Нужна ли виза директора на заявлениях работников?

Практическая ситуация

Обязательно ли проставлять визу директора на заявлениях работников?

Визы проставляются на управленческих документах (п. 4 гл. 6 разд. II «Документирование управленческой информации» Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5, далее – Правила № 1000/5).

Внутреннее согласование управленческих документов осуществляют путем проставления визы, которая оформляется в соответствии с ДСТУ 4163:2020 и включает: личную подпись, собственное имя и фамилию должностного лица, визирующего документ, дату визирования. В случае необходимости может быть указана должность лица, визирующего документ (п. 3 гл. 6 разд. II. Правил № 1000/5).

Согласно п. 2 гл. 1 «Общие требования к созданию управленческих документов» разд. I Правил № 1000/5 перечень классов управленческих документов определяется Национальным классификатором НК 010:2021, утвержденным приказом Минэкономики от 12.03.2021 № 526.

В соответствии с Национальным классификатором НК 010:2021 заявления работников относятся к организационно-распорядительной документации и создаются с учетом требований ДСТУ 4163:2020 и Правил № 1000/5. То есть заявления не относятся к управленческим документам. Поэтому на них не проставляют визу.

Согласно п. 1 гл. 4 разд. ІІІ «Организация документооборота и исполнения документов Правил № 1000/5» зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководства учреждения в день их поступления или на следующий рабочий день в случае поступления документов в нерабочее время.

Документы, рассмотренные руководством учреждения, возвращаются с резолюцией об их исполнении в службу делопроизводства или другое структурное подразделение, осуществляющее передачу документов на исполнение (п. 3 гл. 4 разд. ІІІ Правил № 1000/5).

То есть на заявлении может проставляться резолюция в виде сжатого содержания принятого решения в отношении просьбы, о которой собственно идет речь в заявлении. Например: «Іщенко Ірині підготувати проєкт наказу про надання щорічної основної відпустки Ігорю Іваненку до (дата)». И под этим текстом руководитель, принявший такое решение, ставит свою подпись, а также указывает дату принятия решения.

Таким образом, на заявлениях работников руководитель проставляет не визу, а резолюцию.