Утеря и восстановление первичных документов: пошаговая инструкция + образцы

Утеря первичных документов может быть связана с небрежностью лиц, ответственных за хранение документов, кражей, природными катаклизмами (пожар, наводнение и т. д.), а также боевыми действиями. Налогоплательщик обязан проинформировать об этом налоговую и заняться восстановлением документов. Как это сделать, читайте в статье.

Алгоритм действий при утере документов

Порядок действий в случае выявления утери или уничтожения бухгалтерских документов определен и п. 44.5 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ) и Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.1995 № 88 (далее – Положение № 88)

В первую очередь руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и своим приказом назначает комиссию, которая устанавливает, какие именно документы отсутствуют, и выясняет причины их пропажи или уничтожения. Результаты работы комиссии оформляются актом (п. 6.10 Положения № 88).

Кроме того, согласно п. 44.5 НКУ в течение 5 дней с момента выявления факта утраты документов необходимо уведомить об этом орган ГНС.

Рассмотрим пошагово порядок действия предприятия при утере документов.

Шаг 1. Обращение в правоохранительные органы

При выявлении факта пропажи документов руководитель предприятия:

• либо вызывает полицию для осмотра места происшествия и составления протокола (ст. 103, 104 Уголовного процессуального кодекса Украины, далее – УПКУ);
• либо самостоятельно обращается в правоохранительные органы и уведомляет о произошедшем. Для этого он подает заявление в письменном виде о совершении уголовного правонарушения в отношении предприятия (кража документов, умышленная порча документов и т. п.) с указанием всех обстоятельств дела. На втором экземпляре заявления представитель органа внутренних дел делает отметку о его получении.

В соответствии со ст. 60 УПКУ предприятие вправе, в частности, получить от органа, в который было подано заявление, документ, подтверждающий его принятие и регистрацию.

Шаг 2. Создание комиссии и ее задачи

Для установления факта утери документов необходимо провести служебное расследование. Для этого руководитель предприятия издает приказ (см. образец 1), которым уполномочивает комиссию на проведение расследования (п. 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 № 88, далее – Положение № 88).

Образец 1. Приказ о создании комиссии для служебного расследования

В приказе необходимо указать должности и имя и фамилию членов комиссии. Кто должен входить в состав такой комиссии, законодательством не определено. Как правило, комиссия формируется из нескольких человек, при возможности в ее состав следует включить представителей службы безопасности предприятия. Также для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Комиссия должна установить:

• обстоятельства, при которых произошла утеря документов (время, место, способ);
• виновных в совершении деяния лиц;
• причины и условия, которые привели к утере документов;
• перечень отсутствующих документов.

Шаг 3. Уведомление органа ГНС о пропаже документов

В случае утери первичных документов налогоплательщик должен уведомить об этом орган ГНС по основному месту учета, подав заявление в произвольной форме (см. образец 2) за подписью главного бухгалтера и руководителя. В заявлении следует указать:

• дату утери документов или установления этого факта;
• обстоятельства, при которых документы были утрачены;
• перечень утраченных документов (при возможности);
• конкретные реквизиты утраченных документов (если возможно, указать номер, дату, кем выдан).

Также к заявлению нужно приложить:

• копии документов, подтверждающих обстоятельства, при которых документы были утрачены (например, копию справки территориального органа ГСЧС, справки правоохранительного органа о хищении имущества и т. д.) – при наличии;
• копию акта комиссии, если к моменту направления заявления в орган ГНС он уже составлен.

Заявление следует подать в течение 5 дней с момента выявления факта утраты (потери, повреждения, досрочного уничтожения) документов (п. 44.5 НКУ).

Образец 2. Заявление об утрате первичных документов

К сведению: если утрата документов произошла, например, в результате пожара, то на это указывается в заявлении и прилагается справка, выданная органом ГСЧС.

Заявление с прилагаемыми к нему документами можно:

• либо отнести прямо в налоговую. При этом первый экземпляр остается в налоговой, а на втором должна быть проставлена отметка о его получении;
• либо направить туда заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись вложения, заверенная подписью работника почты и печатью почтового отделения, подтвердит, что в адрес налоговой инспекции направлено заявление об утрате документов. А уведомление о вручении засвидетельствует факт получения органом ГНС такого заявления;
• или подать через Электронный кабинет налогоплательщика с помощью меню «Листування з ДПС».

Шаг 4. Оформление результатов работы комиссии

Результаты работы комиссии оформляются актом (см. образец 3), составленным в произвольной форме, с описанием всех действий, предпринятых для расследования причин утраты документов. Акт утверждается руководителем предприятия.

Образец 3. Акт об утрате документов

Шаг 5. Направление копии акта налоговому органу

Копия акта направляется в орган ГНС в 10-дневный срок с момента его составления (п. 6.10 Положения № 88). На практике этого шага может и не быть, если на этапе уведомления налоговой о произошедшей утере документов (см. шаг 3) предприятие уже проведет служебное расследование и комиссия составит акт (т. е. акт будет направлен вместе с уведомлением).

Восстановление документов

Восстановить утраченные документы необходимо в течение 90 календарных дней после уведомления органа ГНС об их утере (п. 44.5 НКУ). Как именно это сделать, законодательство не уточняет.Исходя из практики, можно предпринять следующие действия:

• обратиться в обслуживающие банки с просьбой выдать дубликаты выписок по текущим счетам предприятия;
• если утрачены договоры – оформить их новые экземпляры (дубликаты), обратившись к контрагентам;
• таким же образом оформить дубликаты расходных и приходных накладных, актов выполненных работ (оказанных услуг), обратившись с письменными запросами к контрагентам;
• если утрачены документы, выданные государственными органами, – обратиться в эти органы с соответствующими заявлениями о выдаче их дубликатов;
• получить в органе ГНС, статистики и т. д. копии отчетности, поданной туда за предыдущие периоды.

Важно! В случае невосстановления документов, указанных в п. 44.1 и 44.3 НКУ, или их повторной потери, повреждения или досрочного уничтожения, произошедшие после использования налогоплательщиком права на их восстановление в порядке, предусмотренном НКУ, считается, что такие документы отсутствовали в такого налогоплательщика на время составления такой отчетности или на время выполнения им требований таможенного, валютного и другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы.

Но, следует учесть и п. 44.6 НКУ, согласно которому, если до окончания проверки или в сроки, определенные в п. 86.7 НКУ, налогоплательщик не предоставляет должностным лицам контролирующего органа, проводящих проверку, документы (независимо от причин такого непредоставления, кроме случаев выемки документов или другого изъятия правоохранительными органами), подтверждающие показатели, отраженные таким налогоплательщиком в налоговой отчетности, считается, что такие документы отсутствовали у такого налогоплательщика на время составления такой отчетности. Если же налогоплательщик по окончании проверки и до принятия решения контролирующим органом по результатам такой проверки предоставляет в порядке п. 86.7 НКУ документы, подтверждающие показатели, отраженные таким налогоплательщиком в налоговой отчетности, не предоставленные во время проверки, такие документы должны быть учтены контролирующим органом при рассмотрении им вопроса о принятии решения.

Утрата документов в связи с боевыми действиями: особые правила

Для налогоплательщиков, осуществлявших деятельность на территориях активных боевых действий или на временно оккупированных РФ территориях, в качестве исключения из положений ст. 44 НКУ (см. выше) действуют особые правила, установленные пп. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ.

Эта норма применяется, если документы утрачены (уничтожены, испорчены), или невозможно вывезти с временно оккупированных территорий и территорий, где ведутся (велись) боевые действия. В этих случаях налогоплательщик подает в контролирующий орган в произвольной форме уведомление о невозможности вывоза первичных документов, подписанное руководителем предприятия и главным бухгалтером.

В уведомлении необходимо указать:

• обстоятельства, приведшие к потере и/или невозможности вывоза первичных документов;
• налоговые (отчетные) периоды, за который/которые утрачены документы;
• общий перечень первичных документов (по возможности с указанием реквизитов).

В соответствии с разъяснениями ГНС (ОИР, категория 129.07) такое уведомление в произвольной форме налогоплательщик подает:

• или в контролирующий орган по основному месту учета налогоплательщика – в электронном виде с помощью меню «Листування з ДПС» приватной части Электронного кабинета;
• или в любой ЦОП (центр обслуживания плательщиков) – на бумажных носителях (лично/уполномоченным на это лицом или почтой с уведомлением о вручении и с описью вложения).

При этом уведомление адресуется контролирующему органу по основному месту учета налогоплательщика.

Для чего подавать уведомление налоговому органу?

Если подано такое уведомление, то данные и показатели налоговой отчетности налогоплательщика/налогового агента за налоговые (отчетные) периоды, указанные в уведомлении, не могут быть подвергнуты сомнению только из-за отсутствия первичных документов. Подача уведомления является также основанием для сохранения расходов и/или отрицательного значения объекта налогообложения прибыли, и/или налогового кредита по НДС, и/или суммы отрицательного значения НДС прошлых налоговых (отчетных) периодов – без наличия договорных, расчетных, платежных и других первичных документов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и начисления налога.

Кроме того, после подачи в контролирующий орган уведомления о невозможности вывоза первичных документов в связи с их нахождением на территориях, на которых ведутся (велись) боевые действия, и на временно оккупированных территориях, вводится мораторий на проведение документальных проверок относительно указанных в уведомлении налоговых (отчетных) периодов.

Ответственность за невыполнение требований по хранению документов

Невыполнение требований по хранению документов для предприятия и его должностных лиц может обернуться финансовой, административной и/или уголовной ответственностью.

Финансовая ответственность. Налоговые органы вправе применить к налогоплательщику штраф в размере 1 020 грн на основании п. 121.1 НКУ – за необеспечение хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов. Штраф за повторное такое нарушение в течение года составит 2 040 грн.

Административная ответственность. На должностных лиц предприятия, ответственных за хранение первичных документов, могут быть наложены штрафы на основании:

• ст. 163¹ КУоАП – за нарушение порядка ведения налогового учета в размере от 5 до 10 НМДГ (от 85 до 170 грн), а при повторном таком правонарушении в течение года – в размере от 10 до 15 НМДГ (от 170 до 255 грн);
• ст. 164² КУоАП – за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и отражение недостоверных данных в финансовой отчетности в размере от 8 до 15 НМДГ (от 136 до 255 грн), а при повторном подобном правонарушении в течение года – в размере от 10 до 20 НМДГ (от 170 до 340 грн).

Уголовная ответственность. За умышленное уничтожение либо сокрытие документов на предприятии, если такое действие совершено в корыстных целях, к правонарушителю (должностному лицу) применяется уголовная ответственность в виде штрафа в размере до 50 НМДГ (до 850 грн) либо пробационного надзора на срок до 3 лет, либо ограничения свободы на срок до 3 лет (ст. 357 Уголовного кодекса Украины). Если такое действие привело к нарушению работы предприятия, виновнику грозит штраф в размере до 70 НМДГ (до 1 190 грн), либо ограничение свободы на срок до 3 лет, либо лишение свободы на срок до 3 лет.

Ответственность за занижение налогов и сборов на сумму операций, не подтвержденных первичными документами. Если предприятие не восстановит в срок первичные документы, это может обернуться негативными налоговыми последствиями. Предприятие не будет иметь права ни на налоговый кредит, ни на расходы по операциям, не подтвержденным необходимыми первичными документами.

Выводы

1. В случае утраты первичных документов (пожар, кража и т. п.) предприятие должно уведомить об этом орган ГНС, направив заявление в произвольной форме за подписью главного бухгалтера и руководителя. В заявлении нужно указать обстоятельства утери документов, когда и за какой период они утрачены и привести их общий перечень. Уведомить ГНС следует в течение 5 дней с момента выявления факта утраты. Также следует обратиться в правоохранительные органы. Кроме того, на предприятии создается комиссия для проведения служебного расследования, которая устанавливает, какие именно документы отсутствуют, и выясняет причины их пропажи или уничтожения. Результаты работы комиссии оформляются актом.
2. Восстановить утраченные документы необходимо в течение 90 календарных дней после уведомления органа ГНС об их утрате.
3. При потере документов в связи с боевыми действиями на территориях, где ведутся боевые действия или которые временно оккупированы, применяются особые правила, установленные пп. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ
4. За невосстановление документов предприятие может не только подвергнуться финансовым санкциям, но и лишиться права на налоговый кредит и расходы по операциям, не подтвержденным первичными документами.