Налоговая запрашивает документы, срок хранения которых истек

Ситуация. На предприятие поступил запрос от налоговой с просьбой представить документы по операциям с контрагентом, в частности документы на поставку товара в период с мая по ноябрь 2017 года (договор поставки, спецификации, акты приемки-передачи товара).

Вопрос. Правомерен ли такой запрос? Ведь срок хранения запрошенных документов истек. Как предприятию следует ответить налоговикам в такой ситуации?

Краткий ответ. Предприятие вправе не подавать в налоговую документы, срок хранения которых действительно истек. Однако есть ряд нюансов, о которых стоит знать. И мы вам расскажем о них в данной консультации.

Когда запрос от налоговиков является правомерным?

Давайте уточним, какую информацию могут запросить налоговики в принципе. В пп. 20.1.2 Налогового кодекса (далее – НК) сказано, что налоговые органы имеют право в порядке и на основаниях, определенных законом, получать безвозмездно от налогоплательщиков справки, копии документов, заверенные подписью плательщика или его должностным лицом и скрепленные печатью (при наличии):

• о финансово-хозяйственной деятельности, полученных доходах, расходах налогоплательщиков и другую информацию, связанную с исчислением и уплатой налогов, сборов, платежей;
• о соблюдении требований законодательства, контроль за исполнением которого возложен на налоговые органы, а также финансовую и статистическую отчетность.

Перечень оснований, при наличии которых налоговики вправе обращаться к налогоплательщикам с письменными запросами о предоставлении указанной информации, приведен в ст. 73 НК. Например, таким основанием является проведение встречной сверки (пп. 5 п. 73.3 НК). Также в ст. 73 НК изложен порядок направления налоговым органом таких запросов.

Кроме того, эти правоотношения регламентируются Порядком периодического представления информации органам государственной налоговой службы и получения информации указанными органами по письменному запросу, утвержденным постановлением КМУ от 27.12.10 г. № 1245 (далее – Порядок № 1245). Перечень оснований для направления налогового запроса приведен в п. 12 этого Порядка.

Существует ли исчерпывающий перечень информации, которую налоговый орган вправе запросить у налогоплательщика?

Нет, такой перечень законом не установлен. Однако запрашиваемая информация должна быть связана с финансово-хозяйственной деятельностью налогоплательщика и затрагивать вопросы налогового, валютного законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на налоговые органы. При этом в запросе должно быть конкретизировано, какая именно информация и какой вид документов интересует налоговую (приведен исчерпывающий перечень запрашиваемых документов).

Как должен быть оформлен запрос?

Требования к оформлению запроса приведены в п. 73.3 НК. Убедитесь, что в запросе:

• стоит подпись руководителя (его заместителя или уполномоченного лица) налогового органа;
• названы основания для направления запроса (со ссылками на нормы законодательства);
• приведены перечень запрашиваемой информации и перечень документов, которые необходимо представить;
• имеется оттиск печати налогового органа.

В какие сроки нужно ответить на запрос?

После получения запроса налогоплательщик обязан подать запрошенную информацию и документы:

• в общем случае – в течение 15 рабочих дней;
• в случае проведения встречной сверки – в течение 10 рабочих дней в электронном или бумажном виде по выбору налогоплательщика (п. 73.3 НК).

Указанный срок отсчитывается со дня, следующего за днем получения запроса.

Согласно п. 52⁸ подразделе. 10 разд. ХХ НК временно, на период по последний календарный день месяца (включительно), в котором завершается действие карантина, останавливается течение сроков, установленных, в частности ст 73 и 78 НКУ о предоставлении налогоплательщиками ответов на запросы контролирующих органов (кроме запросов контролирующих органов относительно законности декларирования заявленного к возмещению из бюджета НДС и / или отрицательного значения по НДС), поступивших (поступят) налогоплательщикам по последний календарный день месяца (включительно), в котором завершается действие карантина. С первого календарного дня месяца, следующего за месяцем, в котором завершается действие карантина, течение сроков, которые останавливались, продолжается с учетом времени, прошедшего в такой остановки.

Что произойдет, если предприятие не ответит на запрос, в котором запрошены документы с истекшим сроком хранения?

Даже если срок хранения запрошенных документов истек, не советуем оставлять такой запрос без ответа. Ведь в случае игнорирования запроса к вам могут прийти с внеплановой проверкой на основании пп. 78.1.1 НК. Напомним, срок ответа из ст. 78 ПК (при встречной сверке - 10 дней) приостанавливается на срок карантина. К тому же, внеплановые проверки на период карантина запрещены, но часть из них выведена из-под действия моратория постановлением КМУ от 03.02.21 г. № 89.

Также в данном случае следует прежде всего убедиться, что предприятие правомерно не должно хранить эти запрашиваемые документы (подробнее о сроках хранения см. ниже). А затем подготовить ответ налоговому органу, в котором указать на данное обстоятельство.

Сколько времени нужно хранить документы?

Согласно п. 44.3 НК, первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовой отчетности и другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, должны храниться на предприятии не менее 1 095 дней со дня подачи налоговой отчетности, а если отчетность не подавалась, тогда с последнего дня срока для ее подачи, предусмотренного НК. Для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на ГНС, - не менее 1095 дней со дня совершения соответствующей хозяйственной операции (для разрешительных документов - не менее 1095 дней со дня окончания срока их действия). Для документов трансфертного цинообразования - не менее 2555 дней.

Важно! Предусмотренные п. 44.3 НК сроки хранения документов продлеваются на период приостановления отсчета срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 НК. А среди таких случаев и приостановления проверок через мораторий, введенный законом. Поэтому на период карантина (действия моратория на проверки) срок хранения первичных документов, регистров бухучета и финотчетности продолжается (ИНК ГНСУ от 02.07.21 г. № 2606/ІПК/99-00-04-03-03-09). Таким образом, скажем, для документов 2017 года срок давности (1095 дней плюс срок моратория на проверки через карантин) еще не истек для целей проверки годовой отчетности по налогу на прибыль.

Дополнительные требования к хранению первичных документов предусмотрены Перечнем типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578).

С какого момента следует исчислять срок хранения документа?

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения дела делопроизводством. Например, если предприятие подшило в дело (папку) документы за 2017 год (датированные с 1 января по 31 декабря), то годом завершения дела делопроизводством будет 2017-й. А срок хранения такого дела начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Но по п. 44.3 НК с учетом ст. 102 НКУ - с предельной даты представления отчетности, составленной на основе таких документов. Например, предельная дата представления декларации по налогу на прибыль за 2017 год - 1 марта 2018 года, следовательно, со следующей даты и отчисляли бы срок давности. И если бы не карантин уничтожить такие документы можно было бы начиная со 2 марта 2021 года - при условии, что такие документы уже были предметом налоговой проверки. Но поскольку карантин продлил срок хранения, уничтожать документы 2017 пока нельзя. А вот за 2016 - возможно, если период уже проверялся контроллерами!

Как видите, уничтожать первичные документы, датированные 2017 годом, нельзя до тех пор, пока не истечет срок давтости, продленный карантином (а точнее мораторием на проверки)  и не будет проведена проверка за указанный период.  И по запросу налоговой вы обязаны их представить. Правда и срок предоставления продлен через карантин.

Что может произойти, если не будет первичных документов, которые запрашивает налоговая?

Самым безобидным последствием может быть штраф в размере 1 020 грн на основании п. 121.1 НК (за необеспечение хранения первичных документов учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других доку­мен­тов по во­про­сам исчисления и уплаты налогов и сборов).

Серьезное последствие – доначисление налоговых обязательств. Также налоговые органы могут инициировать возбуждение уголовного дела по ст. 357 Уголовного кодекса – за умышленное уничтожение либо сокрытие документов на предприятии, если такое действие совершено в корыстных целях.

Кроме того, неправомерно уничтоженные документы необходимо будет восстановить в течение 90 календарных дней после выявления факта их уничтожения (п. 44.5 НК). Для восстановления документов придется побегать и попотеть, а именно:

• обратиться в налоговый орган, органы статистики и т. д. для получения копий отчетности, поданной туда за предыдущие периоды;
• обратиться в обслуживающие банки с просьбой выдать дубликаты выписок по текущим счетам предприятия;
• направить контрагентам письменные запросы с просьбой оформить дубликаты расходных и приходных накладных, актов выполненных работ (оказанных услуг);
• если утрачены документы, выданные государственными органами, – обратиться в эти органы с соответствующими заявлениями о выдаче дубликатов.

Как ответить на запрос?

Типовой формы для ответа не предусмотрено, поэтому отвечать следует в произвольной форме. При этом ваш ответ должен содержать (п. 15 Порядка № 1245):

• номер и дату запроса налогового органа, на который вы отвечаете;
• информацию, которая запрашивалась. Если в запросе было требование представить определенный перечень документов, к ответу следует приложить копии этих документов.

Образец ответа на запрос налоговой мы приводим ниже (допустим, спрашивают документы 2016 года, который уже проверялся):

Образец

Как поступить, если предприятие уничтожило документы, запрашиваемые налоговым органом, в связи с тем, что истек срок их хранения и по ним была проведена налоговая проверка?

В таком случае рекомендуем приложить к ответу акт об изъятии и уничтожении документов и дать на него ссылку в своем ответе.

На письменный запрос органа ГНС субъект хозяйствования в письменной форме (письмом) предоставляет информацию (документальное подтверждение) в соответствии со ст.ст. 73, 78 НК в общеустановленном порядке, в один из следующих способов:

• лично налогоплательщиком или уполномоченным на это лицом;
• направляется по почте с уведомлением о вручении и с описью вложения;
• в меню «Листування з ДПС» частной части Электронного кабинета в формате pdf (ограничение 2 МБ).

Выводы

Получив письменный запрос от налогового органа, прежде всего проверьте правильность его оформления и обоснованность направления. И не оставляйте запрос без ответа, это не в интересах налогоплательщика. Общий срок хранения первичных документов составляет не менее 1 095 дней – при условии, что налоговым органом была проведена проверка по этим документам. Мораторий на проверки из-за карантина продлил срок хранения документов. Незаконное уничтожение первичных документов может повлечь за собой ряд неприятных последствий для субъекта хозяйствования – от финансовых санкций и доначисления налоговых обязательств до привлечения к уголовной ответственности (при наличии в действиях СХ состава преступления).