Совмещение профессий и должностей

В условиях карантина и кризиса работодатели пытаются оптимизировать расходы на оплату труда работников. Вследствие сокращения персонала, а также отсутствия некоторых работников на работе в связи с временной нетрудоспособностью, отпусками, в том числе в связи с карантином, их обязанности перераспределяются между другими работниками. В КЗоТ нормы в отношении совмещения профессий и должностей изложены поверхностно. Поэтому рассмотрим, какие особенности следует учесть при совмещении должностей, чтобы не получить штрафы от Гоструда.

Определение понятия «совмещение»

В ст. 105 КЗоТ коротко сказано: совмещение профессий (должностей) предусматривает, что работник вместе со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, выполняет дополнительную работу по другой профессии (должности) у того же работодателя в течение рабочего дня, установленного по основному месту работы.

Больше информации содержит постановление Совета Министров СССР от 04.12.81 г. № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» (далее – Постановление № 1145) и Инструкция Госкомтруда СССР по применению этого постановления от 14.05.82 г. № 53-ВЛ (далее – Инструкция № 53).

Как видим, на сегодняшний день, кроме ст. 105 КЗоТ, которой определяются условия оплаты совмещения профессий (должностей), действуют довольно давние документы. Впрочем, несмотря на то что они приняты еще во времена СССР, они до сих пор действуют, но только в части, не противоречащей Конституции и законам Украины. Это предусмотрено ратифицированным постановлением ВРУ от 12.09.91 г. № 1545-XII «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР».

Обращаем внимание: поскольку совмещением считается исполнение дополнительных обязанностей без увольнения от основных трудовых обязанностей, это понятие часто путают с исполнением обязанностей временно отсутствующего работника и расширением зоны обслуживания.

Однако содержание данных понятий совершенно разное.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника предусматривает замену другого работника, отсутствующего из-за болезни, отпуска, командировки и т. п., за которым в соответствии с действующим законодательством сохраняется место работы (т. е. работник занимает эту должность, но он временно отсутствует). Тогда как совмещение устанавливается по «свободной», не занятой никем, должности (профессии).

Расширением зоны обслуживания считается выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности. То есть установить расширение зоны обслуживания можно только по одинаковой профессий (должности), тогда как совмещение выполняется по другой должности.

Кроме того, поскольку термин «совмещение» созвучен термину «совместительство», их также часто путают. Однако при совместительстве заключается отдельный трудовой договор. К тому же, совместительством считается выполнение работником, кроме своей основной, другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время на том же или другом предприятии, в учреждении, организации или у гражданина (предпринимателя, частного лица) по найму

Основные правила совмещения

Главный тезис, следующий из норм КЗоТ и Постановления № 1145, – совмещение профессий или должностей устанавливается без заключения отдельного трудового договора.

В то же время, для установления совмещения работодатель должен учитывать следующие важные аспекты.

1. Наличие вакансии

Для установления совмещения профессий или должностей на предприятии (в его штатном расписании) должна быть вакансия. Для подтверждения этого правила следует обратиться к п. 9 Инструкции № 53. В нем речь идет о том, что уменьшение численности работников вследствие совмещения профессий и должностей не может быть основанием для изменения лимита численности, установленного предприятиям, учреждениям, организациям, и утвержденного для них штатного расписания, ликвидации подразделений. То есть при отсутствии «свободной» должности в штатном расписании совмещение профессий или должностей невозможно.

2. Место работы

Поскольку совмещение профессий и должностей может выполняться работником наряду со своей основной работой на одном и том же предприятии, оно подлежит оформлению только на одном предприятии в рамках заключенного трудового договора. Следовательно, место работы остается тем же, несмотря на поручение дополнительной работы по совмещению.

3. Срок выполнения

Выполнение дополнительной работы по другой профессии или должности может устанавливаться как на определенный срок, оговоренный в приказе, так и без указания срока. Это значит, что совмещение профессий или должностей может устанавливаться на период, который обусловливается началом или завершением какого-то события. Например, до приема основного работника на работу (до заполнения вакансии), до окончания срока установления совмещения предыдущим работником, желающим его прекратить, и т. п.

4. Рабочее время

Работа по совмещению выполняется в течение рабочего дня по основной профессии или должности при установленной законодательством продолжительности рабочего времени. То есть продолжительность рабочего времени работника не увеличивается. Таким образом, работник в течение дня выполняет работу и по своей основной профессии или должности, и по совмещению. Учитывая это, можно прийти к выводу, что график работы по совмещаемой профессии или должности должен совпадать с графиком по основной профессии или должности.

5. Учет рабочего времени

Учет рабочего времени должен вестись в табеле или ином документе для такого учета. Табель учета использования рабочего времени (или иной, определенный предприятием, документ) на работника, выполняющего дополнительную работу по совмещению, заполняется только по основной профессии или должности, поскольку дополнительные обязанности выполняются в течение рабочего дня.

Таким образом, рабочее время по совмещаемой профессии или должности отдельно не учитывается, а в табеле учета рабочего времени отражается только работа по основной профессии или должности.

6. Оплата труда

За совмещение профессий или должностей работнику устанавливается доплата. В соответствии со ст. 105 КЗоТ размер доплаты определяется колдоговором или указывается в приказе. Обычно в колдоговоре предусматривается предельный размер доплаты за совмещение в процентах от конкретного оклада (совмещаемой профессии (должности) или основной). Если же на предприятии нет колдоговора, то работник и работодатель согласовывают между собой размер доплаты, который и отражается в приказе работодателя. Решение о конкретном размере доплаты принимается руководителем предприятия в зависимости от сложности, характера, объема выполняемых работ, расходов основного рабочего времени.

Для установления доплаты за совмещение используются средства фонда заработной платы, сэкономленные в результате уменьшения численности работников по сравнению со штатным расписанием.

Установление доплаты имеет особенности в зависимости от сферы деятельности:

• для работников учреждений, заведений и организаций отдельных отраслей бюджетной сферы доплата за совмещение профессий или должностей устанавливается в размере до 50 % должностного оклада (тарифной ставки) по основной должности (п. 3 постановления КМУ от 30.08.02 г. № 1298 «Об оплате труда работников на основе Единой тарифной сетки разрядов и коэффициентов по оплате труда работников учреждений, заведений и организаций отдельных отраслей бюджетной сферы», далее – Постановление № 1298). В то же время, эта доплата не устанавливается руководителям бюджетных учреждений, заведений и организаций, их заместителям, руководителям структурных подразделений этих учреждений, заведений и организаций, их заместителям, поэтому поручать им работу по совмещению профессий или должностей нецелесообразно;
• предприятиям, относящимся к сфере действия Генерального соглашения о регулировании основных принципов и норм реализации социально-экономической политики и трудовых отношений в Украине на 2019-2021 гг. от 14.05.19 г., следует учитывать нормы этого Генсоглашения по установлению такого рода надбавок и доплат. В частности, в приложении 3 к Генсоглашению установлено, что доплата за совмещение профессий (должностей) одному работнику не ограничивается максимальным размером и устанавливается в пределах экономии фонда зарплаты по тарифной ставке и окладу совмещаемой должности работника;
• для работников частных компаний вопрос выполнения дополнительной работы в порядке совмещения профессий или должностей не регламентируется каким-либо нормативно-правовым актом, поэтому оно должно быть предусмотрено коллективным или трудовым договором с работником.

Заметим, что как в бюджетной сфере, так и на предприятиях иных форм собственности, указанная доплата может устанавливаться нескольким работникам в пределах экономии по должностному окладу (ставке зарплаты), определенному для профессии или должности, по которой устанавливается совмещение.

Доплата производится исключительно согласно приказу, поскольку информация о совмещении не отражается в табеле учета рабочего времени.

7. Должностная инструкция

Несмотря на то что работник, по большому счету, не занимает совмещаемую должность (профессию), он должен быть ознакомлен под подпись с должностной инструкцией по этой должности. В противном случае исполняемые по совмещению обязанности должны быть четко выписаны в приказе, с которым работник также должен быть ознакомлен под подпись.

8. Листок нетрудоспособности

Понятно, что отсутствие работника в связи с болезнью отразится не только на основной работе, но и на работе по совмещению.

Сумма пособия по временной нетрудоспособности определяется умножением среднедневной (среднечасовой) заработной платы на количество рабочих дней (часов), которые подлежат оплате по графику работы предприятия, учреждения, организации (их структурного подразделения) или по индивидуальному графику работы за период временной нетрудоспособности (п. 20 Порядка исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденного постановлением КМУ от 26.09.01 г. № 1266).

Таким образом, пособие по временной нетрудоспособности начисляется на общих основаниях с учетом сумм дополнительной зарплаты за совмещение профессий (должностей), если такие начисления есть в расчетном периоде.

9. Отпуска

Работа в порядке совмещения не повлияет как на право работника на отпуск, так и на продолжительность отпуска, ведь она выполняется одновременно с основной работой. В то же время, доплата за совмещение будет учитываться при начислении отпускных (п. 3 Порядка № 100)

10. Личная карточка

Запись об установленном совмещении профессий или должностей в личную карточку формы № П-2 не вносится, поскольку порядок ее заполнения не предусматривает этого.

11. Личное дело

В личном деле как комплекте документов, содержащих все сведения о работнике, может быть и приказ (его копия) о совмещении профессий или должностей, что позволит быстро найти информацию об установленном совмещении и подтверждение выплаты соответствующей доплаты.

12. Трудовая книжка

Запись о совмещении профессий или должностей в трудовую книжку не вносится, поскольку такая работа считается дополнительной и за ее выполнение работник получает доплату. То есть он не принимается на работу в порядке совмещения, а ему, как уже нанятому работнику соответствующего предприятия, устанавливается совмещение профессий или должностей.

Оформление совмещения

При соблюдении указанных выше правил работнику может быть установлено совмещение как по его инициативе (т. е. по его заявлению) по согласованию с работодателем, так и на основании принятого работодателем решения.

1. Инициатива работника

Установление совмещения

Если на предприятии есть вакансия по соответствующей должности (профессии), то работник, график работы которого совпадает с графиком по «свободной» должности, может обратиться к работодателю для установления ему совмещения профессии или должности. Для этого он пишет заявление (см. образец 1) и обращается за согласованием к работодателю. При отсутствии возражений установление совмещения согласовывается и издается приказ (см. образец 2).

Как уже отмечалось, работник может инициировать совмещение на определенный срок или без ограничения сроком (если для работодателя это экономически оправдано и не приводит к ухудшению работы по основной должности работника).

В приказе обязательно указывают название профессии (должности), по которой будет происходить совмещение, и размер доплаты.

Образец 1. Заявление об установлении совмещения по инициативе работника

Образец 2. Приказ об установлении совмещения по инициативе работника

Прекращение совмещения

Понятие «прекращение совмещения» обычно касается окончания выполнения дополнительной работы, которое инициируется именно работником. Нередко случается, что при установлении совмещения на определенный срок (с указанием дат) оно прекращается без издания отдельного приказа. По мнению автора, отсутствие приказа о прекращении выполнения дополнительной работы по совмещению может привести к продолжению начисления доплаты. А это повлечет за собой дополнительную финансовую нагрузку и возможные штрафные санкции в случае их выявления в ходе проверки.

Поэтому, даже если срок предварительно был установлен, советуем издать приказ о прекращении выполнения дополнительной работы в порядке совмещения (см. образец 3) и передать его копию в бухгалтерию для прекращения начисления выплат.

Кроме того, заметим, что при желании работника досрочно прекратить выполнение дополнительной работы в порядке совмещения этот вопрос также следует согласовать с работодателем, поскольку установление совмещения обсуждалось обеими сторонами.

Образец 3. Приказ о прекращении совмещения по инициативе работника

2. Инициатива работодателя

Установление совмещения

Установление совмещения по инициативе работодателя считается изменением существенных условий труда. Поэтому следует обязательно соблюдать процедуру, предусмотренную ч. 3 ст. 32 КЗоТ. Такое совмещение также может иметь срок или устанавливаться без ограничения сроком.

Прежде всего, следует издать приказ об изменении существенных условий труда (см. образец 4) в связи с изменениями в организации производства и труда (п. 10 постановления Пленума ВСУ от 06.11.92 г. № 9 «О практике рассмотрения судами трудовых споров»).

Следующим шагом должно быть предупреждение работодателем работника (желательно в письменном виде, см. образец 5), условия труда которого будут существенно изменены (т. е. ему будет установлено совмещение профессий или должностей), о дате изменения, но не позднее чем за два месяца до внедрения этих изменений.

Если же работник отказывается получать письменное предупреждение или подписывать его, отдел кадров должен составить акт об этом.

Получив предупреждение, работник может сразу отказаться от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда и написать об этом непосредственно в предупреждении, воспользовавшись следующей формулировкой: «С предупреждением ознакомлен(а). Отказываюсь от продления работы в новых условиях». В таком случае после истечения двухмесячного срока он подлежит увольнению на основании п. 6 ст. 36 КЗоТ. Также работник может принять предложение и продолжать работу с измененными существенными условиями труда, что может быть подтверждено, например, следующей записью: «С предупреждением ознакомлен(а). Согласен(на) на продолжение работы в новых условиях».

Если же работник сразу не может определиться, то письменное согласие на продолжение работы после изменения существенных условий труда или об отказе от этого целесообразно получить от работника в течение двух месяцев.

В ч. 4 КЗоТ определено: если прежние условия труда не могут быть сохранены, а работник не согласен на продолжение работы в новых условиях труда, то трудовой договор прекращается согласно п. 6 ст. 36 КЗоТ и издается приказ об увольнении (см. образец 6). Основанием для увольнения в связи с изменением существенных условий труда может быть только отказ работника от продолжения работы.

В случае прекращения трудового договора согласно п. 6 ст. 36 КЗоТ работнику выплачивается выходное пособие в размере не меньше среднемесячного заработка (ст. 44 КзоТ).

На основании приказа об увольнении в трудовую книжку работника вносится запись (см. образец 7). Также в книге учета движения трудовых книжек ставится отметка о выдаче трудовой книжки работнику, а в личной карточке формы № П-2 – об ознакомлении работника с увольнением (см. образец 8).

Образец 4. Приказ об изменении существенных условий труда (установлении совмещения должностей)

Образец 5. Предупреждение об изменении существенных условий труда (установлении совмещения должностей)

Образец 6. Приказ об увольнении согласно п. 6 ст. 36 КЗоТ работника, который отказался от продолжения работы на условиях совмещения должностей

Образец 7. Внесение записи в трудовую книжку работника

Образец 8. Отражение информации об увольнении работника в его личной карточке формы № П-2

Отмена совмещения

Отмена совмещения по инициативе работодателя проводится по вышеуказанной процедуре, то есть с предупреждением работника(ков) за два месяца до изменений (отмены совмещения). Это связано с тем, что отмена совмещения влечет за собой уменьшение зарплаты, то есть считается изменением существенных условий труда. Конечно, в таком случае все документы будут иметь иную формулировку (об отмене совмещения профессий или должностей).