Головні справи бухгалтера для закриття року

Добігає кінця 2025 рік, тому бухгалтеру час підбивати підсумки та «закривати» фінансовий рік. Для цього доцільно скласти план дій, щоб нічого не упустити. Нагадаємо, які саме справи не слід відкладати на наступний рік, щоб його початок був прогнозованим та спокійним.

Проведення обов'язкової інвентаризації

Наприкінці кожного року перед складанням фінансової звітності підприємства зобов’язані провести інвентаризацію. Адже власники підприємства, його керівники, інвестори та інші користувачі фінансової звітності мають бути впевнені в достовірності даних бухобліку. Річну інвентаризацію потрібно провести до 31 грудня звітного року. Строки та періодичність залежать від виду активів, які інвентаризуються. Про це ми писали у статті «Інвентаризація: випадки, строки, види та етапи проведення».

Річну інвентаризацію проводять за наказом керівника, охоплюючи всі активи та зобов'язання, а також активи, що належать іншим підприємствам, але перебувають у підприємства на зберіганні чи використовуються ним.

Інвентаризація включає:

• перевірку активів – основних засобів, нематеріальних активів, запасів та готівки в касі;
• інвентаризацію розрахунків – проведення звірянь з усіма контрагентами (дебіторами та кредиторами) та оформлення відповідних актів;
• оформлення результатів – виявлення лишків або нестач та відображення їх у бухобліку поточного року.

Звільнення від проведення щорічної інвентаризації, навіть під час воєнного стану, не передбачені.

Докладно про річну інвентаризацію 2025 року ми розповідали на вебінарі «Інвентаризація: особлива важливість у період воєнного стану» та в Практичному керівництві, 2025, № 20 «Особливості інвентаризації – 2025».

Перерахунок ПДФО за 2025 рік

Роботодавці мають щорічно проводити перерахунок ПДФО. Його слід здійснювати під час нарахування зарплати за грудень, а результати – показати в Податковому розрахунку за IV квартал.

Крім того, що проведення перерахунку ПДФО є обов’язковим, він ще й допоможе самостійно виправити виявлені помилки та уникнути штрафу за п. 119.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) (1 020 грн/2 040 грн) (ст. 125¹ ПКУ).

Як правильно зробити перерахунок-2025, ми покроково показали у чеклісті «Перерахунок ПДФО за 2025 рік»

Перерахунок ПДВ за 2025 рік

Платники податку, які протягом звітного року здійснювали як операції, що підлягають оподаткуванню, так і операції, що не є об’єктом оподаткування, повинні зробити річний перерахунок ПДВ. Правила перерахунку визначено у ст. 199 ПКУ.

Для здійснення перерахунку ПДВ протягом року застосовується частка використання товарів/послуг, необоротних активів в неоподатковуваних операціях, яка була розрахована за підсумками річного перерахунку ПДВ.

Перерахунок здійснюють за підсумками календарного року, а проведені коригування відображають у декларації з ПДВ за грудень.

Хто та як саме зобов’язаний здійснити перерахунок ПДВ за 2025 рік, ми поетапно показали в чеклісті «Річний перерахунок ПДВ» .

Перегляд умов колективного договору

Строк дії колективного договору законодавством не передбачено. Однак на практиці його укладають на один або два роки. Та навіть якщо строк дії цього документа не минув, наприкінці року важливо переглянути його умови й за потреби внести зміни.

Обов’язкові питання, які треба відобразити в колдоговорі, наведено у ст. 7 Закону від 01.07.1993 № 3356-XII «Про колективні договори і угоди». Це, зокрема:

• система нормування й оплати праці, у ому числі форма та розмір зарплати, інші види трудових виплат (надбавки, премії тощо);
• умови регулювання фонду оплати праці й установлення міжкваліфікаційних (міжпосадових) співвідношень в оплаті праці;
• установлення гарантій, компенсацій і пільг працівникам;
• режим роботи, тривалість робочого часу та відпочинку;
• порядок унесення змін до організації виробництва та праці тощо.

Отже, якщо якась із складових колдоговору потребує перегляду, слід унести до нього відповідні зміни.

Сторони можуть скласти різні додатки до колдоговору (їх список законом не регламентується), наприклад: Перелік доплат і надбавок; Порядок преміювання (Положення про преміювання); Правила внутрішнього трудового розпорядку; Тарифні ставки працівників; Перелік посад працівників із ненормованим робочим днем або зі шкідливими умовами праці, яким надається додаткова відпустка тощо. Більш детально про перегляд умов колдоговору читайте у статті «Колективний договір: уточнюємо умови».

Складання штатного розпису або внесення змін до нього

З 28.08.2025 втратив чинність Господарський кодекс України, яким було передбачено обов'язкову наявність у юросіб такого документа, як штатний розпис. Тому зараз підприємства самостійно вирішують, чи потрібно їм затверджувати організаційну структуру та штатний розпис.

Але є низка причин, з який підприємству все ж таки доцільно мати штатний розпис. Про них ми писали у статті «Штатний розпис і скасування Господарського кодексу».

Штатний розпис важливо мати, зокрема, для планування діяльності підприємства, своєчасного ухвалення управлінських рішень, а також контролю виконання роботодавцем вимог трудового законодавства.

До речі, доцільність затвердження штатного розпису підтверджено і в листі Держпраці від 07.08.2025 № 2983/2.3/2.1-25а.

Про вимоги до штатного розпису дізнаєтеся зі статті «Затверджуємо та оновлюємо штатний розпис: правила та нюанси».

Отже, якщо ви зберегли на підприємстві штатний розпис і з 1 січня планується зміна окладів, підготуйте новий штатний розпис або зміни до нього, якщо вони точкові.

Складання графіка відпусток на 2026 рік

Графік відпусток – обов’язковий документ, який установлює черговість відпусток працівників підприємства протягом року (ст. 79 КЗпП, ст. 10 Закону від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки»). Він дає змогу як запланувати використання працівниками відпусток, так і визначити резерв відпусток.

Конкретний термін його складання законодавством не визначено. Водночас у п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1984 № 213, зазначено, що графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. Але переважна більшість підприємств складають графік відпусток до середини грудня, що ми й рекомендуємо, адже деякі працівники йдуть у відпустку вже на початку січня.

Як скласти графік відпусток та які відпустки до нього включати, читайте у статті «Графік відпусток: складаємо правильно» та дивіться вебінар «Відпустковий ребус: аудит, графік та перенесення відпусток».

Перегляд облікової політики на 2026 рік

Облікова політика – це сукупність принципів, методів і процедур, застосовуваних підприємством для ведення бухобліку, складання та подання фінансової звітності (ст. 1 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні, далі – Закон № 996).

Підприємство самостійно визначає та розробляє свою облікову політику (п. 5 ст. 8 Закону № 996) і оформлює це розпорядчим документом – зазвичай наказом про облікову політику, який за потреби переглядається та змінюється.

Кінець року – ідеальний час, щоб переглянути Наказ про облікову політику. Якщо з нового року ви змінюєте методи оцінювання запасів, способи нарахування амортизації або критерії суттєвості, це має бути зафіксовано в наказі до 1 січня.

Підприємство не зобов’язане щороку перевидавати Наказ про облікову політику, але це й не заборонено, якщо, наприклад, воно вирішило змінити певні методи обліку на наступний рік. Тож якщо ви все-таки перевидаєте наказ щороку, радимо затверджувати його також укінці року та вводити в дію з 1 січня наступного року.

Коли треба вносити зміни до облікової політики, читайте у статті «Зміна облікової політики: як оформити та відобразити в бухобліку».

Детальніше про всі нюанси складання Наказу читайте в Практичному керівництві, 2025, № 24 «Облікова політика: внутрішній документ підприємства, який його захищає».

Аудит первинних документів

Кінець року – це час «полювання» на відсутні первинні документи, тому:

• перевірте, чи за всіма здійсненими операціями є оригінали документів;
• зверніться до постачальників за документами, які ще не надійшли;
• переконайтеся, що всі отримані документи відповідають вимогам п. 2 ст. 9 Закону № 996 (наявність підписів, печаток, правильних реквізитів).

Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці (у межах компетенції) працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухгалтерського обліку, логічна ув'язка окремих показників (п. 2.14 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88).

Докладніше про те, як діяти в разі відсутності первинки або помилок у документах, читайте у статтях:

• Відсутність чи втрата документів в умовах воєнного стану: варіанти дій;
• Виправляємо помилки у первинних документах та облікових регістрах;
• Первинка запізнилася: що в обліку підприємства?
• Запізніла первинка: чи можна створити забезпечення?

Робота з резервами та забезпеченнями

До кінця року потрібно переглянути або створити резерв відпусток та резерв сумнівних боргів.

Щоб рівномірно розподілити витрати на оплату щорічних відпусток протягом року, підприємство складає графік відпусток на рік, визначає планову річну суму відпусткових (разом із ЄСВ) та відсоток, за яким нараховуватиметься сума резерву протягом року. 

На кожну дату балансу резерв відпусток підлягає перегляду (п. 13 НП(С)БО 11 «Зобов'язання»). Для цього потрібно оцінити правильність його формування та використання протягом звітного періоду. Крім того, у пп. 8.2 розд. III Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі – Положення № 879), установлено спеціальний порядок розрахунку резерву відпусткових на дату інвентаризації. Річна інвентаризація є обов'язковою, а отже, щонайменше раз на рік, станом на 31 грудня, резерв має бути обчислений за «інвентаризаційними» правилами, які передбачають більш точну його оцінку, ніж передбачено в абзаці другому п. 13 НП(С)БО 11 для щомісячного розрахунку.

Нагадаємо, що формувати резерв відпусткових зобов’язані всі комерційні підприємства незалежно від організаційно-правової форми та форми власності (звісно, за наявності найманих працівників).

Як провести інвентаризацію та переглянути резерв відпусткових, читайте у статті «Перегляд та інвентаризація резерву відпусткових».

Якщо ви не створювали резерв, доцільно ознайомитися з публікацією «Помилково не створювали резерв відпусток: які податкові ризики та як виправити».

Також стануть у пригоді статті:

• Резерв на оплату відпусток: чи є різниці з податку на прибуток?
• Діюче підприємство починає формувати резерв відпусткових: які наслідки.

Підприємства, крім тих, які належать до категорії мікропідприємств або є непідприємницькими товариствами, також зобов’язані формувати резерв сумнівних боргів. Поточна дебіторська заборгованість підлягає погашенню (або списанню) протягом 12 місяців із дати балансу. У Балансі вона відображається за чистою реалізаційною вартістю, тобто за вирахуванням розрахункової суми заборгованості, за якою існує ризик неповернення (п. 4, 7 НП(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість»). Така розрахункова сума й називається резервом сумнівних боргів.

Отже, варто проаналізувати, чи не було погашено заборгованість, яка значилася як сумнівна.

Величина резерву визначається на дату балансу, а його інвентаризація проводиться одночасно з інвентаризацією дебіторської заборгованості перед складанням річної фінзвітності протягом трьох місяців до дати балансу (п. 10 розд. I Положення № 879).

Докладніше про його інвентаризацію читайте у статті «Інвентаризація резерву сумнівних боргів».

Виправлення помилок в обліку

Помилки в обліку впливають на фінансову звітність, а інформація, наведена у фінансовій звітності, є достовірною, якщо вона не містить помилок та перекручень, які здатні вплинути на рішення користувачів звітності (п. 3 розд. ІІІ НП(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності»). Тож це один із важливих кроків, які потрібно зробити до складання фінзвітності за 2025 рік.

Є два основні типи помилок:

• помилки у фінзвітності за минулі роки, виявлені в поточному звітному періоді;
• помилки поточного звітного періоду, допущені та виявлені в тому самому звітному році.

Якщо в ході аналізу, перевірок, інвентаризації виявлено бухгалтерські помилки – виправляємо їх. Помилки поточного року – коректурним способом та/або додатковими проведеннями, а помилки минулих років, які позначилися на фінрезультаті, – з коригуванням сальдо рахунку 44 на початок року (п. 4 НП(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах»).

Про те, як виправити помилки, також читайте у статті «Як виправити помилки в бухобліку та фінзвітності».

Також стануть у пригоді статті:

• Найпоширеніші помилки/«маніпуляції» у показниках фінзвітності: аналізуємо ризики;
• Виправлення помилок у бухгалтерському обліку на практичних прикладах.

Визначення фінрезультату за 2025 рік

Після завершення звітного фінансового року бухгалтер підбиває остаточні підсумки роботи підприємства за рік, порівнюючи доходи звітного періоду з витратами, понесеними для їх отримання, і визначає фінансовий результат.

Останнім місяцем року закривають сальдо рахунків доходів і витрат на фінансовий результат звітного періоду (рахунок 79). Сформоване на рахунку 79 сальдо списують на рахунок 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)».

Інформація про отриманий прибуток або збиток буде корисною для ухвалення управлінських рішень на новий рік.

Як визначити фінрезультат та отримати розгорнуту інформацію про діяльність підприємства, читайте у статті «Формування фінансового результату: відображення в бухобліку», а про коригування фінрезультату – у статті «14 способів відкоригувати фінрезультат законними методами».

Ще більше про фінрезультат читайте у Спецтемі «Фінансовий результат підприємства: правила формування у бухгалтерському обліку» та дивіться вебінар «Закриття року в BAS: покрокові дії та типові помилки».

Податкове планування та перевірка лімітів

Якщо ви перебуваєте на спрощеній системі оподаткування або маєте справу з ПДВ, зверніть увагу на таке:

• ліміти доходу: перевірте, чи не перевищили ви річний ліміт доходу для своєї групи ФОП;
• реєстрація ПДВ-накладних: переконайтеся, що всі податкові накладні за грудень зареєстровані вчасно, щоб уникнути штрафів;
• податковий борг: навіть випадкова недоплата може стати причиною анулювання статусу платника єдиного податку;
• звіряння в Електронному кабінеті: перевірте розділ «Стан розрахунків з бюджетом» до 31 грудня.

Докладніше – в публікаціях:

• Строки реєстрації податкових накладних і розрахунків коригування в ЄРПН;
• Зміна системи оподаткування: перехід на єдиний податок;
• Реєстрація та статус податкової накладної в Електронному кабінеті;
• Як сплатити податки через Електронний кабінет?

Святкування Нового 2026 року

Коли всі справи, про які ми нагадали вам, зроблено, здавалося б, можна спокійно переключати свою увагу на 12 страв (святвечірніх) та іншу підготовку до різдвяно-новорічних свят.

Але й тут бухгалтерам розслаблятися рано, адже їм ще треба проаналізувати можливі ризики за операціями, пов’язаними зі святкуванням. Тож ми спішимо вам на допомогу! «Тримайте» підготовлені нами докладні інструкції щодо оформлення, обліку та оподаткування новорічних подарунків і корпоративних святкових заходів:

• Новорічні подарунки працівникам та партнерам: ПДФО, ВЗ, ЄСВ;
• Новорічні подарунки для дітей і працівників: ПДВ-наслідки;
• Корпоративне свято: облік та оподаткування;
• Оподаткування подарунків і благодійності: податок на прибуток;
• Подарунки дітям до новорічних свят: оформлення та оподаткування.