Суміщення професій та посад

В умовах карантину та кризи роботодавці намагаються оптимізувати витрати на оплату праці працівників. Унаслідок скорочення персоналу, а також відсутності деяких працівників на роботі через тимчасову непрацездатність, відпустки, зокрема у зв’язку із карантином, їхні обов’язки перерозподіляються між іншими працівниками. У КЗпП норми щодо суміщення професій та посад викладено досить поверхово. Тому розглянемо, які особливості слід урахувати в разі суміщення посад, аби не отримати штрафи від Держпраці.

Визначення поняття «суміщення»

У ст. 105 КЗпП коротко зазначено: суміщення професій (посад) передбачає, що працівник разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, виконує додаткову роботу за іншою професією (посадою) у того самого роботодавця протягом робочого дня, установленого за основним місцем роботи.

Більше інформації містить постанова Ради Міністрів СРСР від 04.12.81 р. № 1145 «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» (далі – Постанова № 1145) та Інструкція Держкомпраці СРСР щодо застосування цієї постанови від 14.05.82 р. № 53-ВЛ (далі – Інструкція № 53).

Як бачимо, на сьогодні, крім ст. 105 КЗпП, якою визначаються умови оплати суміщення професій (посад), діють досить давні документи. Утім, попри те що їх прийнято ще за часів СРСР, вони досі є чинними, однак лише в частині, що не суперечить Конституції та законам України. Це передбачено ратифікованою постановою ВРУ від 12.09.91 р. № 1545-XII «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР».

Зауважимо: оскільки суміщенням вважається виконання додаткових обов’язків без звільнення від основних трудових обов’язків, це поняття часто плутають із виконанням обов’язків тимчасово відсутнього працівника та розширенням зони обслуговування.

Проте зміст цих понять зовсім різний.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника передбачає заміну іншого працівника, відсутнього через хворобу, відпустку, відрядження тощо, за яким відповідно до чинного законодавства зберігається місце роботи (посада) (тобто працівник обіймає цю посаду, але він тимчасово відсутній). Тоді як суміщення встановлюється за «вільною», не займаною ніким, посадою (професією).

Розширенням зони обслуговування вважається виконання працівником поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткового обсягу робіт за однією й тією самою професією або посадою. Тобто встановити розширення зони обслуговування можна лише за однаковою професією (посадою), тоді як суміщення здійснюється за іншою посадою.

Крім того, оскільки термін «суміщення» є співзвучним терміну «сумісництво», їх також часто плутають. Однак у разі сумісництва укладається окремий трудовий договір. До того ж, сумісництвом вважається виконання працівником, крім своєї основної, іншої регулярної оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час на тому самому або іншому підприємстві, в установі, організації або у громадянина (підприємця, приватної особи) за наймом

Основні правила щодо суміщення

Головною тезою, яка випливає з норм КЗпП та Постанови № 1145, є те, що суміщення професій чи посад установлюється без укладення окремого трудового договору.

Водночас для встановлення суміщення роботодавець має зважати на такі важливі аспекти.

1. Наявність вакансії

Для встановлення суміщення професій або посад на підприємстві (у його штатному розписі) має бути вакансія. Для підтвердження цього правила слід звернутися до п. 9 Інструкції № 53. У ньому йдеться про те, що зменшення чисельності працівників унаслідок суміщення професій та посад не може бути підставою для зміни встановленого підприємствам, установам, організаціям ліміту чисельності та затвердженого для них штатного розпису, ліквідації підрозділів. Тобто за відсутності «вільної» посади у штатному розписі суміщення професій або посад є неможливим.

2. Місце роботи

Оскільки суміщення професій та посад може виконуватися працівником поряд зі своєю основною роботою на одному й тому самому підприємстві, воно підлягає оформленню лише на одному підприємстві в межах укладеного трудового договору. Отже, місце роботи залишається тим самим, незважаючи на доручення додаткової роботи за суміщенням.

3. Строк виконання

Виконання додаткової роботи за іншою професією або посадою може встановлюватися як на певний строк, визначений у наказі, так і без визначення строку. Це означає, що суміщення професій або посад може встановлюватися на період, який обумовлюється початком або завершенням якоїсь події. Наприклад, до прийняття основного працівника на роботу (до заповнення вакансії), до завершення строку встановлення суміщення попереднім працівником, який виявив бажання його припинити тощо.

4. Робочий час

Робота за суміщенням виконується протягом робочого дня за основною професією чи посадою за установленої законодавством тривалості робочого часу. Тобто тривалість робочого часу працівника не збільшується. Отже, працівник протягом дня виконує роботу і за своєю основною професією чи посадою, і за суміщенням. Зважаючи на це, можна дійти висновку, що графік роботи за суміщуваною професією чи посадою має збігатися із графіком за основною професією чи посадою.

5. Облік робочого часу

Облік робочого часу має здійснюватися в табелі або іншому документі для такого обліку. Табель обліку використання робочого часу (або інший, визначений підприємством, документ) на працівника, який виконує додаткову роботу за суміщенням, заповнюється лише за основною професією чи посадою, оскільки додаткові обов’язки виконуються протягом робочого дня.

Отже, робочий час за суміщуваною професією або посадою окремо не обліковується, а в табелі обліку робочого часу зазначається лише робота за основною професією чи посадою.

6. Оплата праці

За суміщення професій або посад працівнику встановлюється доплата. Відповідно до ст. 105 КЗпП розмір доплати визначається колдоговором або зазначається в наказі. Зазвичай у колдоговорі передбачається граничний розмір доплати за суміщення у відсотках від конкретного окладу (суміщуваної професії (посади) чи основної). Якщо ж на підприємстві немає колдоговору, то працівник і роботодавець погоджують між собою розмір доплати, який і відображається в наказі роботодавця. Рішення про конкретний розмір доплати приймається керівником підприємства залежно від складності, характеру, обсягу виконуваних робіт, витрат основного робочого часу.

Для встановлення доплати за суміщення використовуються кошти фонду заробітної плати, заощаджені в результаті зменшення чисельності працівників порівняно зі штатним розписом.

Установлення доплати має свої особливості залежно від сфери діяльності:

• для працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери доплата за суміщення професій чи посад установлюється в розмірі до 50 % посадового окладу (тарифної ставки) за основною посадою (п. 3 постанови КМУ від 30.08.02 р. № 1298 «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери», далі – Постанова № 1298). Водночас, ця доплата не встановлюється керівникам бюджетних установ, закладів та організацій, їхнім заступникам, керівникам структурних підрозділів цих установ, закладів та організацій, їхнім заступникам, а отже, доручати їм роботу за суміщенням професій чи посад недоцільно;
• підприємствам, які перебувають у сфері дії Генеральної угоди про регулювання основних принципів і норм реалізації соціально-економічної політики та трудових відносин в Україні на 2019–2021 рр. від 14.05.19 р., слід ураховувати норми цієї Генугоди щодо встановлення такого роду надбавок і доплат. Зокрема, у додатку 3 до Генугоди установлено, що доплата за суміщення професій (посад) одному працівнику не обмежується максимальним розміром і встановлюється в межах економії фонду зарплати за тарифною ставкою та окладом суміщуваної посади працівника.
• для працівників приватних компаній питання виконання додаткової роботи за суміщенням професій чи посад не регламентується жодним нормативно-правовим актом, а отже воно має бути обумовлене колективним або трудовим договором із працівником.

Зауважимо, що як у бюджетній сфері, так і на підприємствах інших форм власності, зазначена доплата може установлюватися декільком працівникам у межах економії за посадовим окладом (ставкою зарплати), визначеним для професії чи посади, за якою встановлюється суміщення.

Доплата провадиться винятково за наказом, оскільки інформація щодо суміщення не відображається в табелі обліку робочого часу.

7. Посадова інструкція

Незважаючи на те що працівник не обіймає повною мірою суміщувану посаду (професію), він має бути ознайомлений під підпис з посадовою інструкцією за цією посадою. В іншому разі виконувані за суміщенням обов’язки мають бути чітко виписані в наказі, з яким працівник також має бути ознайомлений під підпис.

8. Листок непрацездатності

Зрозуміло, що відсутність працівника через хворобу позначиться не лише на основній роботі, а й на роботі за суміщенням.

Сума допомоги з тимчасової непрацездатності визначається множенням середньоденної (середньогодинної) заробітної плати на кількість робочих днів (годин), які підлягають оплаті за графіком роботи підприємства, установи, організації (їх структурного підрозділу підприємства, установи, організації або за індивідуальним графіком роботи) за період тимчасової непрацездатності (п. 20 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.01 р. № 1266).

Отже, допомога з тимчасової непрацездатності нараховується на загальних підставах з урахуванням сум додаткової зарплати за суміщення професій (посад), якщо такі нарахування є в розрахунковому періоді.

9. Відпустки

Робота за суміщенням не вплине як на право працівника на відпустку, так і на тривалість відпусток, адже вона виконується одночасно з основною роботою. Водночас доплата за суміщення враховуватиметься для нарахуванні відпусткових (п. 3 Порядку № 100)

10. Особова картка

Запис про встановлене суміщення професій чи посад в особову картку форми № П-2 не вноситься, оскільки порядок її заповнення не передбачає цього.

11. Особова справа

В особовій справі як комплекті документів, що містять усі відомості про працівника, може бути й наказ (його копія) про суміщення професії чи посад, що дозволить швидко знайти інформацію щодо встановленого суміщення та підтвердження виплати відповідної доплати.

12. Трудова книжка

Запис про суміщення професій чи посад до трудової книжки не вноситься, оскільки така робота є додатковою, і за її виконання працівник отримує доплату. Тобто він не приймається на роботу за суміщенням, а йому, як уже найнятому працівнику відповідного підприємства, установлюється суміщення професій чи посад.

Оформлення суміщення

За дотримання зазначених вище правил працівнику може бути встановлене суміщення як з його ініціативи (тобто за його заявою) за погодженням із роботодавцем, так і на підставі прийнятого роботодавцем рішення.

1. Ініціатива працівника

Установлення суміщення

Якщо на підприємстві є вакансія за відповідною посадою (професією), то працівник, графік роботи якого збігається із графіком за «вільною» посадою, може звернутися до роботодавця для встановлення йому суміщення професії чи посади. Для цього він пише заяву (див. зразок 1) та звертається за погодженням до роботодавця. У разі відсутності заперечень установлення суміщення погоджується та видається наказ (див. зразок 2).

Як уже зазначалося, працівник може ініціювати суміщення на певний строк або без обмеження строком (якщо для роботодавця це економічно виправдано та не призводить до погіршення роботи за основною посадою працівника).

У наказі обов’язково зазначають назву професії (посади), за якою відбуватиметься суміщення, та розмір доплати.

Зразок 1. Заява про встановлення суміщення за ініціативою працівника

Зразок 2. Наказ про встановлення суміщення за ініціативою працівника

Припинення суміщення

Поняття «припинення суміщення» зазвичай стосується закінчення виконання додаткової роботи, яке ініціюється саме працівником. Нерідко трапляється, що в разі встановлення суміщення на певний строк (із зазначенням дат) воно припиняється без видання окремого наказу. На думку автора, відсутність наказу про припинення виконання додаткової роботи за суміщенням може призвести до продовження нарахування доплати. А це потягне за собою додаткове фінансове навантаження та можливі штрафні санкції в разі їх виявлення в ході перевірки.

Тому, навіть якщо строк попередньо було встановлено, радимо видати наказ про припинення виконання додаткової роботи за суміщенням (див. зразок 3) і передати його копію в бухгалтерію для припинення нарахування виплат.

Крім того, зауважимо, що в разі бажання працівника достроково припинити виконання додаткової роботи за суміщенням, це питання також слід узгоджувати з роботодавцем, оскільки встановлення суміщення обумовлювалося обома сторонами.

Зразок 3. Наказ про припинення суміщення за ініціативою працівника

2. Ініціатива роботодавця

Установлення суміщення

Установлення суміщення за ініціативою роботодавця є зміною істотних умов праці. Тому в такому разі слід обов’язково дотримуватися процедури, передбаченої ч. 3 ст. 32 КЗпП. Таке суміщення також може мати обумовлений строк або встановлюватися без обмеження строком.

Передусім слід видати наказ про зміну істотних умов праці (див. зразок 4) через зміни в організації виробництва і праці (раціоналізація робочих місць, впровадження нових форм організації праці, у т. ч. перехід на бригадну форму організації праці та навпаки, впровадження передових методів, технологій тощо) (п. 10 постанови Пленуму ВСУ від 06.11.92 р. № 9 «Про практику розгляду судами трудових спорів»).

Подальшим кроком має бути попередження роботодавцем працівника (бажано письмово, див. зразок 5), умови праці якого будуть істотно змінені (тобто йому буде встановлено суміщення професій чи посад), про дату зміни, але не пізніше ніж за два місяці до впровадження цих змін.

Якщо ж працівник відмовляється отримувати письмове попередження або підписувати його, відділ кадрів має скласти акт про це.

Отримавши попередження, працівник може одразу відмовитися від продовження роботи через зміни істотних умов праці та написати про це безпосередньо в попередженні, скориставшись таким формулюванням: «Із попередженням ознайомлений(а). Відмовляюся від продовження роботи в нових умовах». У такому разі після закінчення двомісячного строку він підлягатиме звільненню на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП. Також працівник може прийняти пропозицію та продовжувати роботу зі зміненими істотними умовами праці, що може бути підтверджено, наприклад, таким записом: «Із попередженням ознайомлений(а). Згоден(на) на продовження роботи в нових умовах».

Якщо ж працівник одразу не може визначитися, то письмову згоду на продовження роботи після зміни істотних умов праці або про відмову від цього доцільно отримати від працівника протягом двох місяців.

У ч. 4 КЗпП визначено: якщо колишні умови праці не можуть бути збережені, а працівник не згоден на продовження роботи в нових умовах праці, трудовий договір припиняється згідно з п. 6 ст. 36 КЗпП та видається наказ про звільнення (див. зразок 6). Підставою для звільнення у зв’язку зі змінами істотних умов праці може бути лише відмова працівника від продовження роботи.

У разі припинення трудового договору за п. 6 ст. 36 КЗпП працівникові виплачується вихідна допомога в розмірі не менше середньомісячного заробітку (ст. 44 КЗпП).

На підставі наказу про звільнення до трудової книжки працівника вноситься запис (див. зразок 7). Також у книзі обліку руху трудових книжок ставиться відмітка про видачу трудової книжки працівнику, а в особовій картці форми № П-2 – про ознайомлення працівника зі звільненням (див. зразок 8).

Зразок 4. Наказ про зміну істотних умов праці (установлення суміщення посад)

Зразок 5. Попередження про зміну істотних умов праці (встановлення суміщення посад)

Зразок 6. Наказ про звільнення за п. 6 ст. 36 КЗпП працівника, який відмовився від продовження роботи на умовах суміщення посад

Зразок 7. Унесення запису до трудової книжки працівника

Зразок 8. Відображення інформації про звільнення працівника в його особовій картці форми № П-2

Скасування суміщення

Скасування суміщення за ініціативою роботодавця здійснюється за вищевказаною процедурою, тобто з попередженням працівника(ків) за два місяці до запровадження змін (скасування суміщення). Це обумовлюється тим, що скасування суміщення тягне за собою зменшення заробітної плати, а отже, є зміною істотних умов праці. Звісно, у такому разі всі документи матимуть інше формулювання (щодо скасування суміщення професій чи посад).