Охорона праці без помилок: складаємо номенклатуру справ згідно з вимогами Мінʼюсту

Більше за темою:

Оформлення номенклатури справ юридичної особи

Складання та затвердження номенклатури є обовʼязковим і здійснюється на основі типових номенклатур та правил діловодства, зокрема Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінʼюсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі − Правила № 1000/5).

Для визначення строків зберігання документів, створюваних під час документування управлінських функцій, Мінʼюст затвердив наказом від 12.04.2012 № 578/5 Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

При формуванні номенклатури необхідно переглянути всі документи, які стосуються охорони праці, згрупувати їх за категоріями відповідно до Правил № 1000/5 і визначити перелік документів.

Кожен тип документа має відповідні строки зберігання. Ці строки можуть відрізнятися для різних типів документів. Наприклад, для журналів реєстрації інструктажів строк зберігання становить 10 років після закінчення журналу.

У номенклатурі потрібно вказати назву кожної справи, її код, строк зберігання та примітку.

Затверджується номенклатура справ підприємства керівником юридичної особи або наказом та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

Один примірник номенклатури передається до архіву установи. 

До основних документів, що входять до номенклатури справ з охорони праці відносяться:

• нормативні акти: Закон від 14.10.1992 № 2694-XII «Про охорону праці», Типове положення про службу охорони праці, Положення про систему управління охороною праці тощо;
• інструкції: Інструкції з охорони праці за професіями та видами робіт;
• журнали: журнали реєстрації інструктажів, журналів обліку нещасних випадків тощо;
• накази та розпорядження: накази про призначення відповідальних осіб, про результати перевірок знань, про введення в дію інструкцій тощо;
• протоколи: протоколи засідань комісій з питань охорони праці, протоколи перевірки знань;
• матеріали розслідувань: акти про нещасні випадки, матеріали розслідувань, пов’язаних з виробничим травматизмом.

ПФУ