Правильно храним, архивируем и уничтожаем документы

Закрытие бухгалтерского года: вспомнить все!

Каждому бухгалтеру известно, что первичным является документ, который содержит сведения о хозяйственной операции. Его следует надлежащим образом хранить, чтобы в случае возникновения вопросов иметь возможность подтвердить операцию. Но все имеет свой срок пригодности. Поэтому в консультации рассмотрим порядок хранения, архивирования и уничтожения документов на предприятии.

От момента создания или поступления до передачи в архив документы подлежат хранению по месту формирования дел. То есть каждое подразделение сельхозпредприятия по своему направлению должен хранить созданные первичные документы (отдел кадров, юридический отдел, бухгалтерия и т. п.).

Что нужно сделать в первую очередь? Составить номенклатуру дел. Именно в соответствии с ней определяется порядок формирования дел, обеспечения их учета, устанавливается срок хранения. Во время разработки номенклатуры следует руководствоваться Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

Номенклатура дел составляется в трех экземплярах, два из которых хранятся в службе делопроизводства (неприкосновенный и рабочий), один – в архиве учреждения. Номенклатура подлежит согласованию с соответствующим госархивом или одобрению органом вышестоящего уровня один раз в пять лет или безотлагательно в случае существенного изменения структуры, функций и характера работы учреждения и т. п. (п. 15, 17 разд. IV Правил № 1000/5).

Документы формируют в дела, которые размещают в картонных папках на завязках или зажимах, картонных и пластмассовых скоросшивателях. На полках шкафов дела размещают вертикально и нумеруют согласно номенклатуре.