Завершення робочого року: що треба зробити кадровику

У грудні кадровик має безліч завдань, які потрібно виконати до кінця року: крім упорядкування справ поточного року, скласти графік відпусток, штатний розпис, робочі плани на наступний рік, план з військового обліку тощо. Що треба знати для виконання цих завдань, читайте у статті.

Складаємо графік відпусток

Черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджується роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. Відповідні норми містить ч. 10 ст. 10 Закону від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон № 504). Це вся інформація в законодавстві щодо графіка відпусток, проте цей документ є важливим.

Графік відпусток зазвичай складається у грудні, а затверджується в перших числах січня. Строк затвердження графіка установлюється правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства, установи, організації (далі – підприємства). До графіка включаються обов’язково щорічні (основна та додаткова) відпустки, але якщо на підприємстві прийнято вносити до нього ще й інші оплачувані відпустки (наприклад, «чорнобильську»), це не буде порушенням.

Форму графіка законодавчо не встановлено, тому на кожному підприємстві використовується своя довільна форма (зразок графіка відпусток дивіться тут). Для зручності обліку відпусток до графіка можна додати такі графи:

• фактичні дати відпустки (якщо вони відомі на момент складання графіка);
• підстава надання (дата і номер наказу, ця графа буде заповнюватися, коли вже надаватимуться відпустки);
• за який робочий рік надається відпустка.

Законодавством передбачено доведення графіка до відома працівників. Але не обов’язково робити це під підпис. На підприємствах з великою кількістю працівників графік зазвичай вивішується на видному місці або розміщується на корпоративному порталі. Можна також розіслати графік або витяги (наприклад, по відділах) з нього на електронні адреси працівників.

Детальніше про оформлення та складання графіка відпусток див. у статті «Графік відпусток: складаємо правильно».

Нагадаємо, що одночасно зі складанням графіка відпусток рекомендовано зробити аудит невикористаних відпусток (детальніше про аудит відпусток див. у статті «Проводимо аудит відпусток»). Строки та обов’язки щодо проведення аудиту відпусток законодавством не встановлено. Для цього службі персоналу слід підсумувати кількість невикористаних днів відпусток у розрізі видів (основна та додаткові) окремо за кожним працівником станом на 31 грудня.

Штатний розпис

Штатний розпис – це документ, що встановлює для підприємства структуру, перелік посад із зазначенням їх кількості та розмірів посадових окладів, належить до внутрішніх (локальних) організаційно-правових документів підприємства та є документом постійного строку зберігання.

І хоча після скасування Господарського кодексу України, із серпня 2025 року штатний розпис для комерційних підприємств вважається не обов’язковим, проте його складання є доцільним з метою належного обліку персоналу. 

Штатний розпис також розробляється відділом кадрів, але разом з бухгалтерією. Цей документ зазвичай розробляють у грудні, а затверджують на початку року наказом керівника підприємства.

Як правило, перший примірник затвердженого штатного розпису залишається в адміністрації, копії надають відділу кадрів, а також бухгалтерії для нарахування заробітної плати. Керівникам структурних підрозділів надаються витяги зі штатного розпису.

Закриття року в кадровому діловодстві

Кінець календарного року збігається із завершенням діловодного року, тобто періоду, протягом якого на підприємстві створюються, реєструються та обліковуються документи. Відповідно, з наступного року почнеться нова реєстрація та облік документів, тому потрібно завершити поточний діловодний рік, закрити номенклатуру справ, унести підсумкові записи до журналів тощо.

Підсумковий запис у журналах реєстрації

На кінець року в журналі реєстрації внутрішніх документів (зокрема, у журналі реєстрації кадрових наказів) робиться підсумковий запис: зазначається, скільки документів зареєстровано в поточному році, вказуються перший і останній номер та дати документів. Слід також зазначити помилки, допущені під час реєстрації (якщо номер документа пропущено або його зміст не відповідає заголовку, внесеному до журналу реєстрації тощо). Крім того, слід зробити запис про закінчення ведення журналу на титульній сторінці (див. зразок 1).

Зразок 1. Журнал реєстрації наказів

Після закриття журналів за попередній рік заводяться нові реєстраційні форми для застосування їх у наступному році.

Нагадаємо, що журнали реєстрації нумеруються, прошиваються та скріплюються печаткою (за наявності).

Номенклатура справ кадрової служби

У кінці року номенклатури справ юридичної особи закриваються підсумковими записами (див. зразок 2) про фактичну наявність заведених за рік справ (п. 20 гл. І розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5). Див. зразок номенклатури справ.

Детальніше про номенклатуру справ відділу кадрів читайте у статті «Номенклатура справ структурного підрозділу: як оформити». Про зведену номенклатуру справ підприємства читайте у статті «Оформлення номенклатури справ юридичної особи».

Особи, відповідальні за організацію діловодства у структурних підрозділах, підписують підсумкові записи номенклатури справ своїх підрозділів та передають їх до cлужби діловодства (у разі її відсутності – до відділу кадрів) юридичної особи. Керівник відділу діловодства зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівника архівного підрозділу (або особу, відповідальну за архів юридичної особи) про фактичну наявність справ, заведених за рік. Форму повідомлення не встановлено, тому її оформляють довільно.

Зразок 2. Підсумковий запис номенклатури справ

Підкреслимо, що документи, закінчені в кадровому діловодстві, групуються у справи та передаються в архів підприємства. Для цього всі документи кадрової служби переглядаються, з них відбираються ті, що переходять у наступний рік, – вони в архів не здаються. Також відокремлюються документи, що підлягають знищенню.

Складаємо план роботи на наступний рік

Складення плану роботи не передбачено законодавством, проте його формування буде корисним для відділу кадрів, щоб не пропустити строки подання звітності – як зовнішньої, так і внутрішньої.

У плані роботи (див. зразок 3) можна передбачити строки:

• подання звітності, у т. ч. внутрішньої (за різними видами звітів);
• стосовно обліку використання робочого часу працівниками;
• відстеження чисельності осіб з інвалідністю для виконання нормативу їх працевлаштування;
• закінчення дії строкових трудових договорів (контрактів);
• тощо.

Це може бути як річний план, так і план на півріччя – залежно від того, що зазначено в номенклатурі справ відділу. У ньому можна передбачити подання звітності (за видами звітів), розроблення проєктів положень, інструкцій, наказів, розпоряджень, проведення перевірок, внутрішнього аудиту тощо.

Для складання плану скористайтеся Календарем кадровика.

Зразок 3. План роботи відділу кадрів 

Проведення внутрішнього кадрового аудиту

Вимогу щодо проведення внутрішнього кадрового аудиту законодавством не передбачено, проте його бажано проводити на кінець року, щоб перевірити:

• наявність документів, які підтверджують право на пільги (свідоцтва про народження, посвідчення учасника бойових дій, посвідчення «чорнобильців» тощо);
• копій наказів про прийняття, переведення, звільнення в особових справах працівників;
• строки дії довідок МСЕК тощо.

Про нові правила встановлення інвалідності читайте у статті «Підтвердження інвалідності: нові правила, про які треба знати роботодавцям».

Нагадаємо, що в період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці (ч. 1 ст. 7 Закону від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).

Заходи щодо військового обліку

З метою ведення персонального обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів на юридичні особи незалежно від форми власності покладається обов’язкове виконання низки заходів, що стосується військового обліку. Перелік таких заходів доволі великий. Далі ми розглянемо лише ту роботу щодо військового обліку, яку треба зробити в кінці року. А саме:

• до кінця грудня (точної дати немає, але має бути затверджений на початку року) необхідно скласти план роботи з військового обліку військовозобов’язаних на 2026 рік (див. зразок Плану). Відповідну вимогу прописано для організації планування юридичних осіб у п. 4 додатка 31 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487);
• до кінця грудня потрібно скласти внутрішній графік звірянь списків персонального військового обліку військовозобов’язаних, який затверджується наказом керівника. Відповідне звірння передбачене п. 45 Порядку № 1487. Вимог щодо форми такого графіка у Порядку № 1487 немає, тому складається він у довільній формі. Детальніше про порядок звіряння читайте у статті «Внутрішні й зовнішні звіряння щодо військового обліку».
  Зверніть увагу, що цією нормою визначено також, що юридичні особи у п’ятиденний строк із дня проведення звіряння вносять до списків персонального військового обліку зміни облікових даних, виявлені під час звіряння, та надсилають щомісяця до 5-го числа до ТЦК та СП повідомлення про зміну облікових даних (у разі наявності).
• до 25 січня (станом на 1 січня) складаються списки персонального військового обліку (згідно з додатком 5 до Порядку № 1487). Списки та Відомість оперативного обліку (додаток 12 до Порядку № 1487), яка ведеться разом зі списками, підписуються керівником підприємства, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку (п. 40 Порядку № 1487), але до ТЦК не подаються.

Наголосимо, що з липня 2025 року форму Списків персонального військового обліку суттєво змінено. Про те, як її заповнювати, читайте у статті «Заповнюємо нову форму списків персонального військового обліку».

Як бачимо, грудень – надзвичайно важливий місяць у роботі відділу кадрів, адже треба закрити діловодний рік та спланувати наступний. Тому рекомендуємо не залишати всі справи на останні дні, а почати вже зараз.