Як покласти обов’язки касира на одного із працівників підприємця?

Ситуація. Підприємець займається роздрібною торгівлею із застосуванням ПРРО. Обов’язки касира він хоче покласти на одного зі своїх найманих працівників, який обіймає посаду адміністратора.

Запитання. Чи можна це зробити в принципі і якщо так, то як правильно оформити?

Коротка відповідь. Так, обов’язки касира можна покласти на найманого працівника, який обіймає іншу посаду. Документальне оформлення складатиметься з кількох етапів (див. нижче).

Етап 1. Вибираємо спосіб оформлення відносин із працівником

У ситуації йдеться про трудові відносини, які регламентуються КЗпП. Подивимося, які варіанти пропонує нам трудове законодавство.

Варіант 1 . Внутрішнє сумісництво

Сумісництвом уважається виконання працівником крім основної іншої оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час на тому самому або іншому підприємстві, в установі, організації або у роботодавця-фізособи (ст. 102¹ КЗпП).

Таким чином, якщо підприємець вибере цей варіант, то у нього із працівником будуть два трудові договори – один за основним місцем роботи (адміністратор) і другий – за сумісництвом (касир).

Однак слід пам’ятати, що виконувати роботу за сумісництвом працівник повинен у вільний від основної роботи час. Наприклад, 8 годин на добу він виконує функції адміністратора, а 2 години працює касиром. Цей момент слід зафіксувати в наказі про прийняття на роботу за сумісництвом.

Як оплачується сумісництво?

Суміснику платять за фактично виконану роботу (ч. 2 ст. ст. 102¹ КЗпП). У нашому випадку якщо оплата погодинна, то оплата сумісникові здійснюється за фактично відпрацьований час, що фіксується в табелі обліку робочого дня.

Варіант 2. Суміщення

При суміщенні працівник поряд зі своєю основною роботою, зумовленою трудовим договором, виконує додаткову роботу за іншою професією (спеціальністю) без увільнення від своєї основної роботи (ст. 105 КЗпП).

Як оплачується суміщення?

Працівникові здійснюється доплата за суміщення професій (посад).

Як визначити розмір доплати?

Розмір доплати визначається відповідно до умов, закріплених у колдоговорі, а якщо колдоговору в роботодавця немає – тоді відповідно до положення про оплату праці, затвердженого роботодавцем.

Рішення про конкретний розмір доплати приймає роботодавець залежно від складності, характеру, обсягу виконуваних робіт, затрат основного робочого часу (див. із цього приводу роз’яснення Держпраці).

Який варіант варто вибрати у нашій ситуації?

На наш погляд, прийнятнішим є варіант 2. На практиці адміністратор зазвичай виконує функції касира одночасно з основною роботою.

Тому якщо у підприємця у штатному розписі немає посади касира, то спочатку потрібно ввести цю посаду (професію) до штатного розпису, а потім уже оформляти кадрові документи на сумісництво або суміщення.

Етап 2. Отримуємо згоду працівника на виконання функцій касира

У цьому разі роботодавець хоче покласти працівника обов’язки, не передбачені трудовим договором із цим працівником. А згідно з КЗпП, роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (ст. 31), проте має право змінити працівникові суттеві умови праці (ст. 32).

Насправді, щоб уникнути розбіжностей із працівником у майбутньому, краще заручитися його згодою на зміну умов праці – отримати від нього заяву. А якщо роботодавець вибрав сумісництво, тоді таку заяву просто необхідно мати, оскільки із працівником укладатиметься окремий трудовий договір на підставі його заяви.

Яку інформацію необхідно відобразити у такій заяві?

Зміст такої заяви залежить від обраного варіанта оформлення відносин, а саме:

• якщо це буде сумісництво, то працівник повинен написати заяву про прийняття його на роботу за сумісництвом касиром (з неповним робочим часом);
• якщо йдеться про суміщення професій (посад), тоді заява працівника, написана на ім’я підприємця, може мати таке формулювання: «Прошу доручити мені виконання додаткової роботи касиром за суміщенням із доплатою у розмірі 30 % посадового окладу з 10.11.2023».

Етап 3. Видаємо кадровий наказ

Формулювання в наказі залежить від обраного варіанта оформлення відносин.

Для сумісництва слід оформити звичайний наказ про приймання на роботу за сумісництвом касиром з неповним робочим часом. Обов’язково зазначте в наказі конкретний режим робочого дня касира. Не забудьте, що це має бути час, вільний від роботи адміністратором (див. вище визначення сумісництва).

Для суміщення зміст наказу може бути таким (див. зразок):

Зразок

Не забудьте ознайомити працівника з кадровим наказом під підпис!

Тому, крім видання кадрового наказу, підприємцеві необхідно:

• при оформленні сумісництва – підписати із працівником, як ми вже говорили, ще один трудовий договір для роботи касиром;
• при оформленні суміщення – внести відповідні зміни або доповнення до чинного трудового договору із працівником.

Етап 4. Ознайомлюємо працівника з посадовою інструкцією

Перш ніж працівник розпочне виконання обов’язків касира, роботодавець зобов’язаний ознайомити його з необхідними для роботи документами та виконати низку інших дій, як це передбачено ст. 29 КЗпП.

Зокрема, потрібно проінформувати працівника про його права та обов’язки та умови праці. Для цих цілей підприємцеві-роботодавцю слід розробити посадову інструкцію касира й ознайомити з нею працівника під підпис (це потрібно зробити і в разі сумісництва, і в разі суміщення).

На які вимоги потрібно орієнтуватися роботодавцеві під час розробки посадової інструкції касира?

Робота касира – досить специфічна, при її виконанні працівник повинен дотримуватися вимог низки нормативних актів. Тому при розробці посадової інструкції зверніть увагу на вимоги, зокрема:

• Положення про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148 (далі – Положення № 148);
• Порядку реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затвердженого наказом Мінфіну від 23.06.2020 № 317 (далі – Порядок № 317).

Етап 5. Укладаємо з касиром договір про повну матеріальну відповідальність

З особою, яка виконує обов’язки касира, має бути укладений договір про повну матеріальну відповідальність виходячи з вимог п. 44 розд. IV Положення № 148.

Укладання таких договорів регламентується ст. 135¹ КЗпП. Зокрема, письмовий договір про повну матеріальну відповідальність має укладатися із працівниками, що досягли 18-річного віку, які обіймають посади або виконують роботу, безпосередньо пов’язану зі зберіганням, обробкою, продажем (відпусканням), перевезенням або використанням у процесі виробництва переданих їм цінностей.

Перелік таких посад і робіт і типовий договір має затверджувати КМУ.

Касири присутні у Переліку № 477/24. Отже, у нашому випадку роботодавець-підприємець має право укласти із працівником договір про повну матеріальну відповідальність саме щодо виконання функцій касира (див. лист Мінсоцполітики від 29.04.2013 № 61/06/186-13).

Етап 6. Оформляємо КЕП для касира

Для роботи з ПРРО касиру знадобиться кваліфікований електронний підпис (далі – КЕП) (п. 2 розд. IV Порядку № 317).

За оформленням КЕП слід звернутися до кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, діючи згідно із Законом від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги».

Етап 7. Повідомляємо податковий орган про КЕП касира

Підприємцеві необхідно подати до податкового органу Повідомлення про надання інформації про кваліфікований сертифікат відкритого ключа за формою № 5-ПРРО (додаток 5 до Порядку № 317) (п. 7 розд. II Порядку № 317). Зробити це можна через електронний кабінет (електронний ідентифікатор форми F 1391802)