Чи зазначати розташування місця роботи працівника в кадровій документації?

Ситуація із практики

Роботодавець приймає на роботу працівника у підрозділ, розташований в іншому населеному пункті. Чи потрібно в кадрових документах, зокрема в наказі про прийняття на роботу, трудовій книжці та особовій картці П-2 зазначати розташування місця роботи?

Згідно з ч. 1 ст. 29 КЗпП до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб проінформувати працівника, зокрема, про місце роботи (інформація про роботодавця, у т. ч. його місцезнаходження).

Таке інформування здійснюється в довільній формі. Якщо укладається письмовий трудовий договір, то ця інформація зазначається в ньому. Але якщо письмовий трудовий договір не укладається, то на практиці використовують інформаційний лист, в якому зазначають усі пункти з ч. 1 ст. 29 КЗпП, і працівника ознайомлюють з ним.

Зразок такого листа див. тут «Інформування працівника про трудові відносини перед початком роботи».

У трудовій книжці інформація про розташування місця роботи працівника не відображається. Адже відповідно до п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 № 58, у графі 3 трудової книжки пишеться: «Прийнятий до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво» із зазначенням конкретного найменування відділу.

Зауважимо: незважаючи на те, що паперова трудова книжка вже не обов’язкова, на вимогу працівника роботодавець зобов’язаний уносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ст. 48 КЗпП).

Що стосується особової картки (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656), то порядку її ведення для приватних підприємств нормативними актами не встановлено. До того ж, законодавством прямо не передбачено обов’язковості її ведення. Про це йшлося, зокрема, у листі Мінекономіки від 25.09.2024 № 4701-05/70518-09.

Отже, ані у трудовій книжці, ані в особовій картці П-2 розташування місця роботи працівника зазначати не потрібно.

Місцезнаходження робочого місця працівника необхідно вказати в інформаційному листі, який надає роботодавець працівнику при працевлаштуванні.

Водночас, якщо підрозділ розташований в іншому населеному пункті, то в наказі про прийняття на роботу слід зазначити не тільки назву підрозділу, але місцезнаходження такого підрозділу.