Подписывайся на информационную страховку бухгалтера
Разделы:
Подразделы:
Подразделы:
Подразделы:

Аудит трудовой книжки перед оцифровкой

19.12.2024

В Украине идет переход к ведению учета трудовой деятельности в электронной форме, на что законодательством отведено 5 лет. До 10 июня 2026 года работники и работодатели должны подать сканкопии трудовых книжек для оцифровки в Пенсионный фонд через веб-портал электронных услуг.

Перед сканированием трудовой книжки необходимо провести ее тщательный аудит, то есть проверить все записи на соответствие требованиям Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников от 29.07.1993 № 58. На что обратить внимание во время аудита и как исправить выявленные неточности?

Проверка первой страницы (титульного листа)

Проверяем:

  • правильность написания фамилии, имени и отчества (Ф. И. О.) – они должны быть указаны полностью, без замены имени и отчества инициалами. Дата рождения и Ф. И. О. должны совпадать с паспортными данными;
  • оформление записей об изменении работником Ф. И. О. или даты рождения (если такое изменение имело место): предварительная запись должна быть зачеркнута одной чертой и рядом записаны новые данные со ссылкой на документ, на основании которого исправлена ​​запись, его реквизиты, номер и дата выдачи. Эта информация должна быть заверена подписью лица, уполномоченного учреждением, и печатью.
  • наличие подписей владельца трудовой книжки и лица, ответственного за выдачу трудовых книжек на предприятии/учреждении;
  • наличие печати предприятия (или печати отдела кадров), на котором впервые
  • заполнялась трудовая книжка.

Проверка записей в разделе «Сведения о работе»

Обращаем внимание на то, чтобы:

  • в записях о принятии на работу и увольнении с работы были указаны: дата начала работы, полное наименование предприятия/организации/учреждения, название должности или профессии, номера и даты приказов о принятии/увольнении;
  • отдельной строкой была сделана запись о переименовании с указанием распорядительного акта, его даты и номера – если за время работы название предприятия изменялось;
  • записи об увольнении или переводе были осуществлены в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью закона;
  • записи об увольнении были заверены печатью.

Как устранить выявленные недостатки?

В случае выявления неправильно указанных Ф. И. О. или даты рождения владельца документа изменения можно вносить по последнему месту работы на основании соответствующих документов, при их отсутствии факт принадлежности трудовой книги лицу может быть установлен в судебном порядке.

В случае обнаружения неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждении и поощрении и т. п. исправление выполняется владельцем или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись. Если предприятие ликвидировано, соответствующую запись проводит правопреемник, а в случае его отсутствия – архив.

Обращаем внимание!

В разделе «Сведения о работе», «Сведения о награждении», «Сведения о поощрении» зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

Перед сканированием трудовой книжки необходимо обратить внимание на то, чтобы все записи в ней были выполнены аккуратно, без зачеркивания или исправления.

Если не обнаружено никаких недостатков при заполнении трудовой книжки, можно сканировать свой документ и загружать его в личном кабинете на веб-портале Фонда.

Проверить состояние обработки оцифровки трудовой книжки можно в личном пользовательском кабинете пользователя на веб-портале ПФУ в разделе «Электронная трудовая книжка».

Перечень документов, подтверждающих стаж для пенсии при отсутствии в трудовой книжке необходимых записей или при наличии неправильных или неточных записей о периодах работы, определен постановлением КМУ от 12.08.1993 № 637 «Об утверждении Порядка подтверждения стажа работы для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней».

ГУ ПФУ в Закарпатской области


Присоединяйтесь к Uteka в Telegramm

Комментарии к материалу
Быстрая регистрация
Будьте в курсе изменений и актуальных тем, задавайте вопросы.
Популярное
29.07.2025
Топ-20 новостей прошлой недели
Самые интересные новости минувшей недели Президент утвердил мораторий на проверки бизнеса Обновлены правила ведения воинского учета: постановление КМУ от 16.07.2025 Обнародованы изменения к КЗоТ относительно установления наличия признаков трудовых отношений Нужно ли переоформлять документы, если ...
20.05.2025
Актуальные счета для уплаты налогов
Информация о реквизитах счетов, открытых для зачисления налогов, а также для уплаты единого взноса Больше по теме: Новая форма ТТН: обзор изменений Микро, малое, среднее или крупное: зачем нужно определять размер предприятия Утверждаем и обновляем штатное расписание: правила и нюансы Списки...
21.05.2025
Критически важные предприятия до 28 мая должны подать соответствующие данные: письмо Минэкономики
Больше по теме: Перечень отраслевых и региональных нормативных актов, которыми утверждены критерии признания предприятий критически важными в особый период Зарплатные критерии для бронирования работников: исчисляем среднюю зарплату Минэкономики в письме от 19.05.2025 № 27-11/37509-07 проинфор...
Новое
01.08.2025
В каких случаях ФЛП следует подавать статистическую отчетность
Рассмотрим, кто именно среди ФЛП подает отчетность; какие формы подают; как проверить, нужно ли вам отчитываться; как надо подавать отчетность. Большинство физлиц-предпринимателей (ФЛП) не привлечены к государственным статистическим наблюдениям и, соответственно, не подают отчетность. Однако, если ...
31.07.2025
Обои для рабочего стола от Uteka – Август
Примите в подарок обои для рабочего стола от Uteka! * Скачайте архивный файл, распакуйте его и установите понравившееся изображение на рабочий стол компьютера. Календарь бухгалтера на август 2025 года ...
31.07.2025
Требования к знакам безопасности и здоровья на работе
12.08.2023 вступил в силу НПАОП 0.00-7.22-23 «Минимальные требования к обеспечению знаками безопасности и здоровья на работе». Знаки безопасности, используемые на работе, должны быть приведены работодателем в соответствие с Минимальными требованиями. Больше по теме: Инструкция по охране...
Лучшие материалы