Первинка запізнилася: що в обліку підприємства?

Первинні документи: складання, ризики, зразки для роботи

Первинні документи: вимоги, складання, зберігання

Згідно із ч. 5 ст. 9 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV (далі - Закон № 996) господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах підприємства в тому звітному періоді, у якому вони були здійснені. Виходить, що незалежно від факту отримання первинного документа від контрагента госпоперацію в обліку потрібно відобразити. З іншого боку, підставою для бухобліку госпоперацій є первинні документи (ч. 1 ст. 9 Закону № 996). Тобто без первинного документа відображати в обліку госпоперацію немає підстав. А що ж робити підприємству, якщо документи запізнилися? Розповімо про це в консультації.

Теоретична база

Одним із принципів бухгалтерського обліку та фінансової звітності є принцип повного висвітлення. Тобто фінзвітність повинна містити всю інформацію про фактичні та потенційні наслідки господарських операцій і подій, здатних вплинути на рішення, які приймаються на її основі (ст. 4 Закону № 996).

Нагадаємо, під господарською операцією розуміють дію або подію, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства (ст.  1 Закону № 996.

Таким чином, якщо будь-які дії підприємства спричинили зміну складу, вартості та/або обсягу майна, вплинули на структуру та обсяг капіталу, призвели до виникнення, збільшення та/або зменшення зобов’язань і фінансових активів, доходів і витрат, це говорить про те, що госпоперація здійснена. А отже, згідно із ч. 5 ст. 9 Закону № 996 її потрібно відобразити в обліку у звітному періоді здійснення.

Що тут слід розуміти під звітним періодом? Уважаємо, що тут мається на увазі звітний період для складання фінзвітності. Правила визначення такого періоду викладено в ст. 13 Закону № 996. За загальним правилом таким періодом є календарний рік.

Однак тільки річну фінзвітність складають мікропідприємства, непідприємницькі товариства (крім тих, які зобов’язані складати фінзвітність за міжнародними стандартами) (п. 44.2 Податкового кодексу, далі – ПК; п. 2 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2000 № 419, далі - Порядок № 419).

Усі інші підприємства (не названі вище), а також мікропідприємства, які є платниками податку на прибуток і зобов’язані під час визначення об’єкта оподаткування коригувати фінрезультат на різниці з розд. III ПК, повинні складати проміжну фінзвітність. Вона подається щокварталу (п. 46.2 ПК, п. 2 Порядку № 419).

Таким чином, фактично здійснена госпоперація повинна знайти своє відображення в обліку та фінзвітності протягом:

• календарного року її здійснення – у мікропідприємств (крім тих, які звітують із податку на прибуток щокварталу), непідприємницьких товариств (крім тих, хто зобов’язаний складати фінзвітність за МСФЗ);
• календарного кварталу – у всіх інших підприємств.

Ще нюанс. Якщо підприємство складає фінзвітність з іншою періодичністю (наприклад, за наказом про облікову політику – щомісячно), або це виробниче підприємство, яке щомісячно розподіляє загальновиробничі витрати, або облік ТЗВ ведеться за середнім відсотком, то для правильного відображення операцій у відповідному періоду в регістрах бухобліку також важливо на цей момент мати документи, які б підтверджували такі операції. Та головне, щоб правильні дані потрапили саме у фінзвітність (тобто на момент її затвердження керівником).

Нагадаємо, записи в регістрах бухгалтерського обліку здійснюються на підставі первинних документів (п. 1.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88, далі – Положення № 88). Регістри бухобліку (облікові регістри) – це носії інформації, складені в паперовій або електронній формі, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку. Такі регістри можуть бути у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо (п. 1.2 Положення № 88).

Важливо! Інформація з первинних документів до регістрів бухобліку має переноситися в міру її надходження до місця обробки, але не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну виплату зарплати, складання бухгалтерської та іншої звітності і розрахунків (п. 3.4 Положення № 88).

При цьому якщо документи від контрагента затримуються, то підприємство може:

• або дочекатися їх отримання й тільки тоді відобразити госпоперацію в обліку;
• або відобразити госпоперацію у звітному періоді її здійснення на підставі внутрішніх документів.

Облік тільки після отримання документа від контрагента

Правила відображення в обліку госпоперації, за якою від контрагента не отримано первинні документи, залежать від ступеня затримання таких документів.

Розглянемо різні ситуації, коли госпоперація не відображається в обліку підприємства до дати отримання первинних документів від контрагентів.

Ситуація 1

Документи отримано до затвердження фінзвітності.

Якщо первинні документи за госпоперацією, здійсненою у звітному періоду, отримано після закінчення такого періоду (дати балансу), але до дати затвердження керівником фінзвітності за цей період, то на підставі таких документів бухгалтер повинен відкоригувати відповідні активи та зобов’язання за звітний період.

Коригування здійснюється шляхом сторнування та/або додаткових записів в обліку звітного періоду, які уточнюють оцінку відповідних статей у результаті подій після дати балансу (п. 16 НП(С)БО 6).

Приклад 1

Підприємство 20 травня отримало від орендодавця – неплатника ПДВ акт наданих послуг з оренди офісу за березень, датований 31.03.2024. На 20 травня фінзвітність за I квартал 2024 року вже була складена без урахування даної операції, але ще не була затверджена керівником.

При отриманні акта бухгалтер повинен був зробити в обліку запис за 31.03.2024 на суму операції (Дт 92 – Кт 685) і внести зміни до фінзвітності.

Ситуація 2

Документи отримано після затвердження фінзвітності за звітний період року, але до затвердження річної фінзвітності.

Якщо первинні документи за госпоперацією, здійсненою у звітному періоді, отримано після закінчення такого періоду (дати балансу) і після дати затвердження керівником фінзвітності за цей період, але до закінчення звітного року, то на дату отримання документів підприємство повинне визнати помилку.

Така помилка виправляється в обліку в поточному періоді отримання документів. При цьому наростаючим підсумком за рік фінзвітність підприємства буде складена правильно.

Що потрібно знати платникам податку на прибуток?

Помилки у фінзвітності можуть вплинути на показники декларації за відповідний звітний період. Тому якщо таке відбулося, то платник зобов’язаний уточнити показники помилкової декларації в порядку, передбаченому п. 50.1 ПК.

Відповідно до зазначеної норми, якщо в майбутніх податкових періодах (з урахуванням строків давності, визначених ст. 102 ПК) платник податків самостійно виявляє помилки в раніше поданій ним податковій декларації, він зобов’язаний:

• або подати уточнюючий розрахунок (далі – УР) до такої декларації за формою УР, що діє в період подання;
• або відобразити уточнені показники помилкової декларації в додатку ВП до поточної декларації.

Якщо в результаті помилки податкові зобов’я­зання платника виявилися заниженими, йому доведеться нарахувати на суму такого заниження штраф (3 % – при виправленні помилки за допомогою УР, 5 % – при виправленні за допомогою додатка ВП) і пеню. Водночас штраф і пеня не нараховуються за помилки, які:

1) зроблені в період запровадженого карантину (п. 52¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПК);

2) допущені в період воєнного стану (пп. 69.1 підрозд. 10 розд. ХХ ПК);

3) виправляються в період воєнного стану, причому не важливо, у якому періоді  їх припустилися (пп. 69.1  підрозд. 10 розд. ХХ ПК).

До речі, той факт, що несвоєчасне відображення в обліку госпоперації у зв’язку з відсутністю первинних документів є помилкою, підтверджують і податківці. Наприклад, у листі від 20.11.2015 № 17816/10/26-15-15-03-11 роз’яснено, що якщо первинні документи, які підтверджують здійснення витрат, що формують собівартість реалізованої продукції (робіт, послуг), складено у звітному періоді, а отримано платником у наступному звітному періоді, то такі витрати враховуються шляхом подання УР до раніше поданої декларації.

Якщо ж показники уточнюючої фінзвітності не вплинули на показники декларації, то УР не подається, але платник все одно повинен подати податковому органу уточнюючу фінзвітність за відповідний звітний період у такому ж порядку, як і помилкову фінзвітність (ЗІР, категорія 102.20.02).

Приклад 2

Підприємство 20 вересня 2024 отримало від орендодавця акт наданих послуг з оренди офісу за березень, датований 31.03.2024. При отриманні акта бухгалтер повинен був виправити помилку за I квартал 2024 року й 20.09.2024 зробити в обліку запис Дт 92 – Кт 685 на суму операції. З урахуванням проведеної суми фінзвітність за 9 місяців 2024 року буде складена правильно.

У платників податку на прибуток, які подають декларації щокварталу, так просто виправити помилку не вийде. Щоб дотриматися норм п. 50.1 ПК, їм доведеться ще виправити податкову звітність. А саме:

• або подати УР за I квартал і півріччя 2024 року;
• або подати УР за I квартал, а відкориговані показники за півріччя відобразити в додатку ВП до декларації за три квартали 2024 року.

Крім того, як додаток до УР і ВП потрібно буде подати заново складену фінзвітність за I квартал і півріччя 2024 року з відкоригованими показниками.

Якщо підприємство подає фінзвітність і декларацію з податку на прибуток тільки за підсумками року, то податкової помилки в I кварталі та півріччі 2024 року в даній ситуації не буде. Хоча відповідний запис в обліку буде зроблений тільки у вересні.

Ситуація 3

Документи отримано після затвердження річної фінзвітності.

Якщо первинні документи за госпоперацією, здійсненою у звітному році, надійшли після закінчення такого звітного року (дати балансу) і після дати затвердження керівником фінзвітності за цей рік, то на дату отримання документів підприємство також повинне визнати помилку. Така помилка виправляється в обліку в поточному році датою отримання документів.

Крім того, підприємство може подати до органів статистики й іншим користувачам уточнену фінзвітність за «помилковий» рік (п. 6 ст. 14 Закону № 996). При цьому підприємства, які зобов’язані оприлюднювати свою річну фінзвітність разом з аудиторським висновком відповідно до ч. 3 ст. 14 Закону № 996, можуть подати уточнену фінзвітність у тому ж порядку, що й фінзвітність, у якій була допущена помилка.

Якщо підприємство є платником податку на прибуток, то йому доведеться за «помилкові» періоди подати до податкового органу УР разом із відкоригованою фінзвітністю.

Також нагадаємо, що згідно з п. 46.2 ПК платники, які зобов’язані оприлюднювати свою річну фінзвітність разом з аудиторським висновком, повинні подати податковому органу таку фінзвітність не пізніше 10 червня наступного за звітним року. При цьому якщо такий платник виявив помилку в показниках Звіту про фінансовий стан (Баланс) і Звіту про прибутки і збитки та іншому сукупному доході (Звіту про фінансові результати), раніше поданих контролюючому органу разом із річною декларацією, і такі зміни вплинули на показники цієї декларації, то він повинен подати УР до річної декларації не пізніше 10 червня наступного за звітним року (п. 50.1). Тут додамо, що під час воєнного стану за несвоєчасне подання до ДПС «оприлюднювачами» фінзвітності з аудиторським висновком штрафу не буде, якщо виконати цю вимогу протягом трьох місяців  після закінчення воєнного стану (пп. 69.1 підрозд. 10 розд. ХХ ПК).

Зазначимо, що дану вимогу платник може виконати, тільки якщо помилку в річній фінзвітності виявлено ним до 10 червня наступного за звітним року. Інакше уточнююча податкова та фінансова звітність подається податковому органу в загальному порядку (див. вище).

Які особливості відображення в обліку помилки минулих років?

Помилка минулих років, допущена у зв’язку з несвоєчасним відображенням госпоперації в обліку, може або впливати, або не впливати на величину нерозподіленого прибутку (непокритого збитку). Розглянемо обидва варіанти.

Варіант 1. Помилка не вплинула на величину нерозподіленого прибутку (непокритого збитку)

У цьому випадку в обліку підприємства в поточному періоді отримання документа робиться відповідний запис (згідно з бухгалтерською довідкою, складеною в періоді виявлення помилки). А під час складання балансу за такий звітний період коригуються показники відповідних статей на початок року.

Приклад 3

Підприємство 20.09.2024 із запізненням отримало від контрагента заяву про проведення зарахування зустрічних однорідних вимог на суму 100 000 грн, датовану 31.12.2023. Згідно із заявою контрагент зарахував заборгованість підприємства за договором про поворотну фінансову допомогу в рахунок своєї заборгованості за цінні папери, які він придбав у підприємства. Строк погашення обох грошових заборгованостей настав у 2023 році.

Як видно з умови прикладу, госпоперація, яка була здійснена в 2023 році, не була відображена в обліку та звітності підприємства. Тому бухгалтерові потрібно виправити помилку. Для цього слід:

• 20.09.2024 зробити в обліку запис Дт 685 – Кт 377 – 100 000 грн, а під час складання балансу станом на 30.09.2024 (тобто на 01.01.2024) у графі 3 «На початок звітного періоду» на 100 тис. грн зменшити показники рядків 1690 «Інші поточні зобов’язання» і 1155 «Інша поточна дебіторська заборгованість»;
• скласти заново фінзвітність за 2023 рік (з уточненими показниками рядків 1690 і 1155 на кінець року), а також за I квартал і півріччя 2024 року (з уточненими показниками рядків 1690 і 1155 на початок року) і подати таку фінзвітність із поясненнями до податкового органу. УР при цьому подавати не потрібно, оскільки помилка не вплинула на показники декларації.

Варіант 2. Помилка вплинула на величину нерозподіленого прибутку (непокритого збитку)

У такому випадку помилка повинна бути виправлена відповідно до п. 4 НП(С)БО 6. Тобто на суму неврахованих витрат/доходів минулих років потрібно відкоригувати сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року.

Приклад 4

Підприємство 20 вересня 2024 року отримало від орендодавця акт наданих послуг з оренди офісу від 31.12.2023 за грудень 2023 року на суму 6 000 грн (без ПДВ). До отримання акта витрати на оренду за грудень в обліку не відображалися. Тобто помилка вплинула на нерозподілений прибуток підприємства за 2023 рік.

Отримавши запізнілий акт, бухгалтер повинен був:

• виправити помилку записом в обліку: Дт 441 – Кт 685 – 6 000 грн, а під час складання балансу станом на 30.09.2024 у графі 3 «На початок звітного періоду» (тобто на 01.01.2024) на 6 тис. грн зменшити показник рядка 1420 «Нерозподілений прибуток (непокритий збиток)» і збільшити показник рядка 1615 «Поточна кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги»;
• заново скласти фінзвітність за 2023 рік (з уточненими показниками рядків 1420 і 1615 на кінець року), а також за I квартал і півріччя 2024 року (з уточненими показниками рядків 1420 і 1615 на початок року). Таку фінзвітність за 2023 рік потрібно подати до податкового органу як додаток до УР за 2020 рік із поясненнями. Адже допущена помилка вплинула на показники декларації (ряд. 02) за 2023 рік. Уточнену фінзвітність за I квартал і півріччя 2024 року теж потрібно подати податківцям, але без УР (див. вище).

Підсумуємо. Якщо у зв’язку з відсутністю первинних документів від контрагентів госпоперація не відображається в обліку в тому звітному періоді, у якому вона була фактично здійснена, то потім, у періоді отримання документів, доведеться виправляти помилки у фінансовій і податковій звітності.

Чи можна уникнути виправлення таких помилок?

Можна, навіть якщо документи від контрагентів надходять бухгалтерові із запізненням. У такому випадку на допомогу приходить внутрішній документ, складений самим підприємством.

Облік на підставі внутрішнього документа

Бухгалтерський облік

Зазначимо, що оформляти внутрішній документ для визнання витрат, за якими на момент складання фінзвітності не отримано первинні документи від контрагентів, Мінфін запропонував ще в 2016 році в листі від 22.04.2016 № 31-11410-06-5/11705 (далі - Лист № 11705), а потім неодноразово повторював цю позицію (див. листи Мінфіну від 27.04.2022 № 41020-06-5/8479, від 21.03.2023 № 41010-07-5/7607).

Як випливає із цього листа, таким внутрішнім документом могла служити бухгалтерська довідка, у якій наводилася прогнозна (розрахункова) сума витрат. Довідка повинна була складатися відповідальною особою та містити всі обов’язкові реквізити первинного документа.

А з 2017 року офіційний дозвіл на відображення в бухобліку госпоперацій на підставі внутрішнього документа з’явилося в Положенні № 88.

Згідно з п. 2.5 Положення 88 якщо від контрагента вчасно не отримано первинний документ, а звітний період уже потрібно «закривати», то інформацію про таку бездокументарну госпоперацію можна відобразити в облікових регістрах на підставі належним чином оформленого внутрішнього первинного документа – акта. При цьому акт уважається повноцінним первинним документом, якщо:

• складений посадовою особою, відповідальною за приймання-передачу ТМЦ, робіт і послуг;
• має всі обов’язкові реквізити первинного документа, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону № 996 і п. 2.4 Положення № 88;
• можливість відображення в обліку тимчасово бездокументарних операцій на підставі внутрішнього документа (акта) передбачена правилами документообігу підприємства (обліковою політикою);
• сума госпоперації, наведена в акті, оцінюється в порядку, визначеному національними або міжнародними стандартами бухобліку.

Як правильно оцінити (визначити) суму госпоперації в акті?

Згідно із правилами бухгалтерських стандартів сума визнаних витрат і доходів повинна бути достовірно оцінена (п. 5 НП(С)БО 15, п. 6 НП(С)БО 16).

Під достовірною оцінкою витрат потрібно розуміти максимально точну, неупереджену розрахункову суму затрат (Лист № 11705). Така розрахункова сума повинна ґрунтуватися на актуальній, доступній і надійній інформації. Наприклад, на умовах відповідного договору, статистичної інформації про витрати підприємства за попередні періоди, інформації про зміну тарифних ставок, показників вимірювальних приладів (електролічильників, водомірів і т. п.), інших джерелах, визначених підприємством.

Мінфін у Листі № 11705 рекомендує підприємствам самостійно розробити методику оцінки достовірності розрахункової суми витрат, оскільки в нормативно-правових актах бухобліку такої методики немає. При цьому підприємства можуть класифікувати витрати за групами (наприклад, комунальні, витрати на зв’язок і т. д.) і визначати методику оцінки для кожного виду витрат або для кожної групи витрат окремо.

Уважаємо, що аналогічний підхід можна застосувати й для оцінки достовірності розрахункової суми доходів підприємства.

Методика, розроблена підприємством, повинна бути включена до складу його облікової політики разом із переліком відповідальних осіб і строками надання ними відповідної інформації та застосовуватися на постійній основі. Водночас, за необхідності, підприємства можуть вносити до неї зміни.

Як бути, якщо дані в запізнілому первинному документі, отриманому від контрагента, будуть відрізнятися від розрахункових даних у самостійно складеному акті?

Відповідь на це запитання знаходимо в п. 3.5 Положення № 88 і Листі № 11705.

Припустимо, що підприємство відобразило в бухобліку госпоперацію в розрахунковій сумі на підставі внутрішнього акта, а через тривалий час отримало нарешті від контрагента первинні документи.

Якщо сума операції, зазначена в документі контрагента:

• менша від розрахункової суми, то в місяці отримання документа потрібно відсторнувати в обліку зайву суму операції;
• більша від розрахункової суми, тоді в місяці отримання документа в обліку треба зробити додатковий запис на різницю між розрахунковою сумою та сумою, зазначеною в документі контрагента.

В обох випадках складається бухгалтерська довідка.

Наприклад, у періоді отримання від постачальника послуг первинного документа виниклу різницю відображають:

• у складі витрат – якщо фактична вартість виявилася вищою від оціночної (Дт 23, 91–94 – Кт 631);
• у складі доходів – якщо фактична вартість нижча від оціночної (Дт 631 – Кт 719).

Водночас якщо різниця між показниками внутрішнього документа та документа, отриманого від контрагента, є наслідком помилки та суттєво впливає на фінзвітність попередніх звітних періодів, то коригування відображається як виправлення бухгалтерської помилки. Такий висновок випливає з Листа № 11705.

Зазначимо, що в Листі № 11705 Мінфін рекомендує підприємству для відображення нарахування витрат, за якими на момент складання фінзвітності не отримано первинні документи від контрагентів, уводити нові відповідні субрахунки до плану рахунків підприємства. Робити так чи ні – вирішує підприємство.

Чи можна у зв’язку з відсутністю первинних документів створювати в обліку забезпечення на суму передбачуваних бездокументарних витрат?

Як випливає з Листа № 11705, ситуація із запізнілою первинкою – не привід для створення забезпечення. Згідно з п. 12 НП(С)БО 11 забезпечення формуються для відшкодування майбутніх операційних витрат. А в нашому випадку йдеться про витрати минулих періодів, не підтверджених документами від контрагентів.

Податковий облік

Податок на прибуток. Об’єкт обкладення податком на прибуток визначається за даними бухобліку з урахуванням різниць-коригувань, передбачених ПК (пп. 134.1.1 ПК). При цьому коригувань фінрезультату на суму запізнілих документів ПК не містить. Це підтверджують і податківці, наприклад, в ІПК від 01.04.2019 № 1372/ІПК/20-40-12-04-11.

Зазначимо, що за роз’ясненнями з питання відображення в бухобліку витрат за не отриманими вчасно документами податківці відсилають платників до Мінфіну (див. наприклад, ІПК ДПС від 13.07.2021 № 2746/ІПК/99-00-21-02-02-06). Тому в даній ситуації платникам залишається діяти за правилами бухобліку. Про запізнілу первинку податківці згадали й у ситуації з електронними документами (див. ІПК від 14.05.2024 № 2722/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК).

Що стосується відображення доходів платника без отримання від контрагентів документів, що підтверджують такий дохід, і без складання внутрішнього документа, то, на наш погляд, для цілей податку на прибуток цей дохід слід відобразити у звітному періоді його фактичного виникнення. Інакше податковий спір неминучий.

ПДВ. За загальним правилом право на податковий кредит покупцеві дає наявність зареєстрованої в ЄРПН податкової накладної від постачальника. Але якщо підставою для податкового кредиту служать первинні документи, передбачені п. 201.11 ПК (транспортні квитки, рахунки готелів, чеки і т. п.), то за їхньої відсутності розраховувати на податковий кредит не можна (п. 198.6 ПК). Водночас під час отримання таких документів можна буде подати уточнюючий розрахунок із ПДВ за період, у якому виникло право на відображення податкового кредиту за такими документами (у межах строків позовної давності, передбачених ст. 102 ПК).

Згідно з п. 187.1 ПК дата виникнення податкових зобов’язань визначається за правилом першої події (п. 187.1 ПК):

• або зарахування грошей на банківський рахунок постачальника в рахунок оплати товарів (послуг);
• або відвантаження товарів, а для послуг – оформлення документа, що підтверджує факт надання послуги.

Тому, якщо виконавець послуг (робіт) надав послуги (виконав роботи) і оформив відповідний акт, він повинен нараховувати зобов’язання з ПДВ на підставі такого акта, навіть якщо замовник послуг (робіт) не підписав його за якихось причин. Такий висновок підтверджують і податківці. Наприклад, в ЗІР (категорія 101.16) роз’яснюється, що якщо підрядник оформив акт виконаних робіт, а замовник відмовляється його підписувати, то підрядник підписує такий акт тільки зі своєї сторони та вказує, що замовник від підпису відмовився. На підставі такого одностороннього акта підрядник повинен нарахувати собі податкові зобов’язання з ПДВ.

У подальшому відкоригувати такі зобов’язання підрядник зможе тільки у випадку визнання акта недійсним у судовому порядку (якщо суд визнає обґрунтованими мотиви відмови замовника від підпису). І тільки після того як замовник зареєструє в ЄРПН розрахунок коригування до раніше виписаної підрядником податкової накладної.

Розглянемо на прикладі, як відобразити в обліку госпоперації на підставі внутрішнього документа.

Приклад 5

Оптове торговельне підприємство 30 вересня 2024 року згідно з договором отримало від постачальника партію товару (5 000 кг яблук). При цьому ТТН була оформлена з порушеннями, а накладну та специфікацію постачальник не подав. З постачальником була домовленість, що зазначені документи, правильно оформлені та з узгодженою ціною, він подасть пізніше. Згідно з умовами договору доставку включено до вартості товару. Обліковою політикою підприємства передбачено складання внутрішнього документа у випадку затримання документів від контрагентів.

Підприємство оприбуткувало в обліку яблука на підставі внутрішнього акта за ціною, зазначеною в попередній специфікації до договору, – 12 грн/кг (у т. ч. ПДВ – 2 грн), усього на суму 60 000 грн (у т. ч. ПДВ – 10 000 грн). Яблука були відвантажені покупцеві в день їх оприбуткування (30 вересня) за ціною 15 грн/кг (у т. ч. ПДВ – 2,50 грн), усього на суму 75 000 грн (у т. ч. ПДВ – 12 500 грн).

1 листопада (уже після подання фінзвітності за три квартали) від постачальника була отримана накладна та специфікація, у яких зазначена ціна яблук 10,80 грн/кг (у т. ч. ПДВ – 1,80 грн), усього на суму 54 000 грн (у т. ч. ПДВ – 9 000 грн). Податкова накладна від 30.09.2024 була зареєстрована постачальником в ЄРПН 8 листопада. Підприємство перерахувало постачальникові плату за товар 11 листопада.

Складемо на підставі цих даних акт (див. зразок).

Зразок

Облік цих операцій підприємство веде так:

(грн)

Ще один зразок оформлення внутрішнього акта на витрати за запізнілою первинкою наведено в статті «Запізніла первинка: як відобразити витрати».