• Быстрый поиск надежных решений
    и практической информации

Uteka

Я ищу...

Где искать:

расширенный поиск
Получите доступ к более 2 миллионов готовых решений, публикаций и обзоров
Оформить
подписку

Распорядительные документы: пример приказа по основной деятельности

12.03.2019 13096 0 1

Документирование на предприятии


Акценты этой статьи:

  • виды распорядительных документов предприятия любой формы собственности;
  • требования к оформлению и наполнению приказа;
  • порядок внесения изменений в ранее изданный приказ;
  • образец приказа по основной деятельности предприятия.

Деятельность каждого предприятия, независимо от формы собственности, начинается с издания распорядительных документов. Чаще всего это приказы (на частном предприятии – распоряжения), главными из которых являются приказы по основной деятельности. В консультации рассмотрим порядок оформления приказов, их обязательные реквизиты, а также приведем образец приказа по основной деятельности.

Общие положения

Термин «приказ» не определен законодательством Украины, но в обычном понимании приказ – это распорядительный документ предприятия, учреждения, организации (далее – предприятие), который издается его уполномоченным лицом, как правило, директором.

Обращаем внимание! Приказы издаются всеми предприятиями независимо от их уровня, масштаба, специфики деятельности и формы собственности.

Впрочем, законодательство не устанавливает, какие виды приказов обязаны издавать частные и коммерческие предприятия. Поэтому собственной инструкцией по делопроизводству можно определить, какие приказы будут оформляться на вашем предприятии (виды, специфика и т. п.).

Для обобщения вероятных типовых документов, которые создаются во время документирования однотипных (общих для всех) управленческих функций, Минюстом издан приказ от 12.04.12 г. № 578/5, которым утвержден Перечень типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов (далее – Перечень № 578). Как видим, этим перечнем могут пользоваться и частные предприятия.

Согласно ст. 16 разд. І Перечня № 578 приказы подразделяются на три группы:

  • по основной деятельности;
  • кадровым вопросам (личному составу);
  • административно-хозяйственным вопросам.

Приказы по основной деятельности – самые главные среди прочих. Такой вывод вытекает из того, что документы в Перечне № 578 размещены по степени значимости их видов и вопросов (в логической последовательности) (п. 2.2 разд. ІІ), и именно эти приказы занимают первое место. Поэтому далее речь будет идти только о приказах по основной деятельности.

О чем издаются, где регистрируются

Приказы по основной деятельности издаются, в частности, по вопросам:

  • образования, реорганизации, ликвидации, переименования предприятия;
  • изменения вида деятельности;
  • утверждения уставов, положений, инструкций, правил, а также численности, структуры штатного расписания;
  • проведения аттестаций, обучений, тренингов работников;
  • внесения изменений во внутренние нормативно-правовые документы предприятия;
  • проведения мероприятий (учебных, праздничных и т. п.);
  • охраны труда;
  • определения ответственного лица за противопожарную безопасность на предприятии, эвакуацию и т. п.

Эти приказы подлежат регистрации в Журнале учета приказов по основной деятельности. Каждый вид приказов (например, приказы по кадровым вопросам) регистрируется в отдельном журнале.

Период регистрации приказов – календарный год. То есть приказы регистрируются в новом журнале от начала года по порядковому номеру. В конце года журнал завершается (проводится предельная линия и фиксируется общее количество приказов за год), а в начале следующего заводится новый. Таким образом, количество лет существования предприятия и журналов должно быть одинаковым.

Форма журналов не установлена, поэтому предприятие утверждает ее самостоятельно, включая в нее всю необходимую информацию. Обычно это дата и номер приказа, его суть, исполнитель и ответственное лицо (кому поручено выполнить приказ), срок выполнения (при наличии).

Каков срок хранения приказов по основной деятельности?

Приказы, как и Журналы регистрации этих приказов, сохраняются до ликвидации предприятия, то есть постоянно (ст. 16 разд. ІІ Порядка № 578). В случае ликвидации предприятия документы подлежат повторной экспертизе ценностей.

Следует знать! Приказы, касающиеся прав граждан, передаются на хранение по описи дел в местные архивные учреждения. Если таких учреждений на соответствующей территории нет, то документы передаются в государственные архивы, архивные отделы городских советов (п. 2.7 Порядка № 578).

Требования к оформлению приказа

Во время оформления приказов следует руководствоваться Национальным стандартом «Государственная унифицированная система документации» (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ДСТУ 4163-2003), утвержденным приказом Госпотребстандарта от 07.04.03 г. № 55 (далее – ДСТУ № 4163).

Приказ печатается на бланке предприятия, который используют для других переписок или разработан специально для приказов.

Если коротко, то созданию приказа предшествуют следующие действия:

1) инициатива структурного подразделения или поручение руководства подразделению подготовить проект приказа;

2) разработка проекта приказа;

3) визирование;

4) подпись у руководства;

5) ознакомление заинтересованных/задействованных подразделений или работников;

6) регистрация приказа в специальном журнале.

Что обязательно указывается в приказе по основной деятельности?

Приказ должен, в частности, содержать (п. 4.4 ДСТУ № 4163):

  • название предприятия в соответствии с учредительными документами. При желании ниже полного названия отдельной строкой можно указать сокращенное;
  • название вида документа – приказ;
  • дату составления. Указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год (например, «01.03.2019»). Разрешается приводить дату в обратной последовательности («2019.03.01»). Дату ставят ниже названия рядом с регистрационным индексом и в специально отведенном месте на бланке;
  • регистрационный индекс, то есть порядковый номер приказа. Номер разрешается комбинировать с индексом дела согласно номенклатуре дел предприятия, информацией об исполнителе и т. п.;
  • заглавие. Должно отвечать на вопрос: «О чем издается приказ? О ком? Или относительно чего?». Например: «Об утверждении положения о юридическом отделе»;
  • текст приказа. Должен содержать информацию, ради которой создается приказ. Обычно в начале текста делается ссылка на основание издания приказа (например, во исполнение пункта устава, закона, постановления КМУ, в целях установления должностных обязанностей и т. п.). Текст излагается сжато, грамотно, понятно, без повторов и употребления слов, которые не несут смысловой нагрузки. Количество пунктов в приказе определяется самостоятельно предприятием. При наличии приложений к приказу после текста пишется: «Приложения на __ стр.». Приложение должно содержать ссылку на реквизиты приказа (номер и дату);
  • подпись. Состоит из названия должности подписанта (на бланке предприятия должность указывается сокращенно), личной подписи, инициалов и фамилии. Например: «Директор (подпись) О. В. Михайленко». Подпись размещают после текста документа или под отметкой о наличии приложений. Если подписантов несколько, то подписи располагают одну под другой исходя из подчиненности.

Кроме реквизитов составляющей приказа является визирование. На стадии подготовки/разработки приказа его содержание подлежит внутреннему визированию службами предприятия. То есть до того, как передать приказ на подпись руководству, его согласовывают с разными структурными подразделениями. Порядок визирования следует прописать в инструкции по делопроизводству предприятия. Обычно устанавливают, что все приказы по основной деятельности визируются в бухгалтерском и юридическом отделах, в других случаях – по необходимости.

Помните: визу размещают ниже подписи руководителя на лицевой или обратной стороне последнего листа приказа (п. 5.25 ДСТУ № 4163).

Нужно ли ознакомлять с приказом лиц, которых он касается?

Да, руководителей и работников, которых касается приказ (то есть когда о подразделении упоминается в приказе или подразделению поручено выполнить определенное действие), обязательно ознакомляют с ним под подпись. На обратной стороне приказа пишут фразу «С приказом ознакомлен», должность и инициалы сотрудника. После ознакомления работник ставит подпись и дату.

Заметим, что когда на предприятии много сотрудников, то, чтобы сэкономить время, с приказом можно ознакомить только руководителей структурных подразделений. Тогда на них возлагается обязанность довести до сведения подчиненных суть и задачи приказа.

Как вносятся изменения в приказ по основной деятельности?

Для этого издается другой приказ о внесении изменений в существующий. То есть алгоритм действий такой же – разработка проекта приказа, визирование, подпись у руководства, регистрация в журнале.

Причинами внесения изменений могут быть:

  • принятие нового законодательства, которое касается деятельности предприятия;
  • вынужденное изменение внутреннего порядка;
  • необходимость в уточнении/исключении пунктов положений или инструкций предприятия;
  • прекращение действия нормативного документа (закона, постановления, указа и т. п.), которое предусматривает прекращение действия определенного приказа.

К сведению: для внесения изменений в приказ глобальное событие не нужно – руководство имеет право по собственному усмотрению откорректировать принятые ранее решения.

Приведем образец приказа по основной деятельности.

Образец

Товариство з обмеженою відповідальністю «Жовтень»

Наказ

№ 22

01.03.19 р.

Про затвердження та введення в дію інструкції з охорони праці

Відповідно до ст. 18 Закону від 14.10.92 р. № 3694-XII «Про охорону праці» та з метою забезпечення працівників знаннями з охорони праці НАКАЗУЮ:

1. Затвердити та ввести в дію з 01.03.19 р. інструкцію з охорони праці (додається до наказу) [додатки не публікуються. – Ред.].

2. Начальнику відділу охорони праці Самойленко М. М. провести інструктаж з усіма працівниками підприємства у строк до 20.03.19 р.

3. Начальнику відділу діловодства Хмелюк І. В. розмістити інструкцію у загальному доступі в коридорі офісу підприємства.

4. Начальнику відділу діловодства Хмелюк І. В. довести до відома та ознайомити з наказом під підпис усіх працівників без винятку.

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Додатки на 5 аркушах.

Директор          (підпис)              О. Д. Зайчук

Выводы

Процедура издания приказа состоит из нескольких этапов: разработка проекта приказа, визирование, подпись у руководства, регистрация в журнале приказов по основной деятельности. Каждый вид приказов регистрируется в отдельном журнале с начала года. Приказ печатается на бланке предприятия для всех переписок или на специально разработанном для приказов бланке. В приказе обязательно указываются: название предприятия, дата составления, название документа (приказ), его порядковый номер, заглавие, текст и подпись.

На стадии подготовки содержание приказа подлежит внутреннему визированию службами предприятия (юридическим и бухгалтерским отделом и т. п.). То есть до передачи приказу на подпись руководству его согласовывают со специалистами на предмет соблюдения требований законодательства и других аспектов. Порядок визирования следует прописать в инструкции по делопроизводству предприятия. Визу размещают ниже подписи руководителя на лицевой или оборотной стороне последнего листа приказа. Также с приказом знакомят под подпись работников, привлеченных к его реализации/выполнению.

Зразок.doc

Скачать

Комментарии к материалу

Оформить подписку на раздел «Агро»

Надежные решения по бухучету, налогам и праву

2936 грн. / год

Купить

Лучшие материалы