Можно ли принять на работу работника по э-паспорту?

Кадровые вопросы

При приеме на работу работник предъявил э-паспорт в качестве документа, удостоверяющего личность. Можно ли в таком случае заключать с ним трудовой договор?

Да, можно. Объясним почему.

Любой человек при приеме на работу должен предоставить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Это предусмотрено ч. 2 ст. 24 КЗоТ. Подробнее о приеме на работу см. в статье «Оформление работников на работу в мирное и военное время».

Паспорт гражданина Украины относится к документам, которые удостоверяют личность и подтверждают гражданство Украины (пп. «а» п. 1 ч. 1 ст. 13 Закона от 20.11.2012 № 5492 VI «О Едином государственном демографическом реестре и документах, которые подтверждают гражданство Украины, удостоверяют личность или ее специальный статус», далее – Закон № 5492).

Э-паспорт – это паспорт гражданина Украины в форме электронного отражения информации, которая содержится в паспорте гражданина Украины в форме карточки, оформленной средствами Единого государственного демографического реестра (далее – ЕГДР), вместе с уникальным электронным идентификатором (QR-кодом, штрих-кодом, цифровым кодом), а также информации о месте жительства (при наличии). Такое определение содержится в п. 12 ч. 1 ст. 3 Закона № 5492).

Э-паспорт формируется средствами портала «Дія» по обращению лица, на имя которого оформлен паспорт гражданина Украины в форме карточки или паспорт гражданина Украины для выезда за границу (абзац первый п. 3 Порядка формирования и проверки э-паспорта и э-паспорта для выезда за границу, их электронных копий, утвержденного постановлением КМУ от 18.08.2021 № 911, далее – Порядок № 911).

Напомним, что паспорт гражданина Украины с бесконтактным носителем типа ID–1 (ID- карточка) изготавливается в форме пластиковой карточки. Образец бланка такого паспорта, техническое описание бланка, а также Порядок оформления, выдачи, обмена, пересылки, изъятия, возвращения государству, признания недействительным и уничтожения паспорта гражданина Украины утверждены постановлением КМУ от 25.03.2015 № 302.

Для формирования и использования э-паспорта лицо должно установить мобильное приложение «Дія» на подключенное к Интернету электронное устройство, критерии которого поддерживают использование такого приложения, и пройти электронную идентификацию и аутентификацию (абзац третий п. 3 Порядка № 911). В то же время сделать это могут только те лица, которые имеют паспорт гражданина Украины в виде ID-карточки или биометрический загранпаспорт, срок действия которого не истек.

Как предусмотрено ч. 1 ст. 14¹ Закона № 5492:

• лицо может подавать э-паспорт вместо и без дополнительного предъявления паспорта гражданина Украины в форме ID-карточки или бумажного документа (т. е. э-паспорт, сформированный с помощью портала «Дія», имеет такую же юридическую силу, как и пластиковая ID-карточка или бумажный паспорт);
• электронные копии э-паспорта могут подаваться и применяться в таких же случаях, в которых законодательством предусмотрено предоставление и применение копий паспорта гражданина Украины.

Вместе с тем, работодатель обязан обеспечить проверку э-паспорта. Процедуру такой проверки и механизм формирования электронных копий э-паспорта определяет Порядок № 911.

Э-паспорт считается действительным только при наличии уникального электронного идентификатора (QR-код, штрих-код, цифровой код) и не может использоваться без него (п. 4 Порядка № 911). Чтобы проверить документ, предоставленный лицом, работнику отдела кадров следует воспользоваться специальным считывателем или ввести уникальный электронный идентификатор, позволяющий получить данные из ЕГДР через информационные ресурсы единой информационной системы МВД на запрос портала «Дія».

Поскольку сформированный э-паспорт может отображаться через мобильное приложение «Дія», его можно считать телефоном, на котором установлено это приложение, просканировав QR-код другого пользователя портала «Дія». Он действует в течение трех минут с момента формирования.

Считыватель (обычно это смартфон работодателя (работника отдела кадров) автоматически проверяет документ лица и по результатам проверки на электронном устройстве, с помощью которого она проводилась, сформируется информационное сообщение. На основании этого можно будет сделать вывод, принадлежит ли этот документ лицу, которое его предоставляет. А значит, после его получения, работника можно принять на работу.

Для того чтобы надлежащим образом оформить личное дело работника, можно сделать снимок экрана (скриншот) в мобильном приложении «Дія» и распечатать его как копию э-паспорта. После заверения такой копии лицом, которому принадлежит э-паспорт, документ может быть приложен к делу.