Чи можна прийняти на роботу працівника за е-паспортом?

Кадрові питання

Під час прийняття на роботу працівник пред’явив е-паспорт як документ, що посвідчує особу. Чи можна в такому разі укладати з ним трудовий договір?

Так, можна. Пояснимо чому.

Будь-яка особа під час прийняття на роботу має надати паспорт або інший документ, що посвідчує особу. Це передбачено ч. 2 ст. 24 КЗпП. Детальніше про прийняття на роботу див. у статті «Оформлення працівників на роботу в мирний та воєнний час».

Паспорт громадянина України належить до документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України (пп. «а» п. 1 ч. 1 ст. 13 Закону від 20.11.2012 № 5492-VI «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус», далі – Закон № 5492).

Е-паспорт – це паспорт громадянина України у формі електронного відображення інформації, що міститься у паспорті громадянина України у формі картки, оформленому засобами Єдиного державного демографічного реєстру (далі – ЄДДР), разом з унікальним електронним ідентифікатором (QR-кодом, штрих-кодом, цифровим кодом), а також інформації про місце проживання (за наявності). Таке визначення надано в п. 12 ч. 1 ст. 3 Закону № 5492).

Е-паспорт формується засобами порталу «Дія» за зверненням особи, на ім’я якої оформлено паспорт громадянина України у формі картки або паспорт громадянина України для виїзду за кордон (абзац перший п. 3 Порядку формування та перевірки е-паспорта і е-паспорта для виїзду за кордон, їх електронних копій», затвердженого постановою КМУ від 18.08.2021 № 911, далі – Порядок № 911).

Нагадаємо, що паспорт громадянина України з безконтактним носієм типу ID-1 (ID-картка) виготовляється у формі пластикової картки. Зразок бланка такого паспорта, технічний опис бланка, а також Порядок оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсним та знищення паспорта громадянина України затверджено постановою КМУ від 25.03.2015 № 302.

Для формування та використання е-паспорта особа має встановити мобільний застосунок «Дія» на підключений до інтернету електронний пристрій, критерії якого підтримують використання такого застосунку, та пройти електронну ідентифікацію та автентифікацію (абзац третій п. 3 Порядку № 911). Водночас зробити це можуть лише ті особи, які мають паспорт громадянина України у вигляді ID-картки або біометричний закордонний паспорт, строк дії якого не закінчився.

Як передбачено ч. 1 ст. 14¹ Закону № 5492:

• особа може подавати е-паспорт замість і без додаткового пред’явлення паспорта громадянина України у формі ID-картки або паперового документа (тобто е-паспорт, сформований за допомогою порталу «Дія», має таку саму юридичну силу, як і пластикова ID-картка або паперовий паспорт);
• електронні копії е-паспорта можуть подаватися та застосовуватися в таких самих випадках, в яких законодавством передбачено подання та застосування копій паспорта громадянина України.

Разом з тим, роботодавець зобов’язаний забезпечити перевірку е-паспорта. Процедуру такої перевірки та механізм формування електронних копій е-паспорта визначає Порядок № 911.

Е-паспорт є дійсним лише за наявності унікального електронного ідентифікатора (QR-код, штрих-код, цифровий код) і не може використовуватися без нього (п. 4 Порядку № 911). Щоб перевірити документ, наданий особою, працівнику відділу кадрів слід скористатися спеціальним зчитувачем або ввести унікальний електронний ідентифікатор, який дає змогу отримати дані з ЄДДР через інформаційні ресурси єдиної інформаційної системи МВС на запит порталу «Дія».

Оскільки сформований е-паспорт може відображатися через мобільний застосунок «Дія», його можна зчитати телефоном, на якому встановлено цей застосунок, просканувавши QR-код іншого користувача порталу «Дія». Він діє протягом трьох хвилин з моменту формування.

Зчитувач (зазвичай це смартфон роботодавця (працівника відділу кадрів) автоматично перевіряє документ особи і за результатами перевірки на електронному пристрої, за допомогою якого вона проводилася, сформується інформаційне повідомлення. На підставі цього можна буде зробити висновок, чи належить цей документ особі, яка його надає. А отже, після його отримання, працівника можна прийняти на роботу.

Щоб належно оформити особову справу працівника, можна зробити знімок екрана (скріншот) у мобільному застосунку «Дія» і роздрукувати його як копію е-паспорта. Після засвідчення такої копії особою, якій належить е-паспорт, документ може бути вкладений до справи.