• Быстрый поиск надежных решений
    и практической информации

Uteka

Я ищу...

Где искать:

расширенный поиск
Получите доступ к более 2 миллионов готовых решений, публикаций и обзоров
Оформить
подписку

Восстановление утраченных первичных бухгалтерских документов

15.07.2019 241 0 0

Как восстановить утраченные бухгалтерские документы


В консультации расскажем, как действовать в случае выявления факта утраты или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов, а также как и в какие сроки их следует восстановить.


Алгоритм действий при утере документов

Порядок действий в случае выявления утери или уничтожения бухгалтерских документов определен Положением № 88 и п. 44.5 НК.

В первую очередь руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и своим приказом назначает комиссию, которая устанавливает, какие именно документы отсутствуют, и выясняет причины их пропажи или уничтожения. Результаты работы комиссии оформляются актом (п. 6.10 Положения № 88).

Кроме того, согласно п. 44.5 НК в течение 5 дней с момента выявления факта утраты документов необходимо уведомить об этом орган ГФС.

Рассмотрим пошагово порядок действия предприятия при утере документов.

Шаг 1. Обращение в правоохранительные органы

При выявлении факта пропажи документов руководитель предприятия:

  • либо вызывает полицию для осмотра места происшествия и составления протокола (ст. 103, 104 УПК);
  • либо самостоятельно обращается в правоохранительные органы и сообщает о произошедшем. Для этого он подает заявление в письменном виде о совершении уголовного правонарушения в отношении предприятия (кража документов, умышленная порча документов и т. п.) с указанием всех обстоятельств дела. На втором экземпляре заявления представитель органа внутренних дел делает отметку о его получении.

В соответствии со ст. 60 УПК предприятие вправе, в частности, получить от органа, в который было подано заявление, документ, подтверждающий его принятие и регистрацию.

Шаг 2. Создание комиссии и ее задачи

Для установления факта утери документов необходимо провести служебное расследование. Для этого руководитель предприятия издает приказ (см. образец 1), которым уполномочивает комиссию на проведение расследования.

Образец 1

<...>

Товариство з обмеженою відповідальністю «Марс»

Наказ № 65

20.05.19 р.

м. Київ

Про створення комісії для проведення службового розслідування

У зв’язку з виявленням факту нестачі первинних документів за IV квартал 2017 року НАКАЗУЮ:

1. Створити комісію для проведення службового розслідування з установлення причин пропажі первинних документів за IV квартал 2017 року у складі:

Голова комісії – заступник директора Слісаренко Ігор Андрійович.

Заступник голови комісії – начальник служби безпеки Іванченко Сергій Володимирович.

Члени комісії:

  • головний бухгалтер Жолуденко Людмила Павлівна;
  • бухгалтер Панченко Ірина Юріївна;
  • начальник відділу кадрів Марченко Марина Сергіївна.

2. Комісії у строк до 28.05.19 р. провести службове розслідування за фактом пропажі первинних документів за IV квартал 2017 року.

Директор ТОВ «Марс» (підпис) А. А. Даниленко

З наказом ознайомлені:

Заступник директора ТОВ «Марс»  (підпис)   І. А. Слісаренко

Начальник служби безпеки   (підпис)   С. В. Іванченко

Головний бухгалтер   (підпис)   Л. П. Жолуденко

Бухгалтер   (підпис)   І. Ю. Панченко

Начальник відділу кадрів   (підпис)   М. С. Марченко

<...>

В приказе необходимо указать должности и Ф. И. О. членов комиссии. Кто должен входить в состав такой комиссии, законодательством не определено. Как правило, комиссия формируется из нескольких человек, при возможности в ее состав следует включить представителей службы безопасности предприятия. Также для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Комиссия должна установить:

  • обстоятельства, при которых произошла утеря документов (время, место, способ);
  • виновных в совершении деяния лиц;
  • причины и условия, которые привели к утере документов;
  • перечень отсутствующих документов.

Шаг 3. Уведомление органа ГФС о пропаже документов

В случае утраты первичных документов налогоплательщик должен уведомить об этом орган ГФС по основному месту учета, подав заявление в произвольной форме (см. образец 2) за подписью главного бухгалтера и руководителя. В заявлении следует указать:

  • дату утраты документов или установления этого факта;
  • обстоятельства, при которых документы были утрачены;
  • перечень утраченных документов (при возможности);
  • конкретные реквизиты утраченных документов (если возможно, указать номер, дату, кем выдан).

Также к заявлению нужно приложить:

  • копии документов, подтверждающих обстоятельства, при которых документы были утрачены (например, копию справки территориального органа МЧС, справки правоохранительного органа о хищении имущества и т. д.) – при наличии;
  • копию акта комиссии, если к моменту направления заявления в орган ГФС он уже составлен.

Заявление следует подать в течение 5 дней с момента выявления факта утраты (потери, повреждения, досрочного уничтожения) документов (п. 44.5 НК).

Образец 2

<...>

Начальнику Шевченківської державної податкової інспекції

Шевченківського управління Головного управління ДФС у Дніпропетровській області

49061, Дніпропетровська область, м. Дніпро просп. Богдана Хмельницького, буд. 25

Товариство з обмеженою відповідальністю «Марс»

код ЄДРПОУ 153685247

02358, м. Дніпро, площа Героїв Майдану, буд. 86

тел. + 38(056) 788-00-00

е-mail: mars1@gmail.com

Заява

про втрату первинних документів

ТОВ «Марс» відповідно до вимог п. 44.5 Податкового кодексу повідомляє про те, що станом на 20.05.19 р. зникли первинні документи за ІV квартал 2017 року, а саме:

  • накази з основної діяльності підприємства;
  • документи з нарахування заробітної плати;
  • договори і всі договірні документи (специфікації, додаткові угоди до договорів) підприємства;
  • акти виконаних робіт і акти наданих послуг.

На цей час на підприємстві проводиться службове розслідування за фактом пропажі первинних документів за ІV квартал 2017 року.

Директор ТОВ «Марс»   (підпис)   А. А. Даниленко

<...>

К сведению: если утрата документов произошла, например, в результате пожара, то на это указывается в заявлении и прилагается справка, выданная МЧС.

Заявление с прилагаемыми к нему документами можно:

  • либо отнести прямо в налоговую. При этом первый экземпляр остается в налоговой, а на втором должна быть проставлена отметка о его получении;
  • либо направить туда заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись вложения, заверенная подписью работника почты и печатью почтового отделения, подтвердит, что в адрес налоговой инспекции направлено заявление об утрате документов. А уведомление о вручении засвидетельствует факт получения органом ГФС такого заявления.

Шаг 4. Оформление результатов работы комиссии

Результаты работы комиссии оформляются актом, составленным в произвольной форме, с описанием всех действий, предпринятых для расследования причин утраты документов. Акт утверждается руководителем предприятия.

Шаг 5. Направление копии акта налоговому органу

Копия акта направляется в орган ГФС в 10-дневный срок с момента его составления. На практике этого шага может и не быть, если на этапе уведомления налоговой о произошедшей утере документов (см. шаг 3) предприятие уже проведет служебное расследование и комиссия составит акт (т. е. акт будет направлен вместе с уведомлением).

Восстановление документов

Восстановить утраченные документы необходимо в течение 90 календарных дней после уведомления органа ГФС об их утере (п. 44.5 НК). Как именно это сделать, законодательство не уточняет.Исходя из практики, можно предпринять следующие действия:

  • обратиться в обслуживающие банки с просьбой выдать дубликаты выписок по текущим счетам предприятия;
  • если утрачены договоры – оформить их новые экземпляры (или заверенные копии, если невозможно оформить новый экземпляр договора вместо утраченного), обратившись к контрагентам;
  • таким же образом оформить дубликаты расходных и приходных накладных, актов выполненных работ (оказанных услуг), обратившись с письменными запросами к контрагентам;
  • если утрачены документы, выданные государственными органами, – обратиться в эти органы с соответствующими заявлениями о выдаче их дубликатов;
  • получить в органе ГФС, статистики и т. д. копии отчетности, поданной туда за предыдущие периоды.

Ответственность за невыполнение требований по хранению документов

Невыполнение требований по хранению документов для предприятия и его должностных лиц может обернуться финансовой, административной и/или уголовной ответственностью.

Финансовая ответственность. Налоговые органы вправе применить к налогоплательщику штраф в размере 510 грн. на основании п. 121.1 НК – за необеспечение хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов. Штраф за повторное такое нарушение в течение года составит 1 020 грн.

Административная ответственность. На должностных лиц предприятия, ответственных за сохранность первичных документов, могут быть наложены штрафы на основании:

  • ст. 1631 КУоАП – за нарушение порядка ведения налогового учета в размере от 5 до 10 НМДГ (от 85 до 170 грн.), а при повторном таком правонарушении в течение года – в размере от 10 до 15 НМДГ (от 170 до 255 грн.);
  • ст. 1642 КУоАП – за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и отражение недостоверных данных в финансовой отчетности в размере от 8 до 15 НМДГ (от 136 до 255 грн.), а при повторном подобном правонарушении в течение года – в размере от 10 до 20 НМДГ (от 170 до 340 грн.).

Уголовная ответственность. За умышленное уничтожение либо сокрытие документов на предприятии, если такое действие совершено в корыстных целях, к правонарушителю (должностному лицу) применяется уголовная ответственность в виде штрафа в размере до 50 НМДГ (до 850 грн.) либо ограничения свободы на срок до 3 лет (ст. 357 УК). Если такое действие привело к нарушению работы предприятия, виновнику грозит штраф в размере до 70 НМДГ (до 1 190 грн.), либо ограничение свободы на срок до 3 лет, либо лишение свободы на срок до 3 лет.

Ответственность за занижение налогов и сборов на сумму операций, не подтвержденных первичными документами. Если предприятие не восстановит в срок первичные документы, это может обернуться негативными налоговыми последствиями. Предприятие не будет иметь права ни на налоговый кредит, ни на налоговые расходы по операциям, не подтвержденным необходимыми первичными документами.

Выводы

В случае утраты первичных документов (пожар, кража и т. п.) предприятие должно уведомить об этом орган ГФС, направив заявление в произвольной форме за подписью главного бухгалтера и руководителя. В заявлении нужно указать обстоятельства утери документов, когда и за какой период они утрачены и привести их общий перечень. Уведомить ГФС следует в течение 5 дней с момента выявления факта утраты. Также следует обратиться в правоохранительные органы. Кроме того, на предприятии создается комиссия для проведения служебного расследования, которая устанавливает, какие именно документы отсутствуют, и выясняет причины их пропажи или уничтожения. Результаты работы комиссии оформляются актом. Восстановить утраченные документы необходимо в течение 90 календарных дней после уведомления органа ГФС об их утрате. За невосстановление документов предприятие может не только подвергнуться финансовым санкциям, но и лишиться права на налоговый кредит и налоговые расходы по операциям, не подтвержденным первичными документами.

Зразок1.docx

Скачать

Зразок2.docx

Скачать

Комментарии к материалу

Оформить подписку на раздел «Коммерция»

Надежные решения по бухучету, налогам и праву

2268 грн. / год

Купить

Лучшие материалы