Документирование на предприятии

Большая часть работы бухгалтеров связана с созданием, обработкой, проверкой, оценкой и хранением документов. Причем «жизнь» любого документа (первичного, распорядительного, по личному составу, информационно-справочного и т. п.) подчинена определенным правилам – для того чтобы они имели юридическую силу. Эти правила выработаны многолетней практикой делопроизводства и изложены в разных нормативно-правовых актах.

В данном спецвыпуске мы поговорим об основных требованиях к составлению и оформлению разнообразных документов, которые создаются на предприятии и используются в работе бухгалтера. Кроме того, здесь вы найдете образцы первичных, организационных и распорядительных документов. А еще узнаете, как организовать документооборот на предприятии.

Правила работы с первичными документами

Первичные документы – это фундамент для осуществления учета. Ведь согласно ч. 1 ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV именно они являются основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций. Кроме бухучета, первичные документы играют определяющую роль в налогообложении – п. 44.1 Налогового кодекса запрещает налогоплательщикам формировать показатели налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных первичными документами. Поэтому рассмотрим основные правила оформления и хранения таких документов.

Первичные документы: оформляем правильно

Справочник бухгалтера: правила работы с первичными документами

Типовые и специализированные формы первичных документов на сельхозпредприятиях

Проверяем первичные документы

Опоздавшая первичка: как отразить расходы

Правильно оформленные первичные документы помогут доказать реальность хозяйственных операций

Организация электронного документооборота на предприятии

Агросоветчик «Первичные документы в агросекторе»

Также загружайте типовые и специализированные формы из нашего сервиса «Формы бланки»

Организационно-распорядительная документация

Главный документ, на основании которого действует юридическое лицо, – его устав. Этот документ является сводом правил, регулирующий деятельность предприятий, учреждений, организаций, их взаимоотношения с другими предприятиями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной и хозяйственной деятельности.

Устав общества – и снова изменения: кого касаются и что делать

Риски при составлении нового Устава. Примеры документов

Новый Устав для ООО

Формирование уставного капитала ООО: правовые нюансы

Деятельность каждого предприятия, независимо от формы собственности, начинается с издания распорядительных документов. Чаще всего это приказы (на частном предприятии – распоряжения), главными из которых являются приказы по основной деятельности. В консультации рассмотрим порядок оформления приказов, их обязательные реквизиты.

Распорядительные документы: пример приказа по основной деятельности

Правовое положение работников предприятия регламентируется должностными инструкциями, которые устанавливают их функции, права, обязанности и ответственность. Тогда работник четко ориентируется на своем участке работы, а работодатель может предъявить ему претензии в случае ненадлежащего исполнения должностных обязанностей. В консультациях рассмотрен порядок разработки должностных инструкций.

Как правильно разработать должностные инструкции работников

Должностные инструкции: составляем правильно

Должностные инструкции бухгалтеров

Готовые образцы:

• Должностная инструкция для председателя фермерского хозяйства
• Должностная инструкция тракториста-машиниста сельскохозяйственного производства (управление машинами категории A)
• Должностная инструкция кассира

На каждом предприятии формируют штат работников. Численность работников по каждой должности и в каждом структурном подразделении, а также их должностные оклады должны быть закреплены в соответствующих документах. Об этих документах и идет речь далее.

Штатное расписание: разрабатываем и утверждаем

Вносим изменения в штатное расписание

Переименование юридического лица: оформление кадровых документов

Как составить правила внутреннего трудового распорядка

Имеет ли право инспектор по труду запрашивать копии документов

Готовые образцы:

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение об оплате труда (образец)
• Документальное оформление приема на работу по трудовому договору
• Порядок оформления совмещения должностей
• Документальное оформление введения норм труда

Все работодатели (и юрлица, и предприниматели) обязаны обеспечить наемным работникам безопасные и здоровые условия труда (ст. 13 Закона от 14.10.92 г. № 2694-XII). Для этого работодатель должен, прежде всего, разработать документы по охране труда на основании нормативных актов и типовых форм, действующих в этой сфере. В консультациях расскажем, какие основные документы по охране труда должны подготовить аграрии, чтобы не нарушить требования законодательства и избежать штрафных санкций.

Организация охраны труда на сельхозпредприятии

Проверяем документы по охране труда

Готовый обрацез:

• Положение о службе охраны труда

Работа с контрагентами

О важных аспектах заключения договоров с контрагентами и ведения претензионной работы на предприятии – в следующих публикациях.

Начало года – время анализировать договоры с контрагентами

Хозяйственно-претензионная деятельность: образцы документов

Договор не считается первичным документом для целей бухучета, так как он не подтверждает фактическое осуществление хозяйственных операций

Отсутствие ТТН не является основанием для признания сделки фиктивной при наличии других правильно оформленных первичных документов

Предприятие не обязано перепроверять достоверность документов контрагента при подписании договоров

Когда электронная переписка сторон не принимается во внимание

Готовые образцы:

• Зачет встречных однородных требований
• Претензия на взыскание долга с контрагента
• Исковое заявление о взыскании задолженности по договору поставки

Хранение и уничтожение документов

Первичные документы, учетные регистры и организационно-распорядительные документы следует должным образом хранить, чтобы при возникновении вопросов иметь возможность подтвердить хозоперацию. Но все имеет свой срок годности. Рассмотрим порядок хранения, архивации и уничтожения документов на предприятии.

Правильно храним, архивируем и уничтожаем документы

Хранение первичных документов

Сроки хранения бухгалтерской документации

Бухгалтерская документация трехлетней давности: уничтожать или нет?

Уничтожение документов: как правильно осуществить

Первичка трехлетней давности, не проверенная фискалами: уничтожать или нет?

Восстановление утраченных первичных бухгалтерских документов

Налоговая запрашивает документы, срок хранения которых истек