Як подавати до ТЦК документи з військового обліку?

Кадрові питання

Як подавати та підтверджувати подання документів щодо військового обліку до ТЦК юридичній особі?

Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок 1487), не визначає способу подання документів до ТЦК.

Проте, як склалося на практиці, юридичні особи подають документи до ТЦК шляхом:

• безпосереднього відвідування ТЦК особою, відповідальною за ведення військового обліку,

або

• направлення рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення.

Зауважимо, що рекомендоване поштове відправлення – це поштове відправлення, яке приймається для пересилання без оцінки відправником вартості його вкладення, відстежується в системі оператора поштового зв’язку на шляху пересилання відправлення та вручається одержувачу з підтвердженням вручення (пп. 13 п. 2 Правил надання послуг поштового зв&;язку, затверджених постановою КМУ від 05.03.2009 № 270, далі – Правила №270).

А послуга опису вкладення до поштового відправлення полягає в підтвердженні у визначеному оператором поштового зв’язку порядку відповідно до технологічного процесу здійснення такої операції вмісту вкладення до поштового відправлення із зазначенням індивідуальних ознак відповідного вкладення (конкретний вид, кількість тощо), що відрізняє його від інших речей (п. 17 Правил № 270).

Вважаємо, що краще надсилати документи рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення, і тоді підтвердженням своєчасності надсилання документації буде квитанція, в якій зазначається дата відправлення. Крім того, опис вкладення підтверджує, який саме документ було надіслано. А повідомлення про вручення (якщо додатково замовили таку послугу) доводить, що цей документ дійсно дійшов до адресата.

Цей спосіб подання документів найбільш поширений на практиці ще й тому, що деяка документація з військового обліку подається до ТЦК за місцем реєстрації працівників, які перебувають в інших містах.

Наголосимо, що рекомендовані листи з описом вкладення та повідомленням про вручення на сьогодні приймає лише Укрпошта.

Отже, оскільки спосіб надання документації з військового обліку юридичною особою до ТЦК Порядком № 1487 не визначено, виходячи із практики, вважаємо, що документи варто надсилати рекомендованим листом з описом вкладення, щоб мати підтвердження того, що роботодавець дійсно надіслав саме такий документ у строк, передбачений Порядком № 1487.

Проте, якщо документ буде надіслано іншим способом, це не вважатиметься порушенням ведення військового обліку, адже Порядок № 1487 не визначає спосіб подання документації до ТЦК юридичними особами.