Чи потрібна віза директора на заявах працівників?

Практична ситуація

Чи обов’язково проставляти візу директора на заявах працівників?

Візи проставляються на управлінських документах (п. 4 гл. 6 розд. II «Документування управлінської інформації» Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, далі – Правила № 1000/5).

Внутрішнє погодження управлінських документів здійснюють шляхом проставляння візи, яка оформляється відповідно до ДСТУ 4163:2020 і складається з: особистого підпису, власного імені та прізвища посадової особи, яка візує документ, дати візування. У разі потреби може бути зазначена посада особи, яка візує документ (п. 3 гл. 6 розд. II. Правил № 1000/5).

Згідно з п. 2 гл. 1 «Загальні вимоги до створення управлінських документів»розд. ІІ Правил № 1000/5 перелік класів управлінських документів визначається Національним класифікатором НК 010:2021, затвердженим наказом Мінекономіки від 12.03.2021 № 526.

Відповідно до Національного класифікаторі НК 010:2021 заяви працівників належать до організаційно-розпорядчої документації та утворюються з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020 та Правил № 1000/5. Тобто заяви не належать до управлінських документів. Тож на них не проставляють візи.

Згідно з п. 1 гл. 4 розд. ІІІ «Організація документообігу та виконання документів Правил № 1000/5» зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва установи в день їх надходження або наступного робочого дня в разі надходження документів у неробочий час.

Документи, розглянуті керівництвом установи, повертаються з резолюцією щодо їх виконання в службу діловодства чи інший структурний підрозділ, що здійснює передання документів на виконання (п. 3 гл. 4 розд. ІІІ Правил № 1000/5).

Тобто на заяві може проставлятися резолюція у вигляді стислого змісту ухваленого рішення щодо прохання, про яке власне йдеться в заяві. Наприклад: «Іщенко Ірині підготувати проєкт наказу про надання щорічної основної відпустки Ігорю Іваненку до (дата)». І під цим текстом керівник, який ухвалив таке рішення, ставить свій підпис, а також зазначає дату ухвалення рішення.

Отже, на заявах працівників керівник проставляє не візу, а резолюцію.