Штатний розпис і скасування Господарського кодексу

З 28.08.2025 втрачає чинність Господарський кодекс, яким передбачена обов'язкова наявність у юросіб такого документа, як штатний розпис. Тому зараз у багатьох підприємств постає запитання: чи потрібно їм після цієї дати мати штатний розпис? У статті докладно розберемося у цьому питанні і висловимо свою думку, чому підприємству все ж таки бажано мати цей документ.

Штатний розпис: що передбачено законодавством?

У ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу (далі – ГК) зазначено: підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність та штатний розпис.

Саме ця норма зобов’язує підприємства мати затверджений штатний розпис. Проте з 28.08.2025 Господарський кодекс втрачає чинність на підставі Закону від 09.01.2025 № 4196-IX «Про особливості регулювання діяльності юридичних осіб окремих організаційно-правових форм у перехідний період та об’єднань юридичних осіб» (далі – Закон № 4196). Тому у підприємств постає цілком логічне запитання щодо обов’язкової наявності штатного розпису після 28.08.2025.

Звернемося до Закону № 4196. Цей закон містить низку перехідних положень у зв’язку зі скасуванням ГК, а для деяких моментів у діяльності підприємств навіть запроваджує спеціальні норми. Проте для штатного розпису ніяких спеціальних норм у Законі № 4196 ми не бачимо.

Немає згадки про штатний розпис і в інших законодавчих актах, які регламентують трудові відносини (зокрема, у КЗпП).

Таким чином, з 28.08.2025 штатний розпис не є обов’язковим документом для юросіб. Тепер підприємство самостійно вирішуватиме, затверджувати йому штатний розпис чи ні.

Чому підприємству варто мати штатний розпис?

Отже, з 28.08.2025 не буде нормативно-правового акта, який приписував би підприємствам мати штатний розпис. Водночас такий документ (з такою самою або іншою назвою) усе ж таки потрібен підприємству для ефективної роботи та планування діяльності. Постараємося переконати вас у цьому, навівши наші аргументи.

Пояснимо, коли і для яких саме цілей підприємству найзручніше користуватися штатним розписом.

Аргумент 1. Інформація про умови оплати праці

Приймаючи нового працівника, роботодавець зобов’язаний ознайомити його, зокрема, з умовами оплати праці: розміром посадового окладу, тарифної ставки тощо (ст. 29 КЗпП, ст. 29 Закону від 24.03.1995 № 108/95-ВР «Про оплату праці»).

Дані щодо розміру оплати праці мають бути зазначені у наказі про прийняття на роботу (див. типову форму такого наказу № П-1, затверджену наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489).

Проте працівник відділу кадрів, оформляючи такий наказ, не сам вигадує для працівника розмір посадового окладу або тарифної ставки, а бере їх із затверджених для підприємства документів: колективного договору, положення про оплату праці, штатного розпису.

Безумовно, усі необхідні дані можуть бути закріплені не у штатному розписі, а в інших внутрішніх документах. Але такі документи все одно мають бути затверджені на підприємстві відповідно до законодавчих вимог. І найбільш зручним варіантом у цьому випадку є штатний розпис, складений у табличній формі, у якому наочно можна побачити всі необхідні дані.

Аргумент 2. Підстава для скорочення чисельності або штату працівників

Припустимо, підприємство вирішить скоротити чисельність або штат працівників і звільнити працівників на підставі п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП. Погодьтеся, що неможливо провести таке скорочення, якщо чисельність працівників і штат не затверджені відповідним документом.

Крім того, саме затверджений штатний розпис зазвичай є одним із доказів роботодавця в суді, якщо його працівники оскаржують звільнення на підставі п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП.

Аргумент 3. Правильне найменування посад і професій

Найменування посад і професій усіх працівників підприємства мають відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010, затвердженому наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327 (далі – ДК 003:2010). Така вимога є, зокрема, у п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58.

Коди ДК 003:2010 підприємства зазвичай зазначають саме у штатному розписі, щоб потім використовувати їх за потреби (зокрема, при складанні зарплатної звітності).

Якщо підприємство не матиме штатного розпису, тоді потрібен інший документ, де будуть зазначені коди класифікатора професій. Але навіщо винаходити новий документ, коли вже є давно всім відомий та зрозумілий штатний розпис?

Аргумент 4. Наявність для підприємства вакантних посад

Для того, щоб вчасно зайнятися пошуком нових співробітників, відділу кадрів (службі, яка займається підбором персоналу), потрібно знати, які саме посади на підприємстві вакантні. Не маючи штатного розпису, важко визначити, які саме вакансії треба закрити.

Також, якщо підприємство відповідно до штатного розпису має вакантні посади, воно може для пошуку потрібних працівників скористатися допомогою служби зайнятості, подавши форму № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)» (затверджена наказом Мінекономіки від 12.04.2022 № 827-22).

Аргумент 5. Планування витрат та доходів підприємства

Будь-яке підприємство планує свою діяльність (найчастіше на рік наперед). У цьому зацікавлені насамперед власники, які хочуть отримати прибутки від діяльності створеного ними підприємства у вигляді дивідендів.

Але якщо на підприємстві немає затвердженого штатного розпису, то провести таке планування на якийсь період досить складно (не знаючи загального фонду оплати праці).

Та й підприємство не зможе працювати чітко та злагоджено, якщо у нього не буде чіткої організаційної структури, виходячи з якої затверджуються положення про структурні підрозділи та посадові інструкції працівників.

Аргумент 6. Розрахунок нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю

Один з обов’язків роботодавців – виконувати норматив щодо створення робочих місць для осіб з інвалідністю (підстава – Закон від 21.03.1991 № 875-XII «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні»).

Яким буде цей норматив, залежить, зокрема, від середньооблікової кількості штатних працівників. Проте, не маючи затвердженого штатного розпису, навряд чи ви зможете правильно розрахувати норматив, вчасно зорієнтуватися та прийняти оптимальне рішення для мінімізації витрат на сплату сум адміністративно-господарських санкцій за невиконання нормативу.

Також штатний розпис допоможе правильно розрахувати штатну чисельність працівників як з метою виконання вищезазначеного нормативу, так і інших цілей, наприклад складання статистичної звітності.

Позиція держорганів щодо штатного розпису

Роз'яснення держорганів щодо необхідності наявності штатного розпису після 28.08.2025 можна знайти у листах Мінекономіки та Держпраці. Наведемо висновки із цих листів.

1. Лист Мінекономіки від 19.08.2025 № 4701-05/55169-09.

Проаналізувавши чинне законодавство, Мінекономіки робить висновок, що затвердження штатного розпису є обов'язковим і після 28.08.2025, оскільки цей документ необхідний для регулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та на оплату праці.

Як аргумент Мінекономіки наводить посилання на такі документи:

• Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5;
• ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144;
• Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 № 7.

2. Лист Держпраці від 07.08.2025 № 2983/2.3/2.1-25а.

У цьому листі Держпраці робить висновок, що наявність штатного розпису є доцільною і після 28.08.2025, ґрунтуючи його на нормах КЗпП, а також правилах, установлених Довідником кваліфікаційних характеристик професій, затвердженим наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336, який передбачає, що посадові інструкції складаються для всіх посад, унесених до штатного розпису.

Чи потрібно вносити зміни до штатного розпису?

Сподіваємося, ми переконали вас у доцільності мати штатний розпис і після скасування вимоги щодо його наявності. Як мінімум, це зручно. Тому не поспішайте викидати свій штатний розпис, а користуйтеся ним і надалі.

Якщо підприємство прийме рішення мати штатний розпис і після 28.08.2025, чи потрібно вносити до нього будь-які зміни?

Ні, ніяких змін до штатного розпису у зв’язку зі скасуванням ГК вносити не потрібно.

Штатний розпис затверджується, зазвичай, на певний період (наприклад, на рік). Тому протягом усього цього періоду штатний розпис буде чинним, і дата 28.08.2025 аж ніяк не вплине на його дійсність.

А зміни до штатного розпису підприємство вносить у міру необхідності, наприклад, якщо треба запровадити нові штатні посади або змінити розмір посадових окладів.

Висновки

1. Наявність штатного розпису для комерційного підприємства з 28.08.2025 не є обов’язковою, а штрафи за його відсутність не повинні застосовуватись. Кожне підприємство самостійно вирішуватиме, затверджувати такий документ чи ні. Однак для ефективної та злагодженої роботи підприємству все ж таки варто мати штатний розпис або інший документ, у якому буде закріплено всі необхідні відомості.
2. Штатний розпис важливо мати для планування діяльності підприємства, своєчасного прийняття управлінських рішень, а також контролю виконання роботодавцем вимог трудового законодавства.