Как правильно оформить работника при приеме на работу

Больше по теме:

Можно ли расширять и изменять формулировки положений типовых форм трудового договора о дистанционной и надомной работе?

Изменения в законодательстве о трудовых отношениях в условиях военного положения

Нанимать работников могут компании, частные предприниматели, а также физические лица, которые берут на работу поваров, нянь, водителей. При этом все они становятся работодателями и должны соблюдать трудовое законодательство. Рассказываем обо всех тонкостях оформления работников. 

Когда нужно заключать трудовой договор? 

Часто работодатели заключают с работниками гражданско-правовые соглашения, а не трудовые. Однако здесь вы не можете сами выбирать варианты. В отношениях работник – работодатель всегда заключается трудовой договор. Гражданско-правовое соглашение о предоставлении услуг заключается в случае сотрудничества с независимым подрядчиком или лицом, обеспечивающим себя работой самостоятельно, то есть занимается предпринимательством, бизнесом. 

Как правило, лицо является работником, если: 

• вы назначаете ее на должность с определенными обязанностями, определяете режим работы и рабочее время; 
• вы контролируете, как, когда и где она выполняет работу; 
• вы платите фиксированную почасовую, еженедельную или месячную зарплату; 
• вы платите за процесс труда, а не за его результат; 
• вы предоставляете материалы и оборудование для выполнения работы; 
• вы предоставляете выходные дни и оплачиваемые отпуска и т.д. 

Отличаются ли правила оформления работников для юридических лиц, физических лиц или частных предпринимателей (ФЛП)? 

Порядок оформления трудовых отношений с наемными работниками одинаков для всех работодателей. Он включает три основных шага: 

• заключение трудового договора; 
• оформление приказа о принятии на работу; 
• уведомление Государственной налоговой службы. 

Какие документы должен предоставить работник? 

Для заключения трудового договора работник должен предоставить: 

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность; 
• индивидуальный налоговый номер; 
• трудовую книжку (при наличии). 

Если это необходимо для работы, вы можете попросить предоставить документы по образованию, справку о состоянии здоровья и т.д. 

Помните! Запрещено требовать от работников сведения об их партийной и национальной принадлежности, происхождении, регистрации места жительства или пребывания. 

Обязательно ли заключать письменный трудовой договор? 

Трудовой договор может быть заключен в устной или письменной форме. 

Письменная форма обязательна: 

• когда на этом настаивает работник; 
• при организованном наборе работников; 
• при работе в районах с особыми природными условиями и высоким риском для здоровья (например, радиоактивно загрязненная территория); 
• при заключении контракта; 
• при заключении договора с несовершеннолетним; 
• если работодателем является частный предприниматель или физическое лицо; 
• для работников религиозных организаций; 
• для работников, проходящих альтернативную службу; 
• для работников, участвующих в общественных работах; 
• для работников фермерских хозяйств; 
• при заключении трудового договора о дистанционной (надомной) работе; 
• в других случаях, предусмотренных законодательством. 

В других случаях вы можете заключить устный договор. Для этого работнику следует написать заявление о принятии на работу на имя руководителя. В свою очередь руководитель ставит на заявлении свое решение. 

По какой форме заключается трудовой договор? 

Если вы физическое лицо или частный предприниматель, необходимо использовать утвержденную форму. 

Если вы юридическое лицо, можете использовать любую форму договора, отметив: 

• трудовые обязанности работника; 
• режим работы и отдыха; 
• льготы, гарантии, компенсации; 
• условия оплаты труда и условия премирования; 
• доплаты, надбавки и прочее. 

Трудовой договор может быть: 

• бессрочным; 
• на определенный срок; 
• на время выполнения определенной работы. 

После заключения трудового договора вы должны выдать приказ или распоряжение о принятии работника на работу. Смотри типовую форму приказа. 

Что делать после заключения договора? 

Вам необходимо уведомить Государственную налоговую службу Украины о принятии работника на работу. 

Помните: 

• уведомление подается до начала работы работника по утвержденной форме; 
• это делает владелец бизнеса, уполномоченное им лицо или физическое лицо по месту их учета в качестве плательщиков Единого социального взноса (ЕСВ); 
• сообщения можно подать в электронной или бумажной (если не больше пяти работников) форме; 
• предоставленную информацию вносят в реестр страхователей и реестр застрахованных лиц. 

Важно! С 2015 г. физические лица и частные предприниматели не регистрируют трудовые договоры в Государственной службе занятости. Они самостоятельно нумеруют договоры и производят записи в трудовой книжке. 

Государственная служба Украины по вопросам труда