Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Як правильно оформити працівника при прийомі на роботу

Роз’яснення
22.08.2025

Наймати працівників можуть компанії, приватні підприємці, а також фізичні особи, які беруть на роботу кухарів, нянь, водіїв тощо. При цьому всі вони стають роботодавцями і мають дотримуватися трудового законодавства. Розповідаємо про всі тонкощі оформлення працівників. 

Коли треба укладати трудовий договір? 

Часто роботодавці укладають з працівниками цивільно-правові угоди, а не трудові. Проте тут ви не можете самі обирати варіанти. У відносинах працівник – роботодавець завжди укладається трудовий договір. Цивільно-правова угода про надання послуг укладається в разі співпраці з незалежним підрядником або особою, яка забезпечує себе роботою самостійно, тобто займається підприємництвом, бізнесом. 

Як правило, особа є працівником, якщо: 

  • ви призначаєте її на посаду з певними обов’язками, визначаєте режим роботи та робочий час; 
  • ви контролюєте, як, коли і де вона виконує роботу; 
  • ви сплачуєте фіксовану погодинну, щотижневу або місячну зарплату; 
  • ви платите за процес праці, а не за її результат; 
  • ви надаєте матеріали та обладнання для виконання роботи; 
  • ви надаєте вихідні дні та оплачувані відпустки тощо. 

Чи відрізняються правила оформлення працівників для юридичних осіб, фізичних осіб чи приватних підприємців (ФОП)? 

Порядок оформлення трудових відносин з найманими працівниками є однаковим для всіх роботодавців. Він включає три основні кроки: 

  • укладення трудового договору; 
  • оформлення наказу про прийняття на роботу; 
  • повідомлення Державної податкової служби. 

Які документи повинен надати працівник? 

Для укладання трудового договору працівник має надати: 

  • паспорт або інший документ, що посвідчує особу; 
  • індивідуальний податковий номер; 
  • трудову книжку (за наявності). 

Якщо це необхідно для роботи, ви можете попросити надати документи про освіту, довідку про стан здоров’я тощо. 

Пам’ятайте! Заборонено вимагати від працівників відомості про їхню партійну і національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування. 

Чи обов’язково укладати письмовий трудовий договір? 

Трудовий договір можна укласти в усній або письмовій формі. 

Письмова форма обов’язкова: 

  • коли на цьому наполягає працівник; 
  • при організованому наборі працівників; 
  • при роботі в районах з особливими природними умовами та високим ризиком для здоров’я (наприклад, радіоактивно забруднена територія); 
  • при укладенні контракту; 
  • при укладенні договору з неповнолітнім; 
  • якщо роботодавцем є приватний підприємець або фізична особа; 
  • для працівників релігійних організацій; 
  • для працівників, які проходять альтернативну службу; 
  • для працівників, які беруть участь у громадських роботах; 
  • для працівників фермерських господарств; 
  • при укладенні трудового договору про дистанційну (надомну) роботу; 
  • в інших випадках, передбачених законодавством. 

В інших випадках ви можете укласти усний договір. Для цього працівнику потрібно написати заяву про прийняття на роботу на ім’я керівника. В свою чергу, керівник ставить на заяві своє рішення. 

За якою формою укладається трудовий договір? 

Якщо ви фізична особа або приватний підприємець, ви повинні використовувати затверджену форму. 

Якщо ви юридична особа, можете використовувати довільну форму договору, зазначивши: 

  • трудові обов’язки працівника; 
  • режим роботи і відпочинку; 
  • пільги, гарантії, компенсації; 
  • умови оплати праці та умови преміювання; 
  • доплати, надбавки та інше. 

Трудовий договір може бути: 

  • безстроковим; 
  • на визначений строк; 
  • на час виконання певної роботи. 

Після укладення трудового договору ви маєте видати наказ або розпорядження про прийняття працівника на роботу. Дивіться типову форму наказу. 

Що робити після укладення договору? 

Вам необхідно повідомити Державну податкову службу України про прийняття працівника на роботу. 

Пам’ятайте: 

  • повідомлення подається до початку роботи працівника за затвердженою формою; 
  • це робить власник бізнесу, уповноважена ним особа або фізична особа за місцем їхнього обліку як платників Єдиного соціального внеску (ЄСВ); 
  • повідомлення можна подати у електронній або паперовій (якщо не більше п’яти працівників) формі; 
  • надану інформацію вносять до реєстру страхувальників та реєстру застрахованих осіб. 

Важливо! З 2015 року фізичні особи та приватні підприємці не реєструють трудові договори у Державній службі зайнятості. Вони самостійно нумерують договори і роблять записи в трудовій книжці. 

Державна служба України з питань праці

Коментарі до матеріалу
Швидка реєстрація
Будьте в курсі змін і актуальних тем, задавайте питання.
Популярне
30.09.2025
Топ-20 новин минулого тижня
Найбільш цікаві новини минулого тижня   Унесено зміни до переліку територій бойових дій і ТОТ (наказ від 11.09.2025) З 27 вересня змінюються правила реєстрації ПН: роз’яснення ДПС Зміни в бронюванні: що передбачено в Програмі діяльності КМУ Для ФОП та самозайнятих – нові правила...
08.09.2025
Закон № 4536 опубліковано 3 вересня: огляд основних змін
Закон № 4536 вносить зміни, зокрема, до Податкового кодексу, Закону від 08.07.2010 № 2464-VІ , Закону від 18.06.2024 № 3817-ІХ. Більшість норм Закону № 4536 набирає чинності з першого числа місяця, наступного за місяцем його опублікування, тобто з 1 жовтня 2025 року. Більше за темою: Квартальна об&...
17.07.2025
Кабмін оновив правила визначення критичності підприємств для бронювання працівників
Порядок та Критерії, за якими бронюють працівників підприємств, знову зазнали змін. Розглянемо, кого цього разу це стосується. Більше за темою: Зарплатні критерії для бронювання працівників: обчислюємо середню зарплату Строки зберігання документів з військового обліку та бронювання Бронювання у ф...
Нове
02.10.2025
Як подати повідомлення про нещасний випадок на виробництві через воєнні дії
Внаслідок обстрілів підприємства стався нещасний випадок з працівниками. Як і кому подати відповідне повідомлення? Більше за темою: Смерть єдиного засновника фермерського господарства: як функціонувати надалі? Припинення трудового договору в разі смерті працівника або роботодавця Відповідно до ст....
02.10.2025
Хто виплачує допомогу внаслідок нещасного випадку на виробництві
Стався нещасний випадок на виробництві. Хто оплачує допомогу, в якому розмірі та з якої дати? Більше за темою: Смерть єдиного засновника фермерського господарства: як функціонувати надалі? Припинення трудового договору в разі смерті працівника або роботодавця Відповідно до ст. 36 Закону від 23.09....
02.10.2025
Чи підлягає оподаткуванню та відображенню у додатку 4ДФ кошти, сплачені продавцем ФО-покупцю у зв’язку із поверненням товару протягом 14 днів
Чи потрібно показувати повернення коштів за товар належної якості у додатку 4ДФ, якщо це не гарантійний випадок? Розглянемо в цьому матеріалі. Більше за темою: Повернення товару в інтернет-магазин Повернення товару після спливу 1095 днів: облік ПДВ Чи підлягає оподаткуванню та відображенню ...
Кращі матеріали