Що буде, коли головбух на підприємстві є, а інших бухгалтерів немає?

У чому полягає проблема: у багатьох роботодавців у штаті є посада головного бухгалтера, але немає підрозділу «Бухгалтерська служба» і посад інших бухгалтерів. Нещодавно з'явилися роз'яснення контролюючих органів про те, що головний бухгалтер не може працювати без створення бухгалтерської служби і підлеглих. Прочитавши ці роз'яснення, багато суб'єктів господарювання захвилювалися.

Чим допоможе рішення: ми пропонуємо варіанти документального оформлення єдиного бухгалтера, щоб у контролюючих органів не виникало зайвих запитань і не було приводів загрожувати вам штрафами.

Позиція держорганів і практика

Усіх цікавить, чи дійсно наявність тільки головбуха – це порушення і чи передбачені в такому разі штрафні санкції. Питання від головного бухгалтера Лариси Василенко (Запоріжжя), на які дає відповідь юрист Маргарита Майоренко.

Ситуація
У нас невелике підприємство, де є тільки директор і головний бухгалтер. Нещодавно прочитали інформацію про те, що посади «головний бухгалтер» у штаті не може бути, якщо на підприємстві немає бухгалтерської служби. У зв'язку із цим у нас виникли запитання, на які просимо відповісти:

• Це правда, що відсутність підлеглих у головбуха вважається порушенням?
• Чи буде штраф, якщо на підприємстві працює головний бухгалтер без бухгалтерської служби?
• Скільки мінімум підлеглих має бути у головного бухглатера?
• Чи можна створити бухгалтерську службу, посади в якій будуть вакантні?
• Чи може єдиний на підприємстві бухгалтер підписувати первинні документи і звітність, якщо в цих документах є графа «Головний бухгалтер»?

Почнемо з інформації, через яку у підприємств з'явилися запитання і побоювання.

• Мінсоцполітики і Мінфін неодноразово зазначали, що посада «головний бухгалтер» вводиться до штату тільки в разі створення на підприємстві бухгалтерської служби. Така думка, зокрема, міститься в листах:
• Мінсоцполітики від 13.11.17 р. № 21929/0/2-17/13 та від 17.01.18 р. № 28/0/22-18;
• Мінфіну від 30.06.17 р. № 35210-07-10/17419.

На обґрунтування своєї позиції ці держоргани наводять такі аргументи.

Аргумент 1

Згідно з ч. 4 ст. 8 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі – Закон № 996) однією з форм ведення бухгалтерського обліку на підприємстві є введення в штат посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером.

У законодавстві не передбачена така форма організації бухобліку, як уведення до штату підприємства посади головного бухгалтера без бухгалтерської служби. Із цього випливає, що коли на підприємстві немає бухгалтерської служби, то вести бухгалтерський облік повинен не голов­ний, а просто бухгалтер.

Аргумент 2

Кваліфікаційні вимоги до посади «головний бухгалтер» містяться в розд. 1 Випуску 1 Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.04 р. № 336. Так, головний бухгалтер здійснює:

• керівництво співробітниками бухгалтерського обліку підприємства;
• розподіляє між ними посадові завдання та обов'язки;
• ознакомлює цих співробітників з нормативно-методичними документами та інформаційними матеріалами, які стосуються їх діяльності, а також зі змінами в чинному законодавстві;
• забезпечує ведення бухобліку на підприємстві;
• забезпечує зберігання майна, раціональне та ефективне використання матеріальних, фінансових ресурсів тощо.

Крім того, згідно з Національним класифікатором ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженим наказом Держспоживстандарту від 28.07.10 р. № 327, професійна назва роботи «Головний бухгалтер» (код Класифікатора 1231) належить до професійної групи «Керівники фінансових, бухгалтерських, економічних, юридичних та адміністративних підрозділів». А це означає, що посада «головний бухгалтер» передбачає наявність підлеглих співробітників.

Якщо ж на підприємстві є головний бухгалтер без бухгалтерської служби, тоді штатний розпис необхідно змінити і замість головного бухгалтера призначити бухгалтера. На бухгалтера покладається виконання завдань і функціональних обов'язків бухгалтерської служби, у тому числі й обов'язків головбуха.

Чи так потрібно нам вносити до штатного розпису посаду бухгалтера замість посади головного бухгалтера?

На нашу думку, ви не зобов'язані це робити. Пояснимо чому.

По-перше, листи Мінфіну і Мінсоцполитіки не є нормативно-правовими актами. Вони носять інформаційний, рекомендаційний характер, а отже, не обов'язкові до застосування.

Крім того, наприклад, у листі від 17.01.18 р. № 28/0/22-18 (далі – Лист № 28) Мінсоцполітики говорить про необхідність введення посади бухгалтера певної категорії (не головбуха) у разі відсутності в штаті бухгалтерської служби. Проте це роз'яснення стосується бюджетних, а не комерційних організацій. Адже в Листі № 28 Мінсоцполітики посилається на Типове положення про бухгалтерську службу бюджетної організації, затверджене постановою КМУ від 26.01.11 р. № 59.

По-друге, на підставі ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

По-третє, у ч. 4 ст. 8 Закону № 996 сказано про необхідність створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером. Але там не сказано, що наявність підлеглих є умовою для того, щоб ввести до штату посаду головбуха. Отже, посади в бухгалтерській службі не обов'язково мають бути зайняті, вони можуть бути і вакантними.

По-четверте, ні Законом № 996, ні іншим нормативним актом не регулюється чисельність працівників у бухгалтерській службі. Отже, у ній може бути і один співробітник – головний бухгалтер, який виконує всі обов'язки бухгалтерської служби. Тим більше коли підприємство невелике, як у вас.

У типових первинних документах і звітності є графа «Головний бухгалтер». Хто повинен ставити підпис у цій графі, якщо на підприємстві один бухгалтер?

Це питання вирішує керівник, оскільки саме він організовує ведення бухобліку на підприємстві та несе відповідальність за його ведення. Отже, саме керівник повинен визначити, які обов'язки покладаються на єдиного бухгалтера і на яких документах той має право ставити свій підпис. Перелік обов'язків бухгалтера необхідно зафіксувати в розпорядчому документі по підприємству (наприклад, у посадовій інструкції, затвердженій наказом керівника).

Така позиція закріплена і в листі Мінфіну від 19.01.18 р. № 35210-07-10/1591.

Чи можуть покарати підприємство, якщо головний бухгалтер працює без під­леглих?

Ніякої відповідальності за таку практику в законодавстві не передбачено. Єдиний неприємний нюанс, який може виникнути в такому разі: зайві запитання з боку перевіряючих органів (наприклад, Держпраці). Проте будь-яких санкцій від них чекати не слід.

Рішення для тих, хто сумнівається

Зі сказаного вище зрозуміло, що підприємствам, у яких у штаті числиться тільки головбух без бухгалтерської служби і підлеглих, не варто переживати. Їх ніхто не покарає за наявність на підприємстві єдиного бухгалтера, який за посадою називається головним бухгалтером.

Проте якщо ви хочете уникнути зайвих запитань від перевіряючих, ви можете внести ті або інші зміни до штатного розпису.

Отже, зараз на вашому підприємстві у штаті числиться головний бухгалтер без бухгалтерської служби. Ви хочете змінити цю ситуацію.

Пропонуємо вам два варіанти дій, щоб ви могли перестрахуватися і відчувати себе спокійно.

Варіант 1

Можете створити окремий структурний підрозділ – бухгалтерську службу. Скільки в ньому буде передбачено посад і скільки з них будуть зайняті/вакантні, підприємство визначає самостійно.

Варіант 2

Можете внести зміни до штатного розпису: замість посади «головний бухгалтер» увести посаду «бухгалтер».

Проте хочемо попередити: такий варіант має підводні камені. Адже при переведенні співробітника на іншу посаду необхідно взяти до уваги обмеження, установлені в трудовому законодавстві, а саме:

• роботодавець може перевести співробітника на іншу посаду тільки з його згоди (абзац перший ст. 32 КЗпП);
• переведення на іншу посаду вважається істотною зміною умов праці. Про подальше переведення співробітника необхідно повідомити письмово за 2 місяці (абзац третій ст. 32 КЗпП). А якщо співробітник відмовляється від переведення на іншу посаду, його через 2 місяці можна звільнити на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП.

Висновки

Якщо на підприємстві числиться один головний бухгалтер без підлеглих, то згідно із законом це не є порушенням. Чинним законодавством не передбачені штрафні санкції за наявність у штаті посади головного бухгалтера без бухгалтерської служби або за наявність бухгалтерської служби, у якій усі посади – вакантні.

Проте щоб уникнути зайвих запитань від контролюючих органів, підприємство може внести зміни до свого штатного розпису, а саме:

• додати структурний підрозділ «бухгалтерська служба». Кількість посад у цьому підрозділі та кількість співробітників підприємство визначає самостійно;
• ввести до штату посаду бухгалтера замість посади головного бухгалтера. У цьому випадку перевести головбуха на посаду бухгалтера можна тільки з його згоди.