Оформлення номенклатури справ юридичної особи

У статті розглянемо, що таке номенклатура справ, чи кожна юридична особа має її складати, які підстави для розроблення та оформлення номенклатури справ, як зробити підсумковий запис та створити номенклатуру справ в електронній формі. Також наведемо зразок форми номенклатури та її підсумкового запису.

Що таке номенклатура справ

Згідно з визначенням, наведеним у ст. 1 Закону від 24.12.1993 № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі – Закон № 3814), номенклатура справ – це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік заголовків справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Як передбачено ст. 32 Закону № 3814, усі юрособи зобов’язані:

• забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, до проведення експертизи цінності документів у порядку, установленому цим Законом;
• погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради чи райдержадміністрації залежно від місця реєстрації цієї особи протягом року з дня реєстрації юрособи в установленому законодавством порядку.

Наголосимо, що центральні державні архіви, місцеві державні архівні установи, архівні відділи міськрад у межах своїх повноважень мають право, зокрема, перевіряти роботу архівних підрозділів і служб діловодства підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності для здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи. І роблять це вони шляхом проведення планових і позапланових перевірок (ст. 42 Закону № 3814).

Законодавчі підстави для складання номенклатури справ

Вимоги до розроблення та оформлення номенклатури справ установлено гл. 1 розд. ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Особливості складання номенклатури справ в електронній формі за умов запровадження юрособою системи електронного документообігу визначено Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі – Порядок № 1886/5).

Під час оформлення номенклатури справ для визначення строків зберігання документів юрособи слід користуватися Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).

Також для правильного оформлення номенклатури справ необхідно застосовувати Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затверджену постановою КМУ від 17.01.2018 № 55.

Порядок оформлення номенклатури справ

Юрособа складає та веде номенклатури справ структурних підрозділів і зведену номенклатуру справ. Спочатку розробляються номенклатури справ структурних підрозділів, а вже на їх підставі – зведена (п. 8 гл. І розд. IV Правил № 1000/5).

Номенклатура справ структурного підрозділу складається особою, відповідальною за діловодство в підрозділі, не пізніше 15 листопада поточного року (детальніше про це читайте в статті «Номенклатура справ структурного підрозділу: як оформити»).

Як заповнити графи номенклатури справ установи?

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу містить індекс структурного підрозділу юрособи (за штатним розписом) та порядковий номер справи в межах підрозділу. Наприклад, 05-10, де 05 – індекс самостійного відділу, 10 – порядковий номер справи, або 04.1-08, де 04.1 – індекс відділу в складі управління, 08 – порядковий номер справи.

У графі 2 наводяться заголовки справ (томів, частин), які повинні чітко, у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи.

У графі 4 вказуються строки зберігання справ, номери статей за типовими, відомчими (галузевими) переліками документів із зазначенням строків їх зберігання (далі – переліки документів), типовими і примірними номенклатурами справ. Допускається посилання на низку статей переліку документів (у т. ч. різних переліків, якщо застосовуються типовий і галузевий). При цьому строк зберігання зазначається відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.

Для справ, сформованих із тиражованих копій документів, установлюється строк зберігання «Доки не мине потреба» незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у т. ч. і для документів постійного строку зберігання) без посилання на статтю відповідного переліку документів.

Строк зберігання справи «Для службового користування» не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка «ЕК» (експертна комісія).

У графі 5 «Примітка» робляться позначки:

• про перехідні справи;
• форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана);
• посадових осіб, відповідальних за формування справ;
• передання справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Для документів, не передбачених Переліком № 578/5, строки зберігання встановлюють на підставі їх вивчення експертною комісією юрособи.

Зведену номенклатуру справ юрособи наприкінці кожного року (щорічно) переглядають й уточнюють. Затверджена керівником юрособи номенклатура вводиться в дію з 1 січня нового року.

З ким та як часто погоджується номенклатура справ юрособи?

Номенклатура справ юрособи підлягає погодженню з відповідним держархівом або схваленню органом вищого рівня один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи юрособи, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів (п. 15 гл. І розд. IV Правил № 1000/5).

У скількох примірниках складається зведена номенклатура?

Зведена номенклатура справ юрособи складається у чотирьох примірниках:

• перший примірник зберігається у службі діловодства;
• другий – використовується службою діловодства як робочий;
• третій – передається до архіву установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;
• четвертий – надсилається до державної архівної установи, архівного відділу міської ради або органу вищого рівня.

До відома: установи, у процесі діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, складають номенклатуру справ у трьох примірниках, якщо вони не мають органу вищого рівня.

Зведена номенклатура справ установи складається за уніфікованою формою, наведеною в додатку 10 до Правил № 1000/5 (див. зразок).

Наголосимо, що з 16.04.2025 набрав чинності наказ Мін’юсту від 14.02.2025 № 748/5 «Про затвердження Змін до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів», яким оновлено Перелік № 578/5.

Згідно змін Перелік № 578/5 доповнено новими позиціями стосовно документів з військового обліку. Відповідно, їх потрібно додати до номенклатури справ.

Підсумковий запис номенклатури справ

Згідно з п. 20 гл. І розд. IV Правил № 1000/5 наприкінці року номенклатури справ структурного підрозділу та номенклатури юридичної особи закриваються підсумковими записами про фактичну наявність заведених за рік справ (див. зразок).

Підсумкові записи номенклатури справ структурних підрозділів підписують особи, відповідальні за організацію діловодства у своїх підрозділах, і передають їх до cлужби діловодства (у разі її відсутності – до відділу кадрів) юрособи.

Керівник відділу зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис і повідомляє керівника архівного підрозділу (або особу, відповідальну за архів юрособи) про фактичну наявність справ, заведених за рік. Форму повідомлення не визначено, тому її оформляють довільно.

Зразок заповнення підсумкових записів

Номенклатура справ електронного документообігу

На сьогодні більшість юросіб здійснює документування в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки та кваліфікованої електронної позначки часу. Номенклатура справ у разі запровадження системи електронного документообігу складається згідно з гл. 5 розд. IV Правил № 1886/5.

До зведеної номенклатури справ установи включаються справи, що формуються лише з оригіналів електронних документів. Для цього в графі «Примітка» номенклатури справ установи проставляється відмітка «ЕД».

Графи таблиці заповнюються так само, як і в паперовій формі, за винятком того, що в графі 5 робляться позначки додатково про справи, що ведуться в паперовій формі.

Зведена номенклатура справ, підготовлена в електронній формі, друкується відповідними засобами ІАС установи для її схвалення експертною комісією установи, погодження експертно-перевірною комісією держархіву чи схвалення експертною комісією органу вищого рівня (за наявності) та затвердження керівником установи.

Щороку (не пізніше грудня) служба діловодства проводить уточнення (зміни) зведеної номенклатури справ установи в електронній формі за допомогою автоматизованих засобів, що функціонують в установі, на підставі підготовлених до того часу електронних номенклатур справ структурних підрозділів (п. 5 гл. 5 розд. IV Правил № 1886/5).

Висновки

Номенклатура справ є обов’язковим документом для кожної юридичної особи незалежно від форми власності. Зведена номенклатура справ юрособи складається на основі номенклатури структурних підрозділів. Наприкінці діловодного року до зведеної номенклатури справ необхідно внести підсумковий запис.