Що означають статуси звернення на порталі ПФУ під час подання копій трудових книжок?

Відповіді на запитання

Роботодавець подав скан-копії трудових книжок на вебпортал ПФУ ще декілька місяців тому. Проте деякі з цих документів не прийняті, в деяких із них різні статуси: «в роботі», «в опрацюванні», «на контролі ЕТК», «скасоване виконання», «відхилено». Що означають ці статуси, в яких випадках треба подавати відомості повторно та які строки для опрацювання документів ПФУ?

Як відомо із практики, на сьогодні в ПФУ опрацьовуються звернення (скан-копії трудових книжок), подані ще в кінці минулого року роботодавцями або ж працівниками самостійно.

У розділі «Звернення» кабінету страхувальника на порталі ПФУ відображаються звернення роботодавця щодо кожного працівника з відображенням статусу обробки.

І дійсно, ці звернення мають різні статуси. Розглянемо, що вони означають.

Статус «Виконано» свідчить про те, що скан-копії трудових книжок опрацьовані та дані про трудову діяльність працівника актуалізовано.

Хоча цей статус і свідчить про успішне опрацювання документів, його все одно варто перевірити на предмет наявності чи відсутності зауважень від фахівців ПФУ, для чого слід зайти в реквізит «Повідомлення». Якщо зауваження стосується незарахування до стажу певних періодів, потрібно визначити, якого періоду не вистачає, та подати підтверджувальні документи. Наприклад, у трудову книжку були внесені не всі періоди, які зараховуються до стажу, зокрема військова служба чи навчання тощо. Яка може бути причина цього, ми роз’яснювали в консультації «Чому не зараховується до стажу період навчання в університеті?».

Якщо зауваження стосуються періодів роботи в іншого роботодавця, потрібно повідомити про це працівника, щоб він подбав про надання документів до ПФУ, що підтверджують зарахування цих періодів роботи до стажу (довідки, витяги з наказів тощо). Наприклад, для підтвердження стажу за вислугу років чи пільгового стажу за роботу в шкідливих умовах праці тощо.

Також може бути технічна помилка (наприклад, відсутність печатки, дати тощо). Тоді працівнику слід звернутися за місцем роботи, де було внесено некоректний запис, для виправлення помилки.

Якщо зауваження стосується записів, зроблених теперішнім роботодавцем, відповідні виправлення має здійснити він (згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58).

У цих випадках повторно передається сканована копія трудової книжки, але тільки титульної сторінки та сторінки зі змінами.

Статуси звернення «Відхилено/Скасовано виконання» означають, що ці звернення містять певні помилки або недостатньо даних, або не опрацьовані та потребують повторного подання. Причина відхилення зазначається в кабінеті в реквізиті «Повідомлення».

Зазначимо, що абзацом восьмим п. 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1, визначено, коли відомості подаються ще раз.

Повторно подаються відомості про трудову діяльність для виправлення записів у разі виявлення неправильного чи неточного запису про періоди роботи за періоди страхового стажу після 1 липня 2000 р. або створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника чи застрахованої особи на вебпорталі ПФУ. У разі повторного подання відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами.

Інші статуси «В роботі», «В опрацюванні» або «На контролі ЕТК» означають, що звернення вже прийнято та перебуває на опрацюванні фахівцями ПФУ. У такій ситуації повторно подавати звернення не потрібно, а слід зачекати, оскільки затримка часто пов’язана з великим навантаженням.

Чи встановлено строки опрацювання документів, поданих до ПФУ?

Згідно з п. 2 постанови Правління ПФУ від 01.06.2022 № 8-3 «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок», у першу чергу ПФУ розглядає звернення щодо:

• осіб, яким до пенсії за віком залишилося два роки чи менше;
• підтвердження трудової діяльності за періоди до 1 липня 2000 року.

В інших випадках строків для опрацювання законодавством не встановлено.

Отже, статус:

• «Виконано» свідчить, що звернення опрацьоване та дані про трудову діяльність працівника актуалізовано;
• «В роботі», «В опрацюванні» або «На контролі ЕТК»  – звернення вже прийняте та перебуває на опрацюванні;
• «Відхилено/Скасовано виконання» означає, що звернення містить помилки або в ньому недостатньо даних і потребується повторне подання.