

Реєстр застрахованих осіб – це система накопичення, збереження електронних даних на базі централізованих інформаційних технологій відповідно до вимог законодавства. Процедуру формування Реєстру, порядок надання й обміну інформацією з нього, зокрема довідок ОК-5 та ОК-7, визначено Положенням про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженим постановою правління ПФУ від 18.06.14 р. № 10-1 із змінами, внесеними постановою ПФУ від 27.03.18 р. № 8-1 (далі – Положення № 10-1).

Джерела формування Реєстру визначено у ст. 18 Закону від 08.07.10 р № 2464-VІ «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

У Реєстрі накопичується, зберігається, автоматично обробляється інформація про фізичних осіб, які підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню відповідно до законодавства, та інформація, необхідна для обчислення й призначення страхових виплат за видами загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Накопичена в Реєстрі інформація видаватиметься на запит страхувальникам і застрахованим особам.

Інформація з нього надається безоплатно ПФУ та його територіальними органами в паперовій та/або електронній формі.

Інформація з Реєстру може надаватися застрахованій особі в електронному вигляді після ідентифікації особи в базі даних вебпорталу електронних послуг ПФУ та за допомогою перевірочних кодів та коду підтвердження, що надаються застрахованій особі на вказану нею адресу електронної пошти та/або SMS-повідомленням.

У паперовому вигляді інформація надаватиметься у відділеннях ПФУ після пред’явлення документів, що посвідчують особу.

Інформація страхувальникам (роботодавцям) про працівників надається лише за період перебування працівника у трудових відносинах із страхувальником. Страхувальники можуть отримати довідки про своїх працівників в органах ПФУ в паперовому вигляді або зареєструватися на вебпорталі електронних послуг ПФУ та замовляти й отримувати довідки в електронному вигляді.

На практиці довідка за формою ОК-5 формується за будь-який період починаючи з 2000 року і містить відомості про суми заробітку для нарахування пенсії та страховий стаж. На підставі цієї довідки застрахована особа може проаналізувати свій страховий стаж та зарплату, яка в майбутньому буде використана для призначення пенсії.

Довідка за формою ОК-7 формується за період з 2011 року й містить відомості про фактичні суми заробітної плати, з якої сплачується ЄСВ (у межах максимальної величини), та страховий стаж.

Для нарахування виплат з тимчасової непрацездатності та у зв’язку з вагітністю та пологами тощо (зокрема, для підтвердження страхового стажу) надається довідка «Дані про трудовий та страховий стаж» (додаток 9), яка формується за весь період роботи застрахованої особи та відображає її загальний трудовий і страховий стаж.

Як бути з паперовим листком непрацездатності

Незважаючи на те що е-ЛН от-от увійде в обіг, як його заповнювати та які проблеми виникнуть у зв’язку з цим, поки що не зовсім зрозуміло. Тому на сьогодні видається та заповнюється листок непрацездатності у паперовій формі.

Згідно з чинним законодавством листок непрацездатності (далі – ЛН) – це багатофункціональний документ, який є підставою для звільнення від роботи у зв’язку з непрацездатністю та надання матеріального забезпечення застрахованим особам в разі тимчасової непрацездатності та вагітності й пологів.

Отже, цей документ засвідчує поважну причину відсутності працівника на робочому місці.

Бланк ЛН є документом суворого обліку, тому Правилами виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, затвердженими спільним наказом Мінфіну, СБУ, МВС від 25.11.93 р. № 98/118/740, висунуто жорсткі вимоги до його виготовлення.

Зразок паперового ЛН та Інструкцію про порядок його заповнення затверджено спільним наказом МОЗ, Мінпраці та соцполітики , ФССзТВП, ФСС від нещасних випадків від 03.11.04 р. № 532/274/136-ос/1406. Однак ця Інструкція регулює порядок заповнення ЛН лише в медичному закладі. Утім, наразі видається він усе ще закладами охорони здоров’я відповідно до Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженої наказом МОЗ від 13.11.01 р. № 455.

Для роботодавця порядок заповнення ЛН не визначено, тому це потребує роз’яснень.

Бланк ЛН являє собою аркуш, який має:

• лицьовий бік;
• зворотний бік.

Лицьовий бік складається з двох частин, розділених лінією відрізу:

• верхня частина;
• нижня частина.

Верхня частина лицьового боку є корінцем ЛН, який заповнюється та відривається лікуючим лікарем або молодшим медичним працівником з медичною освітою й залишається в закладі охорони здоров’я.

Нижня частина лицьового боку також заповнюється лікарем (молодшим медичним працівником з медичною освітою) лікувального закладу, видається непрацездатному (працівнику) та надходить до роботодавця після закінчення хвороби, тобто після виходу працівника на роботу.

Зворотний бік заповнюється за місцем роботи застрахованої особи. Складається він з чотирьох частин, що відділяються одна від одної суцільними паралельними лініями. Усі вони поділяються на дві половини, де зазначається, ким заповнюється відповідна частина, а саме:

• табельником (або уповноваженою на виконання цих робіт особою);
• працівником відділу кадрів (або уповноваженою на виконання цих робіт особою);
• комісією із соціального страхування (або уповноваженою особою, на яку покладено призначення допомоги);
• працівником бухгалтерії (або уповноваженою на виконання цих робіт особою).

Як заповнюється листок непрацездатності

Насамперед зазначимо, що записи до ЛН будь-якою особою (чи то лікарем, чи то працівником підприємства) мають вноситися розбірливим почерком, без помарок, синім, фіолетовим або чорним чорнилом, незалежно від місця та особи, яка його заповнює.

Лицьовий бік

Верхня частина (корінець)

Передусім зауважимо, що верхня частина лицьового боку ЛН (корінець) до підприємства не доходить. Цю частину варто уважно заповнювати та перевіряти саме працівникам лікувального закладу, адже про витрачання бланків цих документів вони повинні звітувати, здаючи корінці виданих ЛН.

Нижня частина

Нижня частина ЛН заповнюється лікарем, але роботодавець її отримує та має ретельно перевірити на відсутність помилок у ній.

Яка інформація міститься у ЛН та на що слід звернути увагу, розглянемо в табл. 1.

Таблиця 1. Заповнення лицьового боку ЛН

Зворотний бік

Зворотний бік бланка ЛН заповнюється за місцем роботи застрахованої особи (працівника).

Заповнення першої частини

Після закінчення хвороби та після виходу на роботу працівник надає ЛН табельнику (уповноваженій особі). Ним може бути і працівник відділу кадрів або служби персоналу, тобто особа, на яку покладено обов’язки щодо приймання та первинної обробки ЛН. До ЛН вносяться такі дані (табл. 2).

Таблиця 2. Заповнення першої частини зворотного боку ЛН

Заповнення другої частини

Після заповнення першої частини зворотного боку ЛН працівник відділу кадрів заповнює його другу частину (табл. 3).

Таблиця 3. Заповнення другої частини зворотного боку ЛН

Заповнення третьої частини

Після заповнення другої частини зворотного боку ЛН працівник відділу кадрів або уповноважена особа передає ЛН на розгляд комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства, повноваження якої визначено в розд. ІІІ Положення про комісію (уповноваженого) із соціального страхування підприємства, установи, організації, затвердженого постановою правління ФСС від 19.07.18 р. № 13. До її обов’язків належить:

• розгляд підстави та правильності видачі та заповнення ЛН лікувальним закладом;
• перевірка наявності всіх потрібних реквізитів (підписів лікарів, печатки закладу охорони здоров’я тощо);
• ухвалення рішення про призначення або відмову в призначенні допомоги з тимчасової непрацездатності;
• прийняття рішення про припинення (повністю або частково) її виплати;
• складання протоколу засідання комісії із соціального страхування підприємства з відображенням у ньому прийнятого рішення.

Тож у частині під назвою «Призначена допомога:» зазначаються такі відомості (табл. 4).

Таблиця 4. Заповнення третьої частини зворотного боку ЛН

Увага! Оскільки для оплати враховуються всі календарні дні, у тексті, де йдеться про робочі (календарні) дні, слово «робочих» дозволяється закреслити однією рискою.

Заповнення четвертої частини

Після заповнення третьої частини зворотного боку ЛН разом із протоколом засідання комісії (рішенням уповноваженого) із соціального страхування підприємства передається до бухгалтерії підприємства.

До складу четвертої частини входять дві таблиці:

• «Довідка про заробітну плату»;
• «Належить до виплати».

Таблиця «Довідка про заробітну плату» не заповнюється працівником бухгалтерії або уповноваженою на виконання цих робіт особою, оскільки бланк ЛН не відповідає нормам чинного законодавства (ним передбачено розрахунковий період тривалістю лише 6 місяців). Проте до нього можна додати розрахунок середньої заробітної плати за 12 місяців, засвідчений підписом керівника і головного бухгалтера та печаткою підприємства (лист ФСС від 20.07.16 р. № 2.4-46-1257).

Отже, цей документ, для надання йому юридичної сили й доказовості, повинен мати такі обов’язкові реквізити:

• назва підприємства, установи, від імені яких складено документ;
• назва документа (форми);
• дата і місце складання;
• зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному та вартісному вираженні);
• посади та прізвища осіб, відповідальних за дозвіл на здійснення господарської операції, за її проведення та складання первинного документа (п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88).

У четвертій частині зворотного боку саме ЛН вказується лише те, що в ньому наведено (табл. 5).

Таблиця 5. Заповнення четвертої частини зворотного боку ЛН

Як та ким вносяться виправлення до листка непрацездатності

Після надання працівником ЛН роботодавець має перевірити правильність його заповнення. Перед заповненням зворотного боку бланка листка ЛН особливо уважно слід перевірити заповнення нижньої його частини. У разі наявності помилок, допущених лікарем (молодшим медичним працівником з медичною освітою), в наданий ЛН мають бути внесені виправлення.

На практиці він повертається працівнику, який має звернутися до лікаря за місцем його видачі із проханням дописати відомості, яких не вистачає, або виправити помилки.

Якщо в тексті допущено помилки, має бути виконано його виправлення, що підтверджується записом «Виправленому вірити», підписом лікуючого лікаря та печаткою закладу охорони здоров’я «Для листків непрацездатності».

Увага! На бланку ЛН дозволяється не більше двох виправлень.