Что будет, если главбух на предприятии есть, а других бухгалтеров нет?

В чем состоит проблема: у многих работодателей в штате есть должность главного бухгалтера, но нет подразделения «Бухгалтерская служба» и должностей других бухгалтеров. Недавно появились разъяснения контролирующих органов о том, что главный бухгалтер не может работать без создания бухгалтерской службы и подчиненных. Прочитав эти разъяснения, многие субъекты хозяйствования забеспокоились.

Чем поможет решение: мы предлагаем варианты документального оформления единственного бухгалтера, чтобы у контролирующих органов не возникало лишних вопросов и не было поводов грозить вам штрафами.

Позиция госорганов и практика

Всех интересует, действительно ли наличие только главбуха – это нарушение и предусмотрены ли в таком случае штрафные санкции. Вопросы от главного бухгалтера Ларисы Василенко (Запорожье), на которые отвечает юрист Маргарита Майоренко.

Ситуация
У нас небольшое предприятие, где есть только директор и главный бухгалтер. Недавно прочитали информацию о том, что должности «Главный бухгалтер» в штате не может быть, если на предприятии нет бухгалтерской службы. В связи с этим у нас возникли вопросы, на которые просим ответить:

• Это правда, что отсутствие подчиненных у главбуха считается нарушением?
• Будет ли штраф, если на предприятии работает главный бухгалтер без бухгалтерской службы?
• Сколько минимум подчиненных должно быть у главного бухгалтера?
• Можно ли создать бухгалтерскую службу, должности в которой будут вакантны?
• Может ли единственный на предприятии бухгалтер подписывать первичные документы и отчетность, если в этих документах есть графа «Главный бухгалтер»?

Начнем с информации, из-за которой у предприятий появились вопросы и опасения.

• Минсоцполитики и Минфин неоднократно указывали, что должность «Главный бухгалтер» вводится в штат только в случае создания на предприятии бухгалтерской службы. Такое мнение, в частности, содержится в письмах:
• Минсоцполитики от 13.11.17 г. № 21929/0/2-17/13 и от 17.01.18 г. № 28/0/22-18;
• Минфина от 30.06.17 г. № 35210-07-10/17419.

В обоснование своей позиции эти госорганы приводят следующие аргументы.

Аргумент 1

Согласно ч. 4 ст. 8 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее – Закон № 996), одной из форм ведения бухгалтерского учета на предприятии является введение в штат должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером.

В законодательстве не предусмотрена такая форма организации бухучета, как введение в штат предприятия должности главного бухгалтера без бухгалтерской службы. Из этого следует, что если на предприятии нет бухгалтерской службы, то вести бухгалтерский учет должен не главный, а просто бухгалтер.

Аргумент 2

Квалификационные требования к должности «Главный бухгалтер» содержатся в разд. 1 Выпуска 1 Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Минтруда от 29.12.04 г. № 336. Так, главный бухгалтер осуществляет:

• руководство сотрудниками бухгалтерского учета предприятия;
• распределяет между ними должностные задания и обязанности;
• ознакомляет этих сотрудников с нормативно-методическими документами и информационными материалами, которые касаются их деятельности, а также с изменениями в действующем законодательстве;
• обеспечивает ведение бухучета на предприятии;
• обеспечивает хранение имущества, рациональное и эффективное использование материальных, финансовых ресурсов и т. д.

Кроме того, согласно Национальному классификатору ДК 003:2010 «Классификатор профессий», утвержденному приказом Госпотребстандарта от 28.07.10 г. № 327, профессиональное название работы «Главный бухгалтер» (код Классификатора 1231) относится к профессиональной группе «Руководители финансовых, бухгалтерских, экономических, юридических и административных подразделений». А это означает, что должность «Главный бухгалтер» подразумевает наличие подчиненных сотрудников.

Если же на предприятии есть главный бухгалтер без бухгалтерской службы, тогда штатное расписание необходимо изменить и вместо главного бухгалтера назначить бухгалтера. На бухгалтера возлагается исполнение задач и функциональных обязанностей бухгалтерской службы, в том числе и обязанностей главбуха.

Так нужно ли нам вносить в штатное расписание должность бухгалтера вместо должности главного бухгалтера?

По нашему мнению, вы не обязаны это делать. Объясним почему.

Во-первых, письма Минфина и Минсоцполитики не являются нормативно-правовым актами. Они носят информационный, рекомендательный характер, а значит, не обязательны к применению.

Кроме того, например, в письме от 17.01.18 г. № 28/0/22-18 (далее – Письмо № 28) Минсоцполитики говорит о необходимости введения должности бухгалтера определенной категории (не главбуха) в случае отсутствия в штате бухгалтерской службы. Однако это разъяснение касается бюджетных, а не коммерческих организаций. Ведь в Письме № 28 Минсоцполитики ссылается на Типовое положение про бухгалтерскую службу бюджетной организации, утвержденное постановлением КМУ от 26.01.11 г. № 59.

Во-вторых, на основании ч. 3 ст. 64 Хозяйственного кодекса предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

В-третьих, в ч. 4 ст. 8 Закона № 996 сказано о необходимости создания бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером. Но там не сказано, что наличие подчиненных является условием для того, чтобы ввести в штат должность главбуха. Значит, должности в бухгалтерской службе не обязательно должны быть заняты, они могут быть и вакантными.

В-четвертых, ни Законом № 996, ни другим нормативным актом не регулируется численность работников в бухгалтерской службе. Значит, в ней может быть и один сотрудник – главный бухгалтер, который выполняет все обязанности бухгалтерской службы. Тем более когда предприятие небольшое, как у вас.

В типовых первичных документах и отчетности есть графа «Главный бухгалтер». Кто должен ставить подпись в этой графе, если на предприятии один бухгалтер?

Этот вопрос решает руководитель, так как именно он организует ведение бухучета на предприятии и несет ответственность за его ведение. Значит, именно руководитель должен определить, какие обязанности возлагаются на единственного бухгалтера и на каких документах тот вправе ставить свою подпись. Перечень обязанностей бухгалтера необходимо зафиксировать в распорядительном документе по предприятию (например, в должностной инструкции, утвержденной приказом руководителя).

Такая позиция закреплена и в письме Минфина от 19.01.18 г. № 35210-07-10/1591.

Могут ли наказать предприятие, если главный бухгалтер работает без подчи­ненных?

Никакой ответственности за такую практику в законодательстве не предусмотрено. Единственный неприятный нюанс, который может возникнуть в таком случае: лишние вопросы со стороны проверяющих органов (например, Гоструда). Однако каких-либо санкций от них ожидать не следует.

Решение для сомневающихся

Из сказанного выше понятно, что предприятиям, у которых в штате числится только главбух без бухгалтерской службы и подчиненных, не стоит переживать. Их никто не накажет за наличие на предприятии единственного бухгалтера, который по должности называется главным бухгалтером.

Однако если вы хотите избежать лишних вопросов от проверяющих, вы можете внести те или иные изменения в штатное расписание.

Итак, сейчас на вашем предприятии в штате числится главный бухгалтер без бухгалтерской службы. Вы хотите изменить эту ситуацию.

Предлагаем вам два варианта действий, чтобы вы могли перестраховаться и чувствовать себя спокойно.

Вариант 1

Можете создать отдельное структурное подразделение – бухгалтерскую службу. Сколько в нем будет предусмотрено должностей и сколько из них будут заняты/вакантны, предприятие определяет самостоятельно.

Вариант 2

Можете внести изменения в штатное расписание: вместо должности «главный бухгалтер» ввести должность «бухгалтер».

Однако хотим предупредить: такой вариант имеет подводные камни. Ведь при переводе сотрудника на другую должность необходимо учитывать ограничения, которые установлены в трудовом законодательстве, а именно:

работодатель может перевести сотрудника на другую должность только с его согласия (абзац первый ст. 32 КЗоТ);

перевод на другую должность считается существенным изменением условий труда. О последующем переводе сотрудника необходимо уведомить письменно за 2 месяца (абзац третий ст. 32 КЗоТ). А если сотрудник отказывается от перевода на другую должность, его через 2 месяца можно уволить на основании п. 6 ст. 36 КЗоТ.

Выводы

Если на предприятии числится один главный бухгалтер без подчиненных, то по закону это не является нарушением. Действующим законодательством не предусмотрены штрафные санкции за наличие в штате должности главного бухгалтера без бухгалтерской службы либо за наличие бухгалтерской службы, в которой все должности – вакантны.

Однако чтобы избежать лишних вопросов от контролирующих органов, предприятие может внести изменения в свое штатное расписание, а именно:

• добавить структурное подразделение «бухгалтерская служба». Количество должностей в этом подразделении и количество сотрудников предприятие определяет самостоятельно;
• ввести в штат должность бухгалтера вместо должности главного бухгалтера. В этом случае перевести главбуха на должность бухгалтера можно только с его согласия.