Переименование юридического лица: оформление кадровых документов

Изменение названия (наименования) юридического лица требует целого ряда юридических действий, которые также влияют и на кадровую документацию. В первую очередь, следует выяснить, с чем связано переименование предприятия. Если с реорганизацией–это отдельная сложная процедура. А если речь идет просто об изменении названия предприятия, то, на первый взгляд, такая процедура представляется более простой. Но попробуем разобраться.

Юридические вопросы переименования

Поскольку тема статьи касается именно оформления кадровых документов в случае переименования юридического лица, мы не будем затрагивать юридические тонкости. Остановимся только на главных этапах оформления.

Четкого определения в законодательстве, что понимать под переименованием юридического лица, нет. Ведь это может быть только изменение названия, например ООО «Солнышко» на ООО «Солнечный». А может быть и изменение организационно-правовой формы, например ООО «Солнышко» на ОДО «Солнышко». Или, как это было когда-то (хотя может и повториться), приведение в соответствие с изменениями в законодательстве, когда ОАО становились ЧАТ. По мнению автора, все это касается переименования юридического лица.

«Изменение названия юридического лица проявляется в его внешней литеральной коррекции», – так сказано в постановлении Верховного Суда от 25.03.2019 г. по делу № 191/81/17. Изменение названия юридического лица относится к категории изменений в уставных документах. То есть новое название должно быть утверждено высшим органом предприятия и отражено в уставе в новой редакции. Как любые другие изменения в уставные документы, изменение названия подлежит государственной регистрации.

Поскольку наименование предприятия указано в его учредительных документах (ч. 3 ст. 90 ГК и ч. 2 ст. 57 ХК), изменить его может высший орган управления, в частности общее собрание участников или акционеров. На собрании принимается решение об изменении названия предприятия и о внесении соответствующих изменений в устав. Его оформляют протоколом. После этого нужно зарегистрировать новое наименование в Едином государственном реестре юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (далее – ЕГР).

Технический администратор ЕГР в день проведения регистрационного действия обеспечивает передачу в информационные системы (ч. 2 ст. 13 Закона от 15.05.03 г. № 755-IV «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований»). Согласно ст. 13 данного Закона государственный регистратор передает самостоятельно сведения, в частности, в: органы статистики, Пенсионного фонда, органы лицензирования, налоговый и другие центральные органы исполнительной власти. Что касается фондов социального страхования, то в Законе №755 нет указания о них, но с 2011 года ведется единый реестр страхователей, и сейчас держателем этого реестра является Государственная налоговая служба. Поэтому сведения, которые отправляются регистратором в ГНС, передаются и в органы социального страхования. То есть отдельно уведомлять эти органы о переименовании не нужно.

Но есть два исключения.

Первое исключение касается Фонда социальной защиты лиц с инвалидностью. Работодатель, у которого изменилось наименование или местонахождение юридического лица, подает заявление и копию справки в течение 10 рабочих дней после государственной регистрации изменений в учредительные документы юридического лица (п. 3 постановления КМУ от 31.01.07 г. № 70 «Некоторые вопросы реализации норм Законов Украины «Об основах социальной защищенности лиц с инвалидностью в Украине» и «О занятости населения»). А работодатели, имеющие обособленные подразделения, вместе с заявлением и копией справки подают (отправляют) сведения о таких подразделениях по форме, утвержденной Минсоцполитики. Датой регистрации изменений работодателя в отделении Фонда защиты инвалидов будет считаться дата подачи документов (заявления и выписки), а в случае отправки их по почте – дата на почтовом штемпеле.

Обратите внимание, что Фонд социальной защиты лиц с инвалидностью едва ли не единственный, кто на данный момент еще не диджитализован, и все сведения в него подаются непосредственно или отправляются заказным письмом.

Второе исключение – если работодатель получил разрешение на трудоустройство иностранцев, то согласно ст. 42⁵ Закона от 05.07.12 г. № 5067-VI «О занятости населения» он обязан уведомить центр занятости об изменении названия юридического лица.

Для внесения изменений в разрешение работодатель подает заявление по форме, определенной в приложении 3 к постановлению КМУ от 15.11.17 г. № 858, не позднее чем за 30 дней после переименования. Подтверждение изменения наименования юрлица-работодателя территориальный орган, реализующий государственную политику в сфере занятости населения, получает самостоятельно из ЕГР.

Далее рассмотрим конспективно основные моменты, касающиеся переименования юридического лица.

После получении выписки из ЕГР необходимо:

• заменить печать (при наличии);
• получить новую электронную цифровую подпись;
• уведомить контрагентов;
• внести изменения в договоры (в форме приложений), связанные с трудовой деятельностью: трудовые (контракты, в т. ч. о трудоустройстве иностранцев), о материальной ответственности;
• внести изменения в трудовые книжки работников и во внутренние документы.

Последние два пункта рассмотрим подробнее.

Кадровые вопросы в случае переименования

В случае принятия решения о переименовании предприятия руководитель издает соответствующий приказ по основной деятельности (образец 1), на основании которого кадровая служба вносит записи об изменении названия предприятия в:

• правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР);
• должностные (рабочие) инструкции работников (рабочих);
• штатное расписание;
• график отпусков;
• коллективный договор;
• личные карточки работников и личные дела (если они ведутся);
• письменные трудовые договоры;
• Книги движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – книга движения);
• журналы регистраций (если ведутся).

К таким документам, как: ПВТР, должностные инструкции, штатное расписание, график отпусков, личные карточки работников, книга движения, журнал регистрации, изменения о переименовании предприятия вносятся путем зачеркивания старого названия и написания нового. Ведь для этих документов не предусмотрены особые процедуры ведения. Единственное, если на предприятии есть работники – «чернобыльцы», то, по мнению автора, уместно будет отправить сообщение об изменении названия (в произвольной форме) в управление социальной защиты (образец 2).

Что касается коллективного договора, то он сохраняет действие в случае изменения состава, структуры, наименования работодателя, от имени которого заключен этот договор (ст. 9 Закона от 01.07.93 г. № 3356-XII «О коллективных договорах»).

В отношении контрагентов ранее Гражданский кодекс содержал обязательство уведомлять их об изменениях в наименовании юридического лица. Но с 01.01.16 г. эта норма была исключена из него. И все же, чтобы не возникали недоразумения, рекомендуем отправлять контрагентам сообщение (образец 2).

По поводу трудовых договоров (контрактов) и других договоров, связанных с кадровым делопроизводством, прямого указания в законодательстве нет, но, с практической точки зрения, уместно подтвердить соответствующие изменения путем заключения дополнительного соглашения (образец 3).

И, наконец, есть особенности фиксации изменений в трудовых книжках (пока они еще ведутся в бумажном виде), а именно:

• в графе 3 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки отдельной строкой делается запись о переименовании предприятия (например, следующего содержания: Товариство з обмеженою відповідальністю «Світанок» перейменовано у Товариство з обмеженою відповідальністю «Світ комфорту»);
• в графе 4 этого раздела указывается основание переименования – приказ, его дата и номер (например: Приказ № 134-од от 12.06.2021).

Обратите внимание, что изменение названия предприятия не влечет за собой необходимости осуществления процедуры перевода работников.

Образец 1

Образец 2

Образец 3