Подписывайся на информационную страховку бухгалтера
Разделы:
Подразделы:
Подразделы:
Подразделы:

Аудит трудовой книжки перед оцифровкой

19.12.2024

В Украине идет переход к ведению учета трудовой деятельности в электронной форме, на что законодательством отведено 5 лет. До 10 июня 2026 года работники и работодатели должны подать сканкопии трудовых книжек для оцифровки в Пенсионный фонд через веб-портал электронных услуг.

Перед сканированием трудовой книжки необходимо провести ее тщательный аудит, то есть проверить все записи на соответствие требованиям Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников от 29.07.1993 № 58. На что обратить внимание во время аудита и как исправить выявленные неточности?

Проверка первой страницы (титульного листа)

Проверяем:

  • правильность написания фамилии, имени и отчества (Ф. И. О.) – они должны быть указаны полностью, без замены имени и отчества инициалами. Дата рождения и Ф. И. О. должны совпадать с паспортными данными;
  • оформление записей об изменении работником Ф. И. О. или даты рождения (если такое изменение имело место): предварительная запись должна быть зачеркнута одной чертой и рядом записаны новые данные со ссылкой на документ, на основании которого исправлена ​​запись, его реквизиты, номер и дата выдачи. Эта информация должна быть заверена подписью лица, уполномоченного учреждением, и печатью.
  • наличие подписей владельца трудовой книжки и лица, ответственного за выдачу трудовых книжек на предприятии/учреждении;
  • наличие печати предприятия (или печати отдела кадров), на котором впервые
  • заполнялась трудовая книжка.

Проверка записей в разделе «Сведения о работе»

Обращаем внимание на то, чтобы:

  • в записях о принятии на работу и увольнении с работы были указаны: дата начала работы, полное наименование предприятия/организации/учреждения, название должности или профессии, номера и даты приказов о принятии/увольнении;
  • отдельной строкой была сделана запись о переименовании с указанием распорядительного акта, его даты и номера – если за время работы название предприятия изменялось;
  • записи об увольнении или переводе были осуществлены в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью закона;
  • записи об увольнении были заверены печатью.

Как устранить выявленные недостатки?

В случае выявления неправильно указанных Ф. И. О. или даты рождения владельца документа изменения можно вносить по последнему месту работы на основании соответствующих документов, при их отсутствии факт принадлежности трудовой книги лицу может быть установлен в судебном порядке.

В случае обнаружения неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждении и поощрении и т. п. исправление выполняется владельцем или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись. Если предприятие ликвидировано, соответствующую запись проводит правопреемник, а в случае его отсутствия – архив.

Обращаем внимание!

В разделе «Сведения о работе», «Сведения о награждении», «Сведения о поощрении» зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

Перед сканированием трудовой книжки необходимо обратить внимание на то, чтобы все записи в ней были выполнены аккуратно, без зачеркивания или исправления.

Если не обнаружено никаких недостатков при заполнении трудовой книжки, можно сканировать свой документ и загружать его в личном кабинете на веб-портале Фонда.

Проверить состояние обработки оцифровки трудовой книжки можно в личном пользовательском кабинете пользователя на веб-портале ПФУ в разделе «Электронная трудовая книжка».

Перечень документов, подтверждающих стаж для пенсии при отсутствии в трудовой книжке необходимых записей или при наличии неправильных или неточных записей о периодах работы, определен постановлением КМУ от 12.08.1993 № 637 «Об утверждении Порядка подтверждения стажа работы для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней».

ГУ ПФУ в Закарпатской области


Присоединяйтесь к Uteka в Telegramm

Комментарии к материалу
Быстрая регистрация
Будьте в курсе изменений и актуальных тем, задавайте вопросы.
Популярное
07.10.2025
Топ-20 новостей прошлой недели
Самые интересные новости минувшей недели Обновлен План-график проведения проверок (26.09.2025) ГНС отвечает на актуальные вопросы налогоплательщиков: письмо от 26.09.2025 Обновлены показатели средней зарплаты за 2025 год, которая учитывается для исчисления пенсии ГНС отвечает на актуальные вопрос...
08.09.2025
Закон № 4536 опубликован 3 сентября: обзор основных изменений
Закон № 4536 вносит изменения, в частности, в Налоговый кодекс, Закон от 08.07.2010 № 2464-VІ , Закон от 18.06.2024 № 3817-ІХ. Большинство норм Закона № 4536 вступает в силу первого числа месяца, следующего за месяцем его опубликования, то есть с 1 октября 2025 года. Больше по теме: Кварт...
17.07.2025
Кабмин обновил правила определения критичности предприятий для бронирования работников
Порядок и Критерии, по которым бронируют работников предприятий, вновь изменились. Рассмотрим, кого в этот раз это касается. Больше по теме: Зарплатные критерии для бронирования работников: исчисляем среднюю зарплату Сроки хранения документов по воинскому учету и бронированию Бронирование в ферме...
Новое
08.10.2025
Обзор судебной практики КХС Верховного Суда за август 2025 года
В обзоре представлен ряд правовых позиций в отдельных категориях споров, относящихся к хозяйственной юрисдикции. Больше по теме: Ликвидация в связи с банкротством: правовые аспекты Предлагаем вниманию обзор актуальной судебной практики КХС Верховного Суда за август 2025 года. В обзоре представлен р...
08.10.2025
Каковы отличия между наследственным договором, завещанием и договором дарения
Завещание, наследственный договор или договор дарения требуют нотариального удостоверения, но отличаются прежде всего моментом перехода права собственности, условиями его приобретения и возможностью обжалования в суде. Подробнее рассмотрим ниже. Больше по теме: Умер предприниматель: что делать рабо...
08.10.2025
Чрезмерно выплаченный доход при увольнении работника: как отразить возврат в приложении 4ДФ
Если в результате проведения окончательного расчета с налогоплательщиком, который прекращает трудовые отношения с работодателем, возникает сумма недоплаты, превышающая сумму налогооблагаемого дохода налогоплательщика за последний отчетный период, то непогашенная часть такой недоплаты включается в со...
Лучшие материалы