Реєстр застрахованих осіб: види, шляхи та терміни подання відомостей про трудові відносини

Реєстр застрахованих осіб формує та веде Пенсійний фонд. Інформація до даного Реєстру вносяться на підставі відомостей, що надходять з джерел, визначених ст. 18 Закону від 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон № 2464). Одним з таких джерел є звітність страхувальника.

На сьогодні страхувальник подає наступну звітність для внесення до Реєстру застрахованих осіб інформації про трудові відносини:

• повідомлення про прийняття працівника на роботу. Подається до територіальних органів ДПС за місцем обліку їх як платника ЄСВ за формою згідно з додатком до постанови КМУ від 17.06.2015 № 413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту». Термін подання – до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором та/або до початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом резидента Дія Сіті. Інформація, що міститься у повідомленні про прийняття працівника на роботу, передається в порядку міжвідомчого обміну від ДПС до Пенсійного фонду та вноситься до Реєстру застрахованих осіб відповідно до Закону № 2464;
• податковий розрахунок. Подається до територіальних органів ДПС за місцем обліку їх як платника ЄСВ. Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску затверджено наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4 (у редакції наказу Мінфіну від 15.12.2020 № 773). Термін подання – протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу. Відомості про трудові відносини осіб відображаються страхувальником у додатку 5 до Податкового розрахунку. Інформація, що міститься в Податковому розрахунку в розрізі застрахованих осіб, передається в порядку міжвідомчого обміну від ДПС до Пенсійного фонду та вноситься до Реєстру застрахованих осіб відповідно до Закону № 2464;
• відомості про трудову діяльність працівника. Подаються працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду (далі – вебпортал ПФУ) в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Також такі відомості можуть бути подані працівником особисто (в сервісному центрі Пенсійного фонду);
• відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в додатку до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженому постановою правління Пенсійного фонду № 11-1, а за періоди до набрання чинності Законом від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» – одним із таких способів:
  • у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
  • в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.
• оперативне подання відомостей про трудові відносини. Подаються такі відомості роботодавцем через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду. Дані в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування оновлюються впродовж доби. Подавати відомості про рух кадрів необхідно не пізніше ніж протягом наступного дня після настання відповідної події. Можливість оперативно подавати відомості про трудові відносини працівників засобами вебпорталу для внесення такої інформації до Реєстру застрахованих осіб реалізована Пенсійним фондом для підприємств, установ та організацій, які є критично важливими та працівники яких підлягають бронюванню відповідно до постанови КМУ від 05.06.2024 № 650 «Деякі питання бронювання військовозобов’язаних під час воєнного стану».

ГУ ПФУ в Чернівецькій області

Приєднуйтесь до Uteka у Telegramm