Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Аудит трудової книжки перед оцифруванням

Важливо
19.12.2024

В Україні триває перехід до ведення обліку трудової діяльності в електронній формі, на що законодавством відведено 5 років. До 10 червня 2026 року працівники та роботодавці мають подати сканкопії трудових книжок для оцифрування до Пенсійного фонду через вебпортал електронних послуг.

Перед скануванням трудової книжки необхідно провести її ретельний аудит, тобто перевірити усі записи на відповідність вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 № 58. На що звернути увагу під час аудиту і як виправити виявлені неточності?

Перевірка першої сторінки (титульного аркушу)

Перевіряємо:

  • правильність написання прізвище, ім’я та по батькові (ПІБ) – вони мають бути вказані повністю, без заміни імені та по батькові ініціалами. Дата народження і ПІБ повинні співпадати з паспортними даними;
  • оформлення записів про зміну працівником ПІБ або дати народження (якщо така зміна мала місце): попередній запис має бути закреслено однією рискою і поряд записано нові дані з посиланням на документ, на підставі якого виправлено запис, його реквізити, номер і дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.
  • наявність підписів власника трудової книжки та особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві/установі; 
  • наявність печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

Перевірка записів у розділі «Відомості про роботу»

Звертаємо увагу на те, щоб:

  • у записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи були зазначені: дата початку роботи, повне найменування підприємства/організації/установи, назва посади чи професії, номери і дати наказів про прийняття/звільнення;
  • окремим рядком було зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру – якщо за час роботи назва підприємства змінювалася;
  • записи про звільнення чи переведення були здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону;
  • записи про звільнення були засвідчені печаткою.

Як усунути виявлені недоліки?

У разі виявлення неправильно зазначених ПІБ або дати народження власника документа зміни можна вносити за останнім місцем роботи на підставі відповідних документів, за їх відсутності факт належності трудової книжки особі може бути встановлений у судовому порядку. 

У  разі виявлення  неправильного  або  неточного  запису відомостей  про  роботу,  переведення, а також про нагородження та заохочення тощо виправлення    виконується    власником    або уповноваженим ним органом,  де було  зроблено  відповідний  запис. Якщо підприємство ліквідоване, відповідний запис робить правонаступник, а у випадку його відсутності – архів.

Звертаємо увагу!

У розділі «Відомості про  роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

Перед скануванням трудової книжки необхідно звернути увагу, щоб всі записи в ній були виконані охайно, без закреслення чи виправлення.

Якщо не виявлено жодних недоліків під час заповнення трудової книжки, то можна сканувати свій документ та завантажувати його в особистому кабінеті на вебпорталі Фонду.

Перевірити стан опрацювання оцифрування трудової книжки можна в особистому кабінеті користувача на вебпорталі ПФУ в розділі «Електронна трудова книжка».

Перелік документів, які підтверджують стаж для пенсії за відсутності в трудовій книжці необхідних записів або за наявності неправильних чи неточних записів про періоди роботи, визначено постановою КМУ від 12.08.1993 № 637 «Про затвердження Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній». 

ГУ ПФУ в Закарпатській області


Приєднуйтесь до Uteka у Telegramm

Коментарі до матеріалу
Швидка реєстрація
Будьте в курсі змін і актуальних тем, задавайте питання.
Популярне
27.05.2025
Топ-20 новин минулого тижня
Найбільш цікаві новини минулого тижня Критично важливі підприємства до 28 травня мають подати відповідні дані: лист Мінекономіки Актуальні рахунки для сплати податків Пропонують повернути 100 % бронювання для критично важливих підприємств Мінцифри змінила критерії визначення критично важливих під...
05.03.2025
Опубліковано постанову КМУ, якою спрощено процедуру бронювання військовозобов’язаних
Більше за темою: Бронювання працівників: покрокові дії Анулювання бронювання військовозобов’язаних: підстави та умови Звітність із військового обліку та бронювання 5 лютого на сайті Кабміну опубліковано постанову від 28.02.2025 № 233, якою внесено зміни до порядку бронювання війсь...
20.05.2025
Актуальні рахунки для сплати податків
Інформація про реквізити рахунків, відкритих для зарахування податків, а також для сплати єдиного внеску Більше за темою: Нова форма ТТН: огляд змін Мікро, мале, середнє чи велике: навіщо треба визначати розмір підприємства Затверджуємо та оновлюємо штатний розпис: правила та нюанси Сп...
Нове
29.05.2025
Шпалери для робочого столу від Uteka – Червень
Прийміть у подарунок шпалери для робочого столу від Uteka! *Завантажте архівний файл, розпакуйте його і встановіть вподобане зображення на робочий стіл комп'ютера. Календар бухгалтера на червень 2025 року ...
29.05.2025
Атестуємо зварників: хто має бути в комісії
До складу атестаційної комісії при атестації зварників входять (п. 1.6 розд. 1 НПАОП 0.00-1.16-96 «Правила атестації зварників»): керівник зварювальних робіт підприємства (організації), атестований як експерт УАКЗ, – голова комісії; спеціалісти служби зварювальних робіт підприє...
29.05.2025
У разі зміни облікових даних слід до 5 червня подати відповідне повідомлення до ТЦК і СП
Змінилися облікові дані військовозобов'язаних працівників? Коли слід подати повідомлення до ТЦК і СП? Більше за темою: Повідомлення про зміну облікових даних сезонного працівника Списки військового обліку: в які строки слід затвердити та як проводити звіряння? Держоргани, ОМС, підприємства, устано...
Кращі матеріали